Awaria systemu KSeF – co robić, gdy nie działa?

2025-04-25

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zrewolucjonizowało sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Jednak jak każdy system informatyczny, KSeF może być narażony na awarie lub niedostępność. W takich sytuacjach ważne jest, aby przedsiębiorcy wiedzieli, jak postępować, aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych sankcji.

Awaria systemu KSeF - rodzaje niedostępności

Niedostępność KSeF może wynikać z różnych przyczyn, które determinują sposób postępowania:

Awaria systemu KSeF: Nieplanowana przerwa w działaniu systemu, np. z powodu problemów technicznych po stronie Ministerstwa Finansów.
Niedostępność po stronie podatnika: Problemy techniczne uniemożliwiające dostęp do KSeF, takie jak awaria internetu, sprzętu komputerowego czy oprogramowania.
Planowana niedostępność: Z góry zaplanowane prace serwisowe lub aktualizacje systemu, o których Ministerstwo Finansów informuje z wyprzedzeniem.

Tryb offline – rozwiązanie na czas niedostępności

W przypadku braku dostępu do KSeF, przedsiębiorca ma możliwość wystawienia faktury w trybie offline. Oznacza to, że faktura jest tworzona poza systemem KSeF, ale musi spełniać określone wymagania:

Format faktury: Faktura powinna być zgodna ze strukturą e-faktury (plik XML) i zawierać wszystkie wymagane dane.
Kod QR: Faktura wystawiona w trybie offline powinna być opatrzona kodem QR, umożliwiającym jej późniejsze wprowadzenie do KSeF.
Przekazanie faktury nabywcy: Fakturę należy dostarczyć nabywcy w formie uzgodnionej między stronami, np. w formacie PDF lub papierowej.

Ustanie przyczyny niedostępności - ważne terminy

Po ustaniu przyczyny niedostępności, faktura musi zostać przesłana do KSeF w określonym terminie:

Awaria systemu KSeF: Faktura powinna zostać przesłana do KSeF w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.
Niedostępność po stronie podatnika lub planowana niedostępność: Faktura musi być przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po ustaniu przyczyny niedostępności.

Obowiązki i sankcje

Niedopełnienie obowiązków związanych z przesłaniem faktur do KSeF w wymaganym terminie może skutkować nałożeniem kar finansowych.

Ważne!

Zgodnie z przepisami, od 1 stycznia 2027 roku, za nieprzesłanie faktury do KSeF w terminie, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze

Awarie KSeF - praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Podsumowując, choć awarie i niedostępność KSeF mogą stanowić wyzwanie dla przedsiębiorców, odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur pozwolą na sprawne zarządzanie takimi sytuacjami i uniknięcie potencjalnych sankcji.

Monitorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów: Regularnie sprawdzaj oficjalne komunikaty dotyczące dostępności KSeF, aby być na bieżąco z ewentualnymi awariami czy planowanymi pracami serwisowymi.
Przygotowanie procedur awaryjnych: Opracuj wewnętrzne procedury na wypadek niedostępności KSeF, obejmujące sposób wystawiania faktur w trybie offline oraz ich późniejsze przesyłanie do systemu.
Szkolenie personelu: Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur, aby wiedzieli, jak postępować w sytuacjach awaryjnych.
Integracja z oprogramowaniem księgowym: Upewnij się, że Twoje oprogramowanie księgowe jest zintegrowane z KSeF i umożliwia wystawianie faktur w trybie offline oraz ich późniejsze przesyłanie do systemu.

Czy ten artykuł był pomocny?

Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.

Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź: