Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe zasady identyfikacji faktur poprzez nadawanie im unikalnych numerów identyfikujących.…
Nadanie uprawnień w KSeF – zakres wymaganych danych
Data ostatniej edycji: 2026-03-13 Data dodania: 2025-04-25
By skutecznie nadać uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), niezbędne jest podanie określonych danych identyfikacyjnych zarówno podatnika, jak i osoby lub podmiotu, któremu uprawnienia są przyznawane.
KSeF opiera się na precyzyjnej identyfikacji użytkowników systemu, dlatego kompletność i poprawność danych są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i skutecznej komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.
W praktyce oznacza to konieczność wskazania nie tylko numerów identyfikacyjnych, ale również dokładnych informacji o zakresie nadanych uprawnień oraz – w niektórych przypadkach – danych dokumentu tożsamości lub kwalifikowanego certyfikatu.
Dane identyfikacyjne podatnika (nadającego uprawnienia):
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika.
Dane osoby fizycznej lub podmiotu otrzymującego uprawnienia:
Dla osoby fizycznej:
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer PESEL.
- Imię i nazwisko.
W przypadku braku NIP i PESEL:
- Data urodzenia.
- Numer i seria dokumentu tożsamości oraz kraj jego wydania.
- Dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny (tzw. odcisk palca certyfikatu), jeśli podpis nie zawiera NIP ani PESEL.
Dla podmiotu (np. biura rachunkowego):
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP).
- Pełna nazwa podmiotu
Zakres przyznawanych uprawnień
Przy nadawaniu dostępu do KSeF kluczowe jest precyzyjne określenie, do jakich czynności dana osoba lub podmiot ma mieć uprawnienia. System rozróżnia kilka rodzajów ról i zakresów dostępu, które można przyznać w zależności od potrzeb organizacyjnych firmy lub rodzaju współpracy. Poniżej przedstawiamy listę dostępnych opcji.
- Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF.
- Wystawianie faktur ustrukturyzowanych.
- Dostęp do faktur ustrukturyzowanych.
- Wystawianie faktur w ramach samofakturowania.
Informacja o przedstawicielstwie podatkowym
W przypadku, gdy osoba lub podmiot otrzymujący uprawnienia działa jako przedstawiciel podatkowy, należy to zaznaczyć.
Sposoby nadawania uprawnień:
- Elektronicznie: Za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów lub poprzez komercyjne programy księgowe zintegrowane z KSeF. Wymaga uwierzytelnienia się przez podatnika, np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
- Papierowo: Nadawanie uprawnień do KSeF, a także ich zmiana oraz odbieranie może być dokonywane również w formie papierowej. Służy do tego dedykowany formularz ZAW-FA, który składa się w urzędzie skarbowym.
Złożenie zawiadomienia ZAW-FA dotyczy przede wszystkim spółek do nadania uprawnienia „administratora” (KseF Mastera), a także gdy „administrator” nadaje kolejne uprawnienia.
Prawidłowe podanie powyższych danych jest kluczowe dla skutecznego nadania uprawnień w KSeF.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
