Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań dotyczących bezpieczeństwa danych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się,…
Czy ktoś poza podatnikiem może wystawiać faktury w KSeF?
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2025-10-27
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) możliwe jest upoważnienie innych osób lub podmiotów do wystawiania faktur w imieniu podatnika. System ten oferuje elastyczne mechanizmy nadawania uprawnień, co pozwala dostosować proces fakturowania do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.
Bezpośrednie upoważnienie osoby fizycznej dla wystawienia faktury w KSeF
Podatnik może bezpośrednio nadać uprawnienia konkretnej osobie fizycznej, np. pracownikowi, współpracownikowi czy księgowemu. Uprawnienia te mogą obejmować:
- wystawianie faktur,
- dostęp do faktur,
- nadawanie dalszych uprawnień.
Uprawnienia są przypisane do konkretnej osoby fizycznej, identyfikowanej po numerze NIP, PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu. Nadanie uprawnień może odbywać się elektronicznie lub za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, które jest składane do właściwego urzędu skarbowego .
Upoważnienie podmiotu (np. biura rachunkowego)
Podatnik ma możliwość upoważnienia całego podmiotu, takiego jak biuro rachunkowe, do wystawiania faktur w jego imieniu. W takim przypadku uprawnieni pracownicy tego podmiotu mogą wystawiać faktury dla podatnika. To rozwiązanie upraszcza zarządzanie uprawnieniami, ponieważ podatnik nie musi indywidualnie nadawać uprawnień każdemu pracownikowi biura .
Delegowanie uprawnień (uprawnienia pośrednie)
KSeF umożliwia tzw. uprawnienia pośrednie, gdzie podmiot uprawniony przez podatnika może dalej delegować uprawnienia do swoich pracowników. Na przykład, jeśli podatnik upoważni biuro rachunkowe, to biuro może upoważnić swoich pracowników do wystawiania faktur w imieniu podatnika. To rozwiązanie eliminuje konieczność każdorazowego aktualizowania listy uprawnionych osób przez podatnika .
Procedura nadawania uprawnień
Uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mogą być nadawane na dwa sposoby.
- Elektronicznie – podatnik loguje się do systemu za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub tokena autoryzacyjnego, a następnie nadaje odpowiednie uprawnienia wybranym osobom lub podmiotom.
- Za pośrednictwem formularza ZAW-FA – w sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości dokonania tego elektronicznie, może złożyć do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w jego imieniu.
Odpowiedzialność podatnika za faktury w KSeF
Warto podkreślić, że mimo upoważnienia innych osób lub podmiotów do wystawiania faktur w KSeF, formalnym wystawcą faktury pozostaje podatnik. Oznacza to, że to on ponosi odpowiedzialność za prawidłowość wystawionych dokumentów .
Wystawianie faktury w KSeF - podsumowanie
KSeF oferuje elastyczne mechanizmy nadawania uprawnień, umożliwiające dostosowanie procesu fakturowania do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Podatnik może upoważnić zarówno konkretne osoby fizyczne, jak i całe podmioty do wystawiania faktur w jego imieniu, co pozwala na efektywne zarządzanie procesem fakturowania.
Przeczytaj także:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
