Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe zasady identyfikacji faktur poprzez nadawanie im unikalnych numerów identyfikujących.…
Dostęp do faktur w KSeF – jak to działa w praktyce?
Data ostatniej edycji: 2025-11-12 Data dodania: 2025-11-24
Wraz z rosnącą popularnością Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców zadaje pytanie: jak wygląda dostęp do faktur w KSeF? Czy biuro rachunkowe lub inny upoważniony podmiot może pobrać takie faktury? I co właściwie jest potrzebne, aby taki dostęp uzyskać? Omawiamy w artykule.
Dostęp do faktur w KSeF tylko po nadaniu uprawnień
Podstawowym warunkiem pobierania faktur z systemu KSeF jest wcześniejsze nadanie uprawnień. Uprawnienia może nadać wyłącznie podatnik – czyli właściciel firmy – bezpośrednio wskazując konkretną osobę fizyczną (np. księgową) lub podmiot (np. biuro rachunkowe). Po nadaniu uprawnień użytkownik zyskuje możliwość zarówno wystawiania, jak i przeglądania faktur zapisanych w systemie.
Jak uzyskać dostęp do konkretnej faktury?
Dostęp do faktur w KSeF może odbywać się na dwa sposoby – pełny (autoryzowany) oraz zanonimizowany.
1.Dostęp pełny (po zalogowaniu do KSeF)
Osoba lub podmiot posiadający uprawnienia może zalogować się do systemu KSeF i uzyskać pełny dostęp do wszystkich faktur danego podatnika. W takiej sytuacji możliwe jest przeglądanie, pobieranie i weryfikowanie treści faktur bez konieczności podawania dodatkowych danych identyfikujących konkretny dokument.
2. Dostęp zanonimizowany (bez logowania do KSeF)
Jeśli nie posiadasz bezpośredniego dostępu do KSeF (czyli nie jesteś zalogowany jako podatnik ani jako osoba przez niego uprawniona), możesz uzyskać tzw. dostęp anonimowy. W takim przypadku, aby pobrać konkretną fakturę ustrukturyzowaną, należy podać pełny zestaw danych, które jednoznacznie identyfikują dokument w systemie, m.in.:
- numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF (KSeF-ID),
- numer własny faktury nadany przez wystawcę,
- NIP lub inny identyfikator nabywcy (lub informację o jego braku),
- dane identyfikujące nabywcę – imię i nazwisko lub nazwę firmy (lub informację o ich braku),
- całkowitą kwotę należności z faktury.
Podanie wszystkich tych informacji pozwala na odnalezienie dokumentu i pobranie go w sposób zanonimizowany, tj. bez pełnego dostępu do pozostałych danych w KSeF.
Dostęp w codziennej praktyce
W praktyce oznacza to, że dostęp do e-faktur nie wymaga już przesyłania ich e-mailem ani w formie papierowej. Księgowy lub pracownik biura rachunkowego, posiadający odpowiednie uprawnienia, może samodzielnie zalogować się do KSeF i pobrać wszystkie wystawione oraz odebrane przez przedsiębiorcę faktury – np. w formacie PDF lub wydrukować je do własnych potrzeb.
Jednak dopiero korzystając z dedykowanego narzędzia, np. modułu KSeF w programie SKP lub SKP24 Connect, możliwe jest pełne wykorzystanie danych z e-faktury – w tym automatyczne zaksięgowanie dokumentu w systemie księgowym. To realne usprawnienie codziennej pracy biur rachunkowych i przedsiębiorców, eliminujące konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Podsumowując, dostęp do faktur w KSeF wymaga nadania uprawnień i znajomości konkretnych danych identyfikujących fakturę. Choć może wydawać się to skomplikowane, w praktyce jest to szybki i bezpieczny sposób na zarządzanie dokumentacją sprzedażową i zakupową. Dla przedsiębiorców oznacza to większą przejrzystość, a dla biur rachunkowych – wygodę i automatyzację procesów księgowych.
Przeczytaj również:
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
