Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zrewolucjonizowało sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Jednak jak…
Nota korygująca a KSeF – co się zmienia dla przedsiębiorców?
Data ostatniej edycji: 2026-03-12 Data dodania: 2025-05-20
Do tej pory w praktyce wielu firm nabywca mógł szybko i bez większego zamieszania poprawić błędne dane na otrzymanej fakturze. Jak? Wystarczyło wystawić notę korygującą. Był to prosty dokument, który pozwalał skorygować m.in. błędny adres, literówki w nazwie kontrahenta, niewłaściwy numer NIP czy inne dane formalne. Możliwość ta wynikała z art.106k ustawy o VAT. Była chętnie wykorzystywana przez księgowości, zwłaszcza gdy błąd nie dotyczył wartości liczbowych faktury.
Warto przypomnieć, że nota korygująca nie mogła być użyta do poprawiania kluczowych elementów faktury, takich jak ilość towaru, wartość netto, stawka VAT czy kwota podatku. W takich przypadkach konieczne było wystawienie faktury korygującej – i to wyłącznie przez sprzedawcę. Nota służyła więc wyłącznie do prostych, formalnych korekt.
Nota korygująca - co zmieni obowiązkowy KSeF?
Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, które ma nastąpić 1 lutego 2026 r., noty korygujące zostaną całkowicie wycofane z obrotu prawnego. Nowe przepisy ustawy o VAT usuwają art. 106k, a tym samym likwidują podstawę prawną do wystawiania not. Co to oznacza w praktyce?
- Nabywca nie będzie już mógł samodzielnie poprawić błędów formalnych na otrzymanej fakturze.
- Każda zmiana – niezależnie od tego, czy dotyczy danych nabywcy, czy oczywistej omyłki – będzie musiała zostać skorygowana przez wystawcę faktury korygującej.
- Wszelkie korekty, nawet najdrobniejsze, będą realizowane wyłącznie poprzez faktury korygujące, przesyłane i rejestrowane w KSeF.
Brak noty korygującej - większy obowiązek po stronie sprzedawcy
To pozornie drobna zmiana, ale dla przedsiębiorców oznacza konieczność większego zaangażowania po stronie dostawców. Jeśli nabywca zauważy błąd na fakturze, nie może go już poprawić samodzielnie. Będzie musiał zgłosić go wystawcy – a ten z kolei musi wystawić korektę.
Ważne!
Dla firm, które do tej pory bazowały na notach korygujących (np. w obrocie B2B z setkami faktur miesięcznie), może to oznaczać konieczność przeorganizowania procesów i szybszej reakcji na zgłoszenia błędów.
Korekty tylko przez KSeF – i co dalej?
W systemie KSeF nie ma miejsca na noty korygujące. Jedyne dopuszczalne dokumenty to faktury ustrukturyzowane i ich korekty. Dane trafiają bezpośrednio do rejestru centralnego. Tam są przechowywane przez 10 lat. To oznacza, że raz przesłana błędna faktura nie zniknie z systemu – nawet jeśli nabywca zgłosi błąd.
Dobrą wiadomością jest to, że system faktur ustrukturyzowanych uporządkuje proces korekt i ograniczy możliwość manipulacji dokumentami. Ale niesie też wyzwania. Brak możliwości wystawienia noty korygującej oznacza, że nawet za drobny błąd odpowiadać będzie sprzedawca.
Co możesz zrobić już dziś?
- Zacznij od edukacji zespołu – upewnij się, że osoby wystawiające faktury wiedzą, jak istotna będzie poprawność danych.
- Przygotuj proces obsługi zgłoszeń od nabywców, by szybko reagować na prośby o korekty.
- Przejrzyj swoje procedury obiegu dokumentów – w erze KSeF szybkość i precyzja będą kluczowe.
Nota korygująca a KSeF - podsumowanie
Likwidacja not korygujących to jedna z bardziej niedocenianych, a jednak znaczących zmian związanych z wprowadzeniem KSeF. Choć upraszcza formalnie system fakturowania, wymaga większej uważności przy wystawianiu faktur i większej odpowiedzialności po stronie dostawcy. Warto przygotować się zawczasu, by zminimalizować ryzyko błędów i związanych z nimi komplikacji.
Autor: Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
