Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań dotyczących bezpieczeństwa danych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się,…
Faktury, których nie wystawisz w KSeF
Data ostatniej edycji: 2026-03-13 Data dodania: 2025-10-20
Krajowy System e-Faktur to rewolucja w polskim systemie fakturowania, która ma na celu ustandaryzowanie i usprawnienie obiegu dokumentów sprzedażowych. Choć od 1 lutego 2026 r. większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do korzystania z KSeF, istnieją pewne wyjątki. Mowa o rodzajach faktur, których nie można lub nie trzeba wystawiać w tym systemie. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd takich przypadków.
Faktury niezgodne ze strukturą ustrukturyzowaną
KSeF obsługuje wyłącznie dokumenty wystawione zgodnie z określoną strukturą logiczną w formacie XML. Oznacza to, że faktury, które nie spełniają wymogów technicznych nie mogą zostać wprowadzone do systemu.
Dla faktur uproszczonych przewidziano jednak okres przejściowy – do końca grudnia 2026 roku będą one mogły być wystawiane na dotychczasowych zasadach. Od 1 stycznia 2027 roku faktury będą mogły występować wyłącznie w formie elektronicznej, wystawiane i przesyłane za pośrednictwem KSeF.
Warto również zwrócić uwagę na kwestię numeru NIP nabywcy. W przypadku konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) NIP nie jest wymagany. Faktury wystawione dla takich odbiorców nie są ujmowane w KSeF. Natomiast w sytuacji, gdy nabywcą jest przedsiębiorca, podanie numeru NIP jest obowiązkowe.
Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C)
Obecnie wystawianie faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (transakcje B2C) w KSeF ma charakter dobrowolny. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców. Należy jednak podkreślić, że nawet po tym terminie wystawianie faktur dla konsumentów w systemie nie będzie obligatoryjne. Przedsiębiorcy będą mogli z tej możliwości skorzystać dobrowolnie.
Ważne!
Co istotne, takiego obowiązku nie będzie, ale będzie taka możliwość. Przy czym sposób przekazania faktur nabywcy pozostanie na dotychczasowych zasadach, uzgodnionych z nabywcą.
Faktury pro forma
Faktura pro forma to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. W związku z tym, nie podlega ona obowiązkowi wystawiania w KSeF i nie może być w nim wystawiona.
Noty korygujące
Noty korygujące, wystawiane przez nabywców w celu poprawienia drobnych błędów na fakturach, nie są obsługiwane przez KSeF. W przypadku faktur ustrukturyzowanych, wszelkie korekty muszą być dokonywane poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Duplikaty faktur
W KSeF nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie przez 10 lat. W przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury, można ją ponownie pobrać z systemu bez konieczności wystawiania duplikatu.
Faktura wystawiana przy użyciu kas rejestrujących
Faktury generowane bezpośrednio z kas fiskalnych będą w przyszłości obsługiwane przez KSeF. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy wciąż będą mogli korzystać z kas rejestrujących do wystawiania faktur, w tym paragonów z NIP traktowanych jako faktury uproszczone. Taki model umożliwia podatnikom, którzy dotychczas dokumentowali sprzedaż w ten sposób, skorzystanie z dodatkowego czasu na płynne przejście do obowiązkowego KSeF.
Faktury VAT RR
Faktury dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych (VAT RR) mogą być wystawiane w KSeF tylko po złożeniu przez rolnika odpowiedniego oświadczenia w systemie. W przeciwnym razie, takie faktury powinny być wystawiane poza KSeF. Możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie zostanie natomiast wprowadzona od 1 kwietnia 2026 r.
Faktury w procedurach szczególnych (np. VAT OSS)
Faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych, takich jak VAT OSS (One Stop Shop), nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Powinny być one wystawiane poza systemem.
Faktury za przejazdy (np. bilety jednorazowe)
Dokumentacja z przejazdów autostradą, koleją czy innymi środkami transportu, która nie zawiera danych nabywcy, nie może być wystawiana w KSeF, ponieważ system wymaga podania takich danych.
Faktury w zamówieniach publicznych (PEF)
Dokumenty wystawiane w ramach zamówień publicznych są obsługiwane przez Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF), a nie przez KSeF. Są to dwa odrębne systemy, dlatego faktury w zamówieniach publicznych nie są wystawiane w KSeF.
Faktury, których nie wystawisz w KSeF - podsumowanie
Podsumowując, choć KSeF stanie się obowiązkowym narzędziem dla większości przedsiębiorców, istnieją wyjątki dotyczące określonych rodzajów faktur. Przedsiębiorcy powinni dokładnie się z nimi zapoznać, aby prawidłowo prowadzić dokumentację sprzedażową i uniknąć ewentualnych nieprawidłowości.
Dla pełnego zrozumienia i dostosowania się do nowych przepisów, zaleca się konsultację z doradcą podatkowym lub księgowym, który pomoże w prawidłowym wdrożeniu KSeF w firmie.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj także:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
