Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przez Krajowy System…
Jak testować KSeF w programie Formsoft SKP® część 3: Pobieranie faktur zakupowych z KSeF.
Data ostatniej edycji: 2026-01-19 Data dodania: 2025-12-01
Spis treści przewodnika „Jak testować KSeF w programie SKP®„:
część 1: Przygotowanie firmy testowej. >>
część 2: Testowanie faktur sprzedaży. >>
część 3: Pobieranie faktur zakupowych z KSeF. >>
Spis treści do części 3:
Krok 6. Odbierz wystawione Tobie – faktury zakupowe
Odbioru faktur zakupowych dokonujemy w płatnym module KSeF w zakładce Zakupy:
Aby je pobrać należy wybrać na dolnym pasku narzędziowym – przycisk “Pobierz nowe dokumenty”.
Następnie określamy zakres dat, z jakiego chcemy pobrać faktury: za dany dzień, cały bieżący miesiąc lub zakres dat:
Po potwierdzeniu przyciskiem “Pobierz” nowe faktury zakupowe wystawione w systemie KSeF dla danego numeru NIP, zostaną zaciągnięte do programu:
Dokumenty nowo pobrane maja status: Nowy, Kategorię kosztów: Nieokreśloną i Konto wskazane systemowo w Parametrach, jako wyjściowe dla nowych pozycji:
Pobrana fakturę możemy podejrzeć wybierając Pokaż wizualizację:
Każdej fakturze możemy odpowiednio opisać, precyzując zasady jej księgowania. Dokonamy tego wybierając przycisk Zmiana statusu…:
Zmian tych możemy dokonać dla bieżącej pozycji, zaznaczonych lub wszystkich:
Możemy zmienić status:
Do wyboru mamy :
- Nowy – gdy chcemy wrócić do pierwotnego oznaczenia
- Zaksięgowano – gdy księgujemy dany dokument bezpośrednio w zakładce Księgowanie (gdy robimy to przez przycisk Księguj – status zmienia się automatycznie).
- Przekazane do akceptacji – gdy wysłaliśmy fakturę do akceptacji, np. do prezesa , dyrektora oddziału lub Klienta biura rachunkowego, któremu prowadzimy księgowość.
Wkrótce nowa funkcjonalność – wysyłka faktur lub zestawienia faktur do akceptacji mailem
- Zaakceptowano – gdy faktura została potwierdzona , stanowi koszt uzyskania przychodu i może zostać zaksięgowana.
- Odrzucono – gdy zakup nie dotyczy naszej firmy lub stanowi zakup prywatny – stanowić więc będzie NKUP i nie będzie podlegać księgowaniu
Uwaga! Zaksięgujemy wyłącznie zweryfikowane dokumenty – te ze statusem “Zaakceptowane”.
Możemy dopisać uwagi – określającą powód odrzucenia, wskazanie odrzuconej pozycji z faktury lub dodać inną informację dot. wydatku np. paliwo i numer rejestracyjny samochodu.
Wskazać kategorię właściwą kosztu:
Zmiany statusu, kategorii kosztu i konta Formsoft SKP® możemy również dokonać klikając w daną pozycję na tabeli. Dostępną mamy tu m.in. listę kont powiązanych z 10 , 11 i 13 kolumną księgi jakie mamy dostępne w Kartotekach w Planie kont.
Obecnie pracujemy nad automatyzacją przypisania konta w momencie pobierania faktur z KSeF, by uwzględniało ono przypisane danemu Kontrahnetowi konto zapisane w jego Ustawieniach w Planie kont. Przykładowo, jeżeli mamy Kontrahneta, np. Orlen z przypisanym kontem paliwowym, np. AFB – osobowe firma – paliwo, będzie ono od razu wskazane dla wszystkich faktur od tego kontrahneta.
Jeżeli mamy już określone parametry księgowania, możemy przystąpić do księgowania dokumentów zakupu. W tym celu wybieramy przycisk “Księguj”
a następnie wskazujemy, czy będziemy księgować pojedynczą fakturę – wybieramy Bieżącą, czy też Zaznaczone lub Wszystkie:
Jeżeli wybraliśmy bieżącą pozycję otworzy się nam okno jej księgowania:
gdzie po lewej stronie – dostępny mamy podgląd danej faktury. Możemy rozszerzyć jego wygląd naciskając dostępny po środku przycisk:
Po lewej stronie dostępne mamy dwie strony okna księgowania: dane identyfikujące fakturę i kwoty faktury:
Wszystkie dane mamy już uzupełnione automatycznie ze schematu faktury ustrukturyzowanej. Możemy zweryfikować prawidłowość I dokonać ewentualnych poprawek, np. w przypadku, gdy na fakturze dany towar nie stanowi KUP możemy zmodyfikować księgowanie zmieniając ilości w tabeli asortymentowej z faktury, np. dla towaru 3 z ilości 3 szt na 0 – bo cała ta pozycja była zakupem prywatnym lub np. na 2 szt – bo jedną z nich przeznaczyliśmy na cele pozafirmowe:
a kwoty faktury zostaną automatycznie przeliczone:
Po wybraniu OK – dokument zostanie zaksięgowany, a status automatycznie zmieni się na Zaksięgowany. Zmodyfikowane księgowanie zostanie też odznaczone wpisem w kolumnie Edytowano – TAK. Taka edycja możliwa jest tylko w przypadku księgowania pojedynczej faktury.
Księgowanie masowe
Jeżeli mamy różne kategorie kosztów, a tym samym chcemy zaksięgować, należy przed księgowaniem masowym zawęzić grupę faktur do przypisanej Kategorii kosztów za pomocą dostępnego filtra:
Dostępne są tu także filtry na Kontrahneta, Nr faktury, Nr faktury w KSeF, na dokumenty wystawione w bieżącym miesiącu, w określonym dniu lub w zakresie dat.
W oknie księgowania wybieramy pozycję do księgowania: zaznaczone lub wszystkie – otworzy nam okno importu do Księgowania:
Należy w nim wskazać konto, na które zostanie zaksięgowany wskazany zakres dokumentów. Potwierdzamy przyciskiem OK. W komunikacie – potwierdzamy chęć zaksięgowania dokumentów do bieżącego miesiąca:
Po dopisaniu kontrahnetów i wystawionych im faktur do bazy programu, pojawi się komunikat:
Ksiegowanie zostało zakończone. Możemy wyjść z okno przyciskiem Anuluj.
Pobrane z KSeF faktury możemy usunąć:
lub wyeksportować do pliku XML:
Możemy również wydrukować listę faktur pobranych z KSeF wybierając Wydruk. Faktury mamy już pobrane i zaksięgowane. Szybko i sprawnie.
Spis treści przewodnika „Jak testować KSeF w programie SKP®„:
część 1: Przygotowanie firmy testowej. >>
część 2: Testowanie faktur sprzedaży. >>
część 3: Pobieranie faktur zakupowych z KSeF. >>
Czy ten artykuł był pomocny?
43
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
