Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przez Krajowy System…
KSeF a duplikaty faktur – czy będą jeszcze potrzebne?
Data ostatniej edycji: 2026-03-12 Data dodania: 2025-04-25
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia się podejście do kwestii duplikatów faktur. Tradycyjnie duplikaty były wystawiane w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginalnej faktury. Jednakże, w nowym systemie, potrzeba ta zostaje wyeliminowana dzięki centralnemu przechowywaniu faktur.
Duplikaty faktur tradycyjne – kiedy były potrzebne?
Dotychczas, w przypadku utraty oryginalnej faktury, nabywca mógł zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu.
Duplikat zawierał te same dane co oryginał, z dodatkową adnotacją „DUPLIKAT” oraz datą jego wystawienia. Był on niezbędny do udokumentowania transakcji i odliczenia podatku VAT.
KSeF a duplikaty faktur – koniec potrzeby ich wystawiania
W KSeF każda faktura ustrukturyzowana jest przechowywana w systemie przez 10 lat. Dzięki temu, zarówno sprzedawca, jak i nabywca, mają stały dostęp do wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur.
W przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury, można ją ponownie pobrać z systemu, eliminując potrzebę wystawiania duplikatu.
Wyjątki – kiedy duplikaty faktur mogą być nadal potrzebne?
Chociaż KSeF eliminuje potrzebę duplikatów dla faktur ustrukturyzowanych, istnieją sytuacje, w których mogą być one nadal wymagane:
- Faktury wystawione poza KSeF: W przypadku faktur wystawionych w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF, nadal może zaistnieć potrzeba wystawienia duplikatu w przypadku ich utraty .
- Awaria systemu: W sytuacjach awaryjnych, gdy KSeF jest niedostępny, faktury mogą być wystawiane poza systemem. W takich przypadkach, jeśli faktura zostanie zgubiona lub zniszczona, konieczne może być wystawienie duplikatu.
Podsumowując, wprowadzenie KSeF znacząco upraszcza proces zarządzania fakturami, eliminując potrzebę wystawiania duplikatów dla faktur ustrukturyzowanych. Jednakże, w określonych sytuacjach, takich jak faktury wystawione poza systemem czy awarie, duplikaty mogą być nadal potrzebne. Dlatego ważne jest, aby być przygotowanym na różne scenariusze i dostosować procedury w firmie do nowych realiów.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
