Dane w żaden sposób nie zostaną usunięte lub zablokowane ponieważ licencja jest dożywotnia. Dowiedz się…
Wystawianie faktur po wdrożeniu KSeF – co się zmieni? Porównanie faktur tradycyjnych i ustrukturyzowanych (XML)
Data ostatniej edycji: 2026-03-12 Data dodania: 2025-04-29
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza istotną zmianę w sposobie wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. System ten wprowadza obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, co różni się od dotychczasowych praktyk związanych z fakturami tradycyjnymi.
Wystawianie faktur po wdrożeniu KSeF - forma i struktura dokumentu
- Faktura tradycyjna: Może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF). Struktura i wygląd faktury zależą od używanego oprogramowania i preferencji przedsiębiorcy, o ile spełnione są wymogi formalne określone w przepisach.
- Faktura ustrukturyzowana (KSeF): Ma ściśle określoną strukturę XML zgodną z wzorem e-Faktury FA(2) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Taka faktura jest przetwarzana automatycznie przez systemy księgowe i przesyłana do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
Proces wystawiania i przesyłania
- Faktura tradycyjna: Wystawiana i przesyłana bezpośrednio do kontrahenta, np. drogą mailową lub pocztą.
- Faktura ustrukturyzowana (KSeF): Wystawiana za pomocą oprogramowania zintegrowanego z KSeF lub przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Po wystawieniu faktura jest przesyłana do KSeF, który nadaje jej unikalny numer i przechowuje przez 10 lat.
Data wystawienia i otrzymania faktury
- Faktura tradycyjna: Data wystawienia to data umieszczona na fakturze przez wystawcę. Data otrzymania zależy od momentu dostarczenia dokumentu do odbiorcy.
- Faktura ustrukturyzowana (KSeF): Za datę wystawienia uznaje się moment przesłania faktury do KSeF. Data otrzymania przez nabywcę to moment udostępnienia faktury w systemie KSeF.
Przechowywanie i archiwizacja
- Faktura tradycyjna: Obowiązek przechowywania faktur spoczywa na przedsiębiorcy, który musi zapewnić ich dostępność przez wymagany okres (zazwyczaj 5 lat).
- Faktura ustrukturyzowana (KSeF): Faktury są przechowywane centralnie w systemie KSeF przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku ich archiwizacji.
Wystawianie faktur po wdrożeniu KSeF - korekty i duplikaty
- Faktura tradycyjna: W przypadku błędów możliwe jest wystawienie noty korygującej lub duplikatu faktury.
- Faktura ustrukturyzowana (KSeF): Nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. W przypadku błędów należy wystawić fakturę korygującą. Duplikaty nie są potrzebne, ponieważ faktury są dostępne w systemie KSeF przez cały okres przechowywania.
Dostępność dla odbiorcy
- Faktura tradycyjna: Odbiorca otrzymuje fakturę bezpośrednio od wystawcy.
- Faktura ustrukturyzowana (KSeF): Odbiorca uzyskuje dostęp do faktury poprzez system KSeF, logując się za pomocą odpowiednich danych uwierzytelniających.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF wprowadza standaryzację i automatyzację procesu fakturowania, co ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów i zwiększenie bezpieczeństwa danych. Przedsiębiorcy powinni dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymogów oraz zapoznać się z funkcjonowaniem KSeF, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
