W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) możliwe jest upoważnienie innych osób lub podmiotów do wystawiania faktur…
Kto może korzystać z KSeF? Sprawdź, kto ma dostęp
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2025-11-03
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania w Polsce. Choć coraz więcej przedsiębiorców korzysta z niego już dziś – zanim stanie się obowiązkowy – wciąż pojawia się pytanie: kto tak naprawdę ma prawo do wystawiania i odbierania e-faktur w tym systemie? Kto może działać w imieniu firmy? Kto może nadawać uprawnienia? Odpowiadamy w poniższym artykule.
Podatnik jako podstawowy użytkownik KSeF
Podstawowym podmiotem uprawnionym do korzystania z KSeF jest sam podatnik, czyli przedsiębiorca będący osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Co ważne – w przypadku przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi, konieczne jest posługiwanie się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP, aby system automatycznie przypisał prawa właścicielskie.
Jeśli podatnik (np. spółka z o.o.) nie dysponuje pieczęcią zawierającą NIP, musi przekazać uprawnienia do działania w KSeF wskazanej osobie fizycznej – np. pracownikowi lub zewnętrznemu księgowemu – za pomocą formularza ZAW-FA.
Z kolei osoba fizyczna prowadząca działalność otrzymuje uprawnienia automatycznie. Może samodzielnie nadawać dostęp innym osobom lub firmom (np. biuru rachunkowemu). Formularz ZAW-FA stosuje się jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. gdy podpis kwalifikowany nie zawiera numeru PESEL ani NIP.
KSeF - kto może działać w imieniu podatnika?
Zgodnie z przepisami, podatnik może upoważnić inne osoby lub podmioty do działania w jego imieniu. Należą do nich m.in.:
- osoby fizyczne wskazane przez podatnika – np. pracownicy, księgowi, członkowie zarządu,
- podmioty niebędące osobami fizycznymi – np. biura rachunkowe,
- osoby upoważnione do nadawania dalszych uprawnień – mogą delegować dostęp kolejnym osobom,
- przedstawiciele JST lub grup VAT – np. jednostki budżetowe w ramach samorządu,
- członkowie grup VAT działający w imieniu własnym lub grupy,
- komornicy sądowi i organy egzekucyjne – wraz z uprawnionymi przez nich osobami.
Warto dodać, że zakres nadanych uprawnień może być różny – można np. uprawnić tylko do wystawiania faktur, tylko do ich odbioru lub do pełnego zarządzania kontem w KSeF.
Jak nadaje się uprawnienia do KSeF?
Uprawnienia do działania w KSeF można nadać:
- elektronicznie – bezpośrednio w systemie, po zalogowaniu się za pomocą podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub tokenu (ciągu znaków wygenerowanego w KSeF),
- poprzez zawiadomienie ZAW-FA – składane do urzędu skarbowego, gdy osoba nie może zalogować się do systemu samodzielnie (np. nie ma podpisu z PESEL i NIP).
Ważne!
Uprawnienia nadane przez jedną osobę mogą być przekazywane dalej, jeśli osoba ta otrzymała takie prawo. Dzięki temu możliwe jest np. scedowanie obsługi systemu na całe biuro rachunkowe.
Uwierzytelnienie w KSeF – jak się zalogować?
Aby móc skorzystać z KSeF, konieczne jest przejście procedury uwierzytelnienia. Dostępne metody to:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna (z NIP),
- podpis zaufany (profil zaufany),
- token KSeF – ciąg alfanumeryczny wygenerowany w systemie, który umożliwia logowanie np. programom do fakturowania.
Dodatkowo, w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego niewskazującego numeru NIP i PESEL, wymagane jest zgłoszenie tzw. odcisku palca podpisu czyli danych identyfikujących kwalifikowanego podpisu elektronicznego w schemacie SHA256 za pomocą formularza ZAW-FA. Jest to sposób przypisania konkretnego podpisu do konkretnego podatnika.
Kto ma dostęp do KSeF? Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, z którego mogą korzystać zarówno podatnicy, jak i osoby lub podmioty przez nich upoważnione. Dostęp do systemu mogą mieć przedsiębiorcy, biura rachunkowe, pracownicy firm, a także organy egzekucyjne i członkowie grup VAT.
Kluczem do prawidłowego korzystania z KSeF jest odpowiednie nadanie i zarządzanie uprawnieniami, tak aby każda osoba posiadała dokładnie taki zakres dostępu, jaki jest jej niezbędny do pracy z e-fakturami. Warto regularnie sprawdzać, kto ma dostęp do konta firmy i jakie posiada uprawnienia – to gwarancja bezpieczeństwa danych, zgodności z przepisami i sprawnej obsługi faktur elektronicznych.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj także:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
