KSeF w firmie krok po kroku – obowiązki przedsiębiorcy

2025-04-28

W dobie cyfryzacji, wdrożenie KSeF w firmie staje się nie tylko obowiązkiem, ale również szansą na uproszczenie procesów księgowych. Krajowy System e-Faktur to platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej. Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm.

Przedsiębiorcy powinni znać wcześniej obowiązki wiążące się z implementacją KSeF w firmie. W niniejszym artykule przedstawimy krok po kroku, jak KSeF w firmie wpływa na codzienne operacje oraz jakie kroki należy podjąć, aby sprostać nowym wymaganiom.

1. Zapoznanie się z przepisami i wytycznymi

Przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi KSeF oraz wytycznymi Ministerstwa Finansów. Powinni także brać udział w dostępnych szkoleniach i webinarach, które są prowadzone przez administrację skarbową.

2. KSeF w firmie - analiza obecnych procesów fakturowania

Należy przeanalizować obecne procesy fakturowania w firmie, identyfikując źródła faktur sprzedażowych i zakupowych, a także systemy wykorzystywane do ich wystawiania i przetwarzania. Ważne jest określenie, które rodzaje sprzedaży podlegają obowiązkowi KSeF, a które są z niego wyłączone.

3. Wybór odpowiedniego oprogramowania

Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że posiadane oprogramowanie do fakturowania jest kompatybilne z KSeF. W przypadku braku takiej kompatybilności konieczne może być dostosowanie istniejącego systemu lub wdrożenie nowego rozwiązania.

Wybierz sprawdzone oprogramowanie księgowe SKP® do obsługi KSeF. Czytaj więcej >

4. Nadanie uprawnień i dostępów

Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę KSeF w firmie i nadać im odpowiednie uprawnienia. W przypadku współpracy z biurem rachunkowym, przedsiębiorca może upoważnić biuro do odbierania faktur w jego imieniu.

5. Aktualizacja procedur wewnętrznych

Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji procedur wewnętrznych firmy, w tym zasad dotyczących wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur elektronicznych. Ważne jest również opracowanie procedur na wypadek awarii systemu KSeF.

6. Przeszkolenie pracowników

Pracownicy odpowiedzialni za wystawianie i przetwarzanie faktur powinni zostać przeszkoleni z obsługi KSeF oraz nowych procedur obowiązujących w firmie.

7. Przeprowadzenie testów i wdrożenie pilotażowe

Przed pełnym wdrożeniem KSeF zaleca się przeprowadzenie testów i wdrożenia pilotażowego, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo i zgodnie z nowymi wymaganiami.

8. Komunikacja z kontrahentami

Warto poinformować kontrahentów o planowanym przejściu na KSeF i ustalić zasady wymiany faktur w nowym systemie. W przypadku konieczności przesyłania dodatkowych dokumentów, należy ustalić alternatywne sposoby ich dostarczania.

9. Monitorowanie i dostosowywanie procesów

Po wdrożeniu KSeF należy regularnie monitorować działanie systemu i w razie potrzeby dostosowywać procesy w firmie, aby zapewnić ich efektywność i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Przygotowanie do obowiązkowego korzystania z KSeF wymaga zaangażowania i współpracy różnych działów w firmie. Wczesne rozpoczęcie prac wdrożeniowych pozwoli uniknąć problemów i zapewni płynne przejście na nowy system fakturowania.

Czy ten artykuł był pomocny?

Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.

Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź: