Jak działa numer identyfikujący fakturę w KSeF?

2025-04-25

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe zasady identyfikacji faktur poprzez nadawanie im unikalnych numerów identyfikujących. Numer ten jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania systemu i zapewnienia jednoznacznej identyfikacji dokumentów.

Numer identyfikujący fakturę w KSeF - czym jest?

Numer identyfikujący fakturę w KSeF to unikalny ciąg znaków nadawany automatycznie przez system po przyjęciu faktury ustrukturyzowanej. Składa się on z kilku elementów:

NIP sprzedawcy – identyfikator podatkowy wystawcy faktury.
Data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD.
Część techniczna – ciąg 12 znaków generowany automatycznie.
Suma kontrolna – kolejny ciąg 2 znaków wyliczany automatycznie.

Przykładowy numer KSeF może wyglądać następująco: 1234567890-20250423-ABCDEFGHIJ-KL.

Ważne!

Przykładowy numer KSeF może wyglądać następująco: 1234567890-20250423-ABCDEFGHIJ-KL.

Kiedy i jak używa się numeru KSeF?

Numer identyfikujący fakturę w KSeF jest nadawany w momencie przyjęcia faktury przez system. Od tego momentu faktura jest uznawana za wystawioną i otrzymaną. Numer ten jest wykorzystywany w różnych sytuacjach:

Faktury korygujące – przy wystawianiu korekty należy odwołać się do numeru KSeF faktury pierwotnej.
Płatności – od 1 stycznia 2027 roku podatnicy będą zobowiązani do podawania numeru KSeF w tytule przelewu przy płatnościach za faktury ustrukturyzowane.
Dostęp do faktury – numer KSeF umożliwia jednoznaczną identyfikację i dostęp do konkretnej faktury w systemie.

Numer KSeF a numeracja wewnętrzna faktur

Warto zaznaczyć, że numer identyfikujący fakturę w KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika zgodnie z własnym systemem numeracji. Oba numery funkcjonują równolegle:

Numer KSeF – służy do identyfikacji faktury w systemie KSeF.
Numer wewnętrzny – stosowany w dokumentacji księgowej podatnika.

Podatnicy nie są zobowiązani do umieszczania numeru KSeF na fakturach przekazywanych nabywcom, jednak mogą to robić dla ułatwienia identyfikacji dokumentu.

Podsumowanie

Numer identyfikujący fakturę w KSeF – to istotny element systemu e-fakturowania, zapewniający jednoznaczną identyfikację dokumentów. Jego poprawne stosowanie jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania procesów księgowych i podatkowych w firmie.

Czy ten artykuł był pomocny?

Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.

Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź: