Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców…
Jak uwierzytelnić się w KSeF w Formsoft SKP®?
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2026-02-02
Generowanie certyfikatu w KSeF w Formsoft SKP® to jeden z kluczowych kroków umożliwiających bezpieczną i prawidłową obsługę faktur ustrukturyzowanych. Proces ten pozwala na jednoznaczną identyfikację użytkownika oraz zapewnia zgodność z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur. Właściwe wygenerowanie i przypisanie certyfikatu stanowi podstawę sprawnej komunikacji z KSeF oraz gwarantuje ciągłość pracy w codziennych procesach księgowych i sprzedażowych. Sprawdź, jak uwierzytelnić się w KSeF w programie Formsoft SKP®.
Generowanie certyfikatu w KSeF w Formsoft SKP®
- Otwórz stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ i zaloguj się do Aplikacji podatnika za pomocą: pieczęci kwalifikowanej (spółki), podpisu kwalifikowanego, e-Dowodu lub profilu zaufanego (osoby fizyczne).
- Z menu po lewej stronie wybierz Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
- Wprowadź nazwę certyfikatu (np. „Certyfikat uwierzytelnienia”, „Offline KSeF”).
- Ustal hasło do klucza prywatnego i wpisz je dwukrotnie.
- Kliknij Generuj – system utworzy klucz prywatny i przejdzie dalej.
6. Wybierz przeznaczenie certyfikatu:
- Uwierzytelnienie w systemie KSeF – do logowania i pracy online w KSeF,
- Podpis linku do weryfikacji wystawcy – do podpisywania faktur offline w trybach awaryjnych
7. Określ datę rozpoczęcia ważności certyfikatu (domyślnie bieżący dzień).
8. Kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
9. Po zakończeniu procesu Odśwież widok. Proces wydania certyfikatu może porwać chwilę.
Należy wygenerować osobno certyfikat typu 1 (Uwierzytelnienie w systemie KSeF), a następnie typu 2 do obsługi tryby Offline (Podpis linku do weryfikacji wystawcy), jeżeli chcemy wystawiać faktury w tym trybie.
10. Pobierz wygenerowane pliki certyfikatu publicznego (.crt) i klucza (key)
Wgrywanie certyfikatów do programu Formsoft SKP®
Certyfikat może być zapisany:
- w konkretnej firmie (Moduł KSeF → Parametry) – dla JDG, osób samodzielnie korzystających z programu lub w przypadku biur rachunkowych posługujących się certyfikatami pracowników upoważnionymi do prac tylko w konkretnych firmach :
- w Systemie (Masowe parametry KSeF) – opcja tylko dla programów w wersji dla biur rachunkowych:
Biuro rachunkowe wgrywa swój certyfikat, a o tym, czy i w jakim zakresie będzie ono pracowało względem KSeF w danej firmie decydować będą uprawienia mu nadane przez tą firmę.
Następnie należy zaznaczyć firmy, do których ma być stosowany certyfikat biura i wprowadzić certyfikat wg. kroków opisanych poniżej adekwatnie jak w przypadku indywidualnych Parametrów KSeF danej firmy.
Jak wgrać certyfikaty do Formsoft SKP®?
Gdy masz wygenerowane certyfikaty zapisz je do folderu o nazwie Certyfikat, który znajduje się w miejscu zainstalowania twojego programu. Możesz do niego przejść z okna Parametrów KSeF (zakładka KSeF – na dolnym pasu narzędziowym z prawej strony:
lub w przypadku wersji dla biur przy zamkniętej firmie wejdź w System – Masowe certyfikaty KSeF.
Wybierz przycisk Otwórz katalog „Certyfikaty” :
i skopiuj do niego pobrane pliki.
Następnie poprzez przycisk Przeglądaj wskaż Certyfikat uwierzytelnienia :
- w polu Certyfikaty – wskaż plik Certyfikatu typu 1 z rozszerzeniem .crt
- w polu Klucz – plik z rozszerzeniem .key właściwy dla certyfikatu typu 1
To samo zrób dla Certyfikatu typu 2, który będzie potrzebny do obsługi trybów Offline. Nie jest to krok wymagany do pracy z KSeF, jeżeli nie zamierzasz wystawiać faktur w trybie Offline. Jeżeli jednak zajdzie taka potrzeba, certyfikat ten będzie należy zapisać do pola Certyfikat Offline.
Aby potwierdzić uprawienia do posiadanych certyfikatów należy wprowadzić hasło nadane każdemu z nich przy ich generowaniu.
Następnie wybieramy Sprawdź certyfikat. Jest to czynność niezbędna, aby system KSeF mógł zweryfikować poprawność Twoich uprawień do pracy w KSeF. Jeżeli uprawienia zostaną potwierdzone pojawi się zielony napis Uwierzytelnienie w KSeF na podstawie certyfikatu.
Wprowadzone hasło możesz zapamiętać zaznaczając „Zapamiętaj hasło”, w przeciwnym razie przy pierwszej czynności związanej z KSeF (wystawieniu lub odebraniu faktur z KSeF ) będziesz uwierzytelnić się hasłem, pojawi się wówczas okno do wpisania hasła:
Hasło zostanie zapamiętane tylko na czas trwania sesji (pracy w tej firmie), po zamknięciu firmy i ponownym jej uruchomieniu ponownie trzeba będzie wpisać hasło, by móc wykonywać czynności związane z KSeF (wystawiać lub odbierać faktury).
Uwierzytelnianie w KSeF w Formsoft SKP® - podsumowanie
Aktywacja certyfikatu w module Masowe Certyfikaty KSeF odbywa się adekwatnie do opisanych wyżej kroków:
Ustawienia certyfikatu dla zaznaczonych firm zostaną przepisane do Parametrów KSeF dane Firmy. Jeżeli wśród zaznaczonych firm, będą firmy nie posiadające uprawień w kontekście NIP-u Twojego biura, autoryzacja z KSeF w momencie wyboru Sprawdź certyfikat nie powiedzie się, pojawi się wówczas komunikat z listą firm, w których nastąpiła taka niezgodność.
W momencie, gdy Twój klient nada Ci uprawienia do pracy w KSeF, należy wejść do danej firmy – do Parametrów KSeF i ponownie wykonać sprawdzanie certyfikatu (przycisk Sprawdź certyfikat, który będzie tu już zapisany.
Pamiętaj! W razie podejrzenia nieuprawnionego dostępu certyfikat można unieważnić i wygenerować nowy.
Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny specjalista ds. finansowo – prawnych
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
