KSeF w programie księgowym SKP® Formsoft > czym jest KSeF| SKP® Formsoft

KSeF to specjalna platforma do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ten nowy sposób dokumentowania transakcji, czyli faktura ustrukturyzowana, to automatyzacja obiegu faktur oraz nowy sposób księgowania faktur.

Od stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą już korzystać z KSeF dobrowolnie. Ministerstwo Finansów przesunęło termin wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF, który miał obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, zostanie wdrożony w 2026 roku.

Program dla firm do prowadzenia książki przychodów i rozchodów oraz ryczałtu ewidencjonowanego

CO Z DOTYCHCZASOWYM PROGRAMEM KSIĘGOWYM?

Mała księgowość uproszczona - aktualizacja i opieka serwisowa dla klientów

KSeF nie oznacza zastąpienia czy wyeliminowania dotychczas używanych programów księgowych, jak SKP^® pozwalającego na prowadzenie PKPiR lub ewidencji ryczałtowej, z których na co dzień korzysta się podczas prowadzenia biznesu. Wręcz przeciwnie – Krajowy System e-Faktur to uzupełnienie księgowości w działalności gospodarczej.

Zadaniem KSeF jest usprawnienie obiegu faktur, podczas gdy ewidencja księgowa wciąż będzie prowadzona przez program księgowy SKP^®

W tej chwili dla KSeF trwa okres przejściowy. Na bieżąco śledzimy postęp prac związanych z jego planowanym wdrożeniem przez Ministerstwo Finansów i jednocześnie pracujemy nad kompletnym dostosowaniem SKP^® do przyszłych zmian.

Program SKP^® uwzględniający zmiany dotyczące KSeF zostanie udostępniony naszym Klientom z wyprzedzeniem.

Jak przebiega proces komunikacji
pomiędzy SKP^® a KSeF?

Zapoznaj się z instrukcją, jak skonfigurować program księgowy SKP^®, aby uruchomić proces wymiany informacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Przejdź kolejno przez trzy etapy procesu integracji.

Następnie nadaj odpowiednie uprawnienia swoim pracownikom i rozpocznij pracę z KSeF.

Dowiedz się więcej o nadawniu uprawnień >

ZALETY WPROWADZENIA KSEF

Bezpieczeństwo rozliczeń

E-faktury są wystawiane wg jednolitego wzorca, stąd łatwiej je rozliczyć. KSeF umożliwia łatwe weryfikowanie faktur, co pozwala na szybkie sprawdzenie ich autentyczności i zgodności z przepisami. Ustandaryzowany format – to ograniczenie błędów do minimum.

Automatyzacja transakcji

Możliwość śledzenia statusu faktury – od zamówienia do płatności. Przesłana e-Faktura będzie miała status otrzymanej (brak możliwości wymówek „nie otrzymaliśmy tej faktury”). Usprawni to również np. wymianę korekt.

Oszczędność czasu

Szybszy obieg faktur i skrócenie czasu obiegu informacji. Możliwość sprawdzenia, czy faktura dotarła do klienta. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na unikanie opóźnień w płatnościach. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do swojego systemu księgowego.

Koniec z archiwizacją faktur

Koniec z obawą o zniszczenie lub zgubienie faktury. E-faktura będzie przechowywana w systemie przez 10 lat.

Skrócenie zwrotu podatku VAT

Szybszy zwrot VAT, do 40 dni (w odróżnieniu od wystawców „zwykłych” faktur, którzy na zwrot czekają 60 dni).

Brak obowiązków związanych z JPK

Faktur wystawionych w KSeF nie trzeba będzie przedstawiać na żądanie organów podatkowych w ramach pliku JPK dla faktur (JPK_FA). Obowiązek ten zostanie wyłacznie dla faktur dla konsumentów.

WAŻNE TERMINY

KPiR - program księgowy dla firm i biur rachunkowych, mała księgowość, VAT, PIT, ZUS, ryczałt

System KSeF działa już od roku 2022, jednak w okresie 2022-2024 korzystanie z niego jest dobrowolne. Obecnie trwa okres przejściowy - to czas potrzebny na poznawanie nowego rozwiązania i wdrażanie go w systemach księgowych, jak program SKP^®.

Ministerstwo Finansów (MF) przesunęło termin wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). KSeF nie będzie zatem w 2024 roku obowiązkowy.

Dopiero w 2026 r. podatnicy VAT zostaną objęci obligatoryjnym KSEF. Audyt obecnie przygotowanego mechanizmu wykazał szereg problemów związanych z architekturą systemową oraz przepływem i bezpieczeństwem danych.

Kogo dotyczy KSeF?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla:

przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

W początkowym okresie wprowadzenia KSeF będą obowiązywały przepisy przejściowe polegające na tym, że przez określony okres czasu przedsiębiorcy będą zwolnieni z niektórych obowiązków . W projekcie zmian brak jest jeszcze informacji jakie będą to daty.

W okresie przejściowym przedsiębiorcy otrzymają:

możliwość wysyłania faktur do systemu następnego dnia roboczego po ich wystawieniu
możliwość wystawienia faktur poza KSeF pod warunkiem, że wartość faktury nie przekroczy 450 zł, a łączna sprzedaż w okresie przejściowym nie będzie wyższa niż 10 000 zł.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, Krajowy System e-Faktur miał stać się obowiązkową metodą wystawiania faktur w relacjach między przedsiębiorcami.
Od 1 lipca 2024 r. obowiązek ten miał objąć Vatowców, a od 1 stycznia 2025 r. zwolnionych z VAT.
Obecnie KSeF jest systemem dobrowolnym i korzystają z niego firmy, które w ten sposób chcą się przygotować do wprowadzenia obowiązku fakturowania przez KSeF.

Ministerstwo Finansów po przeanalizowaniu wyników audytu przeprowadzonego w pierwszych miesiącach 2024 roku zaproponowało dwa nowe terminy wejścia w życie KSeF:

1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.,
1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.