Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), sposób odbierania i przetwarzania faktur zakupowych uległ istotnym…
Odrzucenie faktury przez KSeF – co zrobić w takiej sytuacji?
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2025-12-01
Krajowy System e-Faktur automatycznie weryfikuje przesyłane dokumenty, dlatego każda niezgodność z wymaganym wzorem może skutkować ich odrzuceniem. Najczęściej powodem są błędy w strukturze pliku XML lub brak odpowiednich uprawnień użytkownika. Sprawdź, co oznacza odrzucenie faktury przez KSeF i jak uniknąć podobnych problemów w przyszłości.
Z jakich powodów KSeF może odrzucić faktury?
KSeF odrzuca faktury głównie z dwóch powodów:
- Błędy w strukturze pliku XML: Faktura musi być zgodna z obowiązującym wzorem logicznym. Brak wymaganych pól, takich jak np. data wystawienia (P_1) czy NIP, może skutkować odrzuceniem dokumentu.
- Brak uprawnień osoby wysyłającej: Faktura przesłana przez osobę nieuprawnioną do korzystania z KSeF zostanie odrzucona.
- Jeśli do KSeF zostanie wysłana faktura z załącznikiem, system sprawdzi, czy sprzedawca wcześniej zgłosił się w e-Urzędzie Skarbowym. Gdy zgłoszenie nie zostało złożone, a podatnik nie ma aktywnej funkcji przesyłania załączników w API KSeF 2.0 (lub została mu odebrana), taka faktura nie zostanie przyjęta przez system.
- KSeF odrzuci również fakturę, jeśli w polu P_1 wpisano datę z przyszłości (późniejszą niż dzień wysłania faktury). Nie zostanie natomiast odrzucona faktura z datą wcześniejszą niż dzień jej przesłania. W takim przypadku system potraktuje ją jako fakturę wystawioną w trybie Offline24, a datą wystawienia pozostanie data wskazana w polu P_1.
Pamiętaj!
KSeF nie weryfikuje poprawności danych merytorycznych, takich jak kwoty czy opisy towarów/usług.
Co zrobić po odrzuceniu faktury?
Odrzucenie faktury przez KSeF powoduje, że nie jest uznawana za wystawioną. Oznacza to, że nie można jej anulować ani wystawić do niej korekty. W takiej sytuacji należy:
- Zidentyfikować błąd – sprawdź komunikat zwrotny z KSeF, który wskazuje przyczynę odrzucenia.
- Poprawić dokument – usuń błędy w strukturze pliku XML lub upewnij się, że osoba wysyłająca posiada odpowiednie uprawnienia.
- Ponownie przesłać fakturę – po dokonaniu poprawek, wyślij fakturę do KSeF ponownie.
Faktura zostanie uznana za wystawioną w momencie skutecznego przesłania i nadania jej numeru identyfikującego przez system.
Jak uniknąć odrzucenia faktury?
Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF:
- Korzystaj z oprogramowania obsługującego KSeF – np. modułu KSeF w programie SKP. Automatycznie sprawdzi on poprawność struktury i kompletność danych przed wysyłką.
- Regularnie aktualizuj system – zmiany w strukturze logicznej mogą wymagać aktualizacji programu księgowego.
- Weryfikuj uprawnienia użytkowników – upewnij się, że osoby wysyłające faktury mają odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Podsumowując, kluczem do sprawnego korzystania z KSeF jest dbałość o poprawność danych i struktury faktury. Ważne jest również zapewnienie odpowiednich uprawnień dla osób, które ją wysyłają. W przypadku problemów, szybka identyfikacja i korekta błędów pozwoli na uniknięcie opóźnień w obiegu dokumentów.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj także:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
