W celu wystawienia faktury RR należy wejść w zakładkę: Księgi > Fakturowanie > Opcje >…
Jak działa numer identyfikujący fakturę w KSeF?
Data ostatniej edycji: 2026-03-12 Data dodania: 2025-04-25
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe zasady identyfikacji faktur poprzez nadawanie im unikalnych numerów identyfikujących. Numer ten jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania systemu i zapewnienia jednoznacznej identyfikacji dokumentów.
Czym jest numer identyfikujący fakturę w KSeF?
Numer identyfikujący fakturę w KSeF to unikalny ciąg znaków nadawany automatycznie przez system po przyjęciu faktury ustrukturyzowanej. Składa się on z kilku elementów:
- NIP sprzedawcy – identyfikator podatkowy wystawcy faktury.
- Data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD.
- Część techniczna – ciąg 12 znaków generowany automatycznie.
- Suma kontrolna – kolejny ciąg 2 znaków wyliczany automatycznie.
Ważne!
Przykładowy numer KSeF może wyglądać następująco: 1234567890-20250423-ABCDEFGHIJ-KL.
Kiedy i jak używa się numeru KSeF?
Numer identyfikujący fakturę w KSeF jest nadawany w momencie przyjęcia faktury przez system. Od tego momentu faktura jest uznawana za wystawioną i otrzymaną. Numer ten jest wykorzystywany w różnych sytuacjach:
- Faktury korygujące – przy wystawianiu korekty należy odwołać się do numeru KSeF faktury pierwotnej.
- Płatności – od 1 stycznia 2027 roku podatnicy będą zobowiązani do podawania numeru KSeF w tytule przelewu przy płatnościach za faktury ustrukturyzowane.
- Dostęp do faktury – numer KSeF umożliwia jednoznaczną identyfikację i dostęp do konkretnej faktury w systemie.
Numer KSeF a numeracja wewnętrzna faktur
Warto zaznaczyć, że numer identyfikujący fakturę w KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika zgodnie z własnym systemem numeracji. Oba numery funkcjonują równolegle:
- Numer KSeF – służy do identyfikacji faktury w systemie KSeF.
- Numer wewnętrzny – stosowany w dokumentacji księgowej podatnika.
Podatnicy nie są zobowiązani do umieszczania numeru KSeF na fakturach przekazywanych nabywcom, jednak mogą to robić dla ułatwienia identyfikacji dokumentu.
Jak działa numer KSeF? Podsumowanie
Numer identyfikujący fakturę w KSeF – to istotny element systemu e-fakturowania, zapewniający jednoznaczną identyfikację dokumentów. Jego poprawne stosowanie jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania procesów księgowych i podatkowych w firmie.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
