Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przez Krajowy System…
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Aktualne terminy i harmonogram
Data ostatniej edycji: 2026-03-17 Data dodania: 2025-04-29
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej. Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zostało przesunięte i będzie realizowane etapami:
Etap I – od 1 lutego 2026 r.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Dotyczy to głównie dużych podmiotów gospodarczych, które będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Etap II – od 1 kwietnia 2026 r.
Pozostali przedsiębiorcy, w tym mikro, małe i średnie firmy, będą zobowiązani do korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Obowiązek ten obejmie zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT, które będą musiały dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymagań.
Wyłączenia i wyjątki:
Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. możliwość wystawiania ich w systemie będzie dobrowolna.
Wersja testowa
Ministerstwo Finansów udostępniło już wersję testową KSeF 2.0. Dzięki temu firmy mogą wcześniej przygotować się na wdrożenie nowego systemu oraz przetestować swoje oprogramowanie księgowe.
Co powinni zrobić przedsiębiorcy już teraz?
Już teraz warto przeprowadzić szczegółowy audyt wykorzystywanych systemów do fakturowania oraz ustalić, czy obecne oprogramowanie jest zgodne z wymogami KSeF.
W przypadku stwierdzenia niezgodności należy zaplanować odpowiednie działania – np. aktualizację systemu księgowego lub wybór nowego rozwiązania spełniającego wymogi Ministerstwa Finansów.
Zalecane jest także przeszkolenie pracowników, którzy będą obsługiwać system, oraz poinformowanie kontrahentów o planowanych zmianach, aby uniknąć problemów z wystawianiem i odbieraniem faktur po wdrożeniu KSeF.
Dzięki wcześniejszemu rozpoczęciu przygotowań przedsiębiorcy mogą uniknąć niepotrzebnego stresu oraz błędów, które mogą pojawić się podczas obowiązkowego wdrażania systemu e-faktur.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
