Wiedza i pomoc

Jak po 1 stycznia 2019 sporządzić kartę ewidencji czasu pracy?

Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Konieczność sporządzania Kart Pracy nie jest nowością, byliśmy do tej pory i jesteśmy nadal zobligowani do jej prowadzenia, jeżeli zatrudniamy chociaż jednego pracownika.

Na czym polega zmiana?

Nowe rozporządzenie usystematyzowało pewne nie do końca sprecyzowane zagadnienia z nią związane. Przede wszystkim karta ewidencji czasu pracy została wymieniona jako jeden z elementów zestawu dokumentów pracowniczych. Ponadto doprecyzowano też, jakie powinna zawierać dodatkowe elementy – i tak oprócz niej do zestawu trafiły także: dodatkowe wnioski, zgody i inne dokumenty.

Jeżeli chcesz wiedzieć jakie, a także jak po 1 stycznia należy prowadzić w programie SKP® karty ewidencji czasu pracy, przeczytaj poniższy artykuł.

Jakie informacje musi obowiązkowo zawierać karta ewidencji czasy pracy?

Choć rozporządzenie to nie zawiera co prawda wzoru takiej karty, to w odróżnieniu od poprzedniego, precyzuje już z jakich elementów musi się ona obowiązkowo składać. I tak, muszą się w niej pojawić informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 pkt. 1 lit. a rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Wszystkie te elementy zawiera już dostępna w programie SKP karta ewidencji czasu pracy znajdująca się z module: Płace > Karty Pracy.


Niezmienny pozostał fakt, że nadal będziemy prowadzić je indywidualnie dla każdego pracownika, ale od teraz będziemy zobowiązani wykazać w niej więcej informacji.

Dotychczas bowiem nie musieliśmy podawać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, wystarczyła tylko ilość godzin w poszczególnych dniach. Wpisywaliśmy wiec tylko 8 godzin plus ewentualne godziny nadliczbowe w formacie norma/nadliczbowe. I wyglądało to dotychczas tak:

Teraz zobowiązani jesteśmy do wykazania podziału czasowego pracy, bowiem stał się on elementem niezbędnym dokumentacji czasu pracy.

Uzupełnimy więc godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. 08:00 do 17:35) oraz określamy ilość czasu pracy zgodnie z normą i ewentualnie godziny nadliczbowe, np. 50% .

Dokonamy tego w zakładce Karty Pracy wybierając: Edytuj stojąc na konkretnym dniu.

Otrzymujemy możliwość podania zarówno przepracowanej normy oraz wyszczególnienia czasu pracy w godzinach porze nocnej, w niedzielę i święta, w dniach wolnych, czy też w godzinach nadliczbowych 50% i pozostałych nie wymienionych wyżej 100%.

Jeżeli w zakładce: Dane Osobowe > Edytuj > Czas pracy uzupełnimy normy czasu pracy, jak: nominalny czas pracy, standardowe godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz roczny wymiar urlopu wypoczynkowego przysługujący na dany rok, w tym urlopu na żądanie,

to program będzie mógł automatycznie wyliczyć czas przepracowany na podstawie wprowadzonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

I tak w pole: „Nominalny czas pracy w godz.” wprowadzimy ilość godzin pracy dziennie, zwykle nie przekracza 8h, np.:
– w przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat (8 godz. 5 dni w tygodniu) – wprowadzamy tu wartość 8
– w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu: np. 1/2 etatu (4 godz. dziennie) – wprowadzamy 4, natomiast w przypadku na 1/2 etatu (8 godz. ale co 2-gi dzień) – wprowadzamy wartość 8.

Wpisanie tu rocznego wymiaru urlopu wraz z dniami na żądanie służyć będzie kontroli zgodności ilości wpisanych w Kartach pracy wykorzystanych dni urlopu, w tym urlopu na żądanie.

Dla przypomnienia zgodnie z kodeksem Pracy wymiar urlopu wynosi obecnie:
– 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
– 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat,
choć w planach ministerstwa jest zrównanie wymiaru urlopu dla wszystkich do jednej normy 26 dni. W przypadku urlopu na żądanie – limit to 4 dni, wchodzące oczywiście w skład podstawowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Zwracamy jednak uwagę, że jeżeli pracownik wykorzystał już pracując w innej firmie jakąś część przysługującego mu rocznego wymiaru, wpiszemy tu wyłącznie taki wymiar, jaki przysługuje mu proporcjonalnie do zatrudnienia w naszej firmie, np. pracownik posiada uprawienia do 26 dni urlopu, w poprzednim zakładzie pracy wykorzystał 10 dni, jego limit na ten rok do wykorzystania w naszej firmie to więc 16 dni.

Dla większej kontroli nad przysługującym pracownikom urlopem, została wprowadzona również opcja automatycznego wyliczania liczby wykorzystanych, jak i pozostałych dni urlopu, w tym także na żądanie: (Dane osobowe > Opcje > Wykorzystanie urlopów) na konkretny dzień.


Dzięki czemu bez problemu będziemy mogli zweryfikować, ile danemu pracownikowi przysługuje jeszcze dni urlopu wypoczynkowego.

Ale wróćmy do edycji Karty pracy. Jeżeli chcemy, aby program automatycznie uzupełnił właściwe dane dotyczące przepracowanego czasu, na podstawie uzupełnionych w danych osobowych danych, możemy skorzystać z opcji: „Wylicz”:

Z uwagi na to, że ewidencjonowaniu powinny podlegać zarówno pełne, jak i niepełne godziny pracy, to w czasie przepracowanym wykażemy zarówno godziny, jak i odpowiednią liczbę minut.

Jeżeli więc w Danych Osobowych zostało określone, że nominalny czas pracy to 8 godzin od 08.00 do 16.00, a w danym dniu pracownik pracował od 08:00 do 17:30, po kliknięciu przycisku: „Wylicz” ogólny czas pracy zostanie wyliczony w wielkości 9,30 (9 godz. 30 minut), w tym 8,00 zostanie zakwalifikowane jako „norma”, a 1,30 (1 godz. 30 minut) „w nadliczbowych 50%”.

Aby program automatycznie przypisał wyliczony czas pracy w porze nocnej należy wejść w: Opcje > Pora nocna i podać godziny, na które przypada pora nocna. Zgodnie z Kodeksem Pracy obejmuje ona 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 i tak zostało to ustawione w programie. Ale jeżeli regulaminów wewnętrznych firm wynika inny przedział godzinowy, należy go tu uzupełnić.

Zdarza się, że pracodawca zobowiązuje pracownika do pozostania do jego dyspozycji poza ustalonymi godzinami pracy, czyli do odbycia tzw. dyżuru. Nowe rozporządzenie wymusiło oprócz podania wymiaru dyżuru, jak było dotychczas, wykazanie w ewidencji również podziału czasowego dyżuru oraz konieczność wskazania miejsca jego pełnienia. Nie chodzi tu jednak, by podać tu dokładny adres jego odbywania, a jedynie zasygnalizowanie jego miejsca.

Mamy wiec do dyspozycji jego dwa rodzaje:
DD – dyżur pełniony w miejscu wybranym przez pracownika (np. dom) oraz
DP – dyżur pełniony w miejscu pracy lub w innym wyznaczonym przez pracodawcę (np. miejsce pracy).

Kolejną ważna zmianą jest konieczność wykazania większego zakresu informacji dotyczących zwolnień od pracy oraz usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej nieobecności. Oprócz wskazania właściwego rodzaju, a mamy tu do dyspozycji takie jak :

– w zwolnieniach od pracy:
BL – badania lekarskie
SB – szkolenie bhp
PP – na poszukiwanie pracy
ZO – zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
OP – opieka nad zdrowym dzieckiem
SW – służba wojskowa
UO – urlop okolicznościowy
ZW – zwolnienie na wezwanie organów państwowych
ZB – zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań

– w usprawiedliwionych nieobecnościach:
CH – chorobowe
CD – chorobowe- opieka nad chorym dzieckiem
CR – chorobowe- opieka nad chorym członkiem rodziny
UW – urlop wypoczynkowy
– urlop na żądanie
UZ – urlop zaległy
UB – urlop bezpłatny
UM – urlop macierzyński
UR – urlop rodzicielski
WY – urlop wychowawczy
UJ – urlop ojcowski
UD – urlop dodatkowy
US – urlop szkoleniowy
WP – wyjście prywatne
NP – nieobecność usprawiedliwiona płatna
musimy podać jego wymiar.

W programie podajemy więc wymiar godzinowy, przyjmując, że jednej dzień to norma pracy, czyli np. 8 godzin, w przypadku ośmiogodzinnego czasu pracy.

Zmiany zaszły też w wykazywaniu dni wolnych od pracy, do tej pory wystarczyło oznaczyć dzień wolny, bez podawania jego rodzaju (mogliśmy więc np. wpisać „W” jako wolne i było to wystarczając). Teraz musimy wskazać dokładne oznaczenie tytułu ich udzielenia, odróżniające od siebie dni rozkładowo wolne, np.:

N – niedziela
S – sobota
Ś – święto
– wolne za pracę w święto
WS – wolne za pracę w sobotę
WN – wolne za pracę w niedziele
W5 – wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
WD – wolne za późny powrót z delegacji
WK – wolne za oddanie krwi
WH – dzień wolny harmonogramowy

Tu nie jest wymagany już jego wymiar.

Należy tu zaznaczyć, że przepisy nie określają symboli, które należy stosować przy wypełnianiu ewidencji czasu pracy. Stosowane skrótu muszą być jednakże czytelne zarówno dla osoby wypełniającej kartę, dla pracownika jak, a także organów kontroli.

Na karcie ewidencji czasu pracy można więc zamieścić legendę z opisem stosowanych symboli:
Wydruk > Opcje dodatkowe > Drukuj legendę:

W Podsumowaniu danego miesiąca czas nieprzepracowany wykazany będzie już w dniach:

by łatwiej zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i liczbę wykorzystanych dni np. urlopu, czy chorobowego.

Zwracamy również uwagę, iż urlop na żądanie i urlop wypoczynkowy jest wykazywany osobno, jednakże do kontroli wykorzystanych dni brana jest ich łączna suma.

Zatrudniający pracowników młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którzy w ramach tego przygotowania wykonują prace wzbronione młodocianym, a które są im dozwolone w celu nauki zawodu, musimy zgodnie z nowym rozporządzeniem wykazać informację o przepracowanym przez nich czasie pracy. Jeżeli zatrudniasz więc uczniów wypełnisz cześć: „Młodociani” i wpisujesz liczbę przepracowanych przez nich godzin:

Przypominamy, że zgodnie z Kodeksem Pracy czas pracy pracownika młodocianego:
– w wieku do 16 lat, nie może przekroczyć 6 godzin na dobę,
– natomiast powyżej 16 lat – nie może przekroczyć 8 godzin.

Karty pracy w programie SKP® możemy uzupełniać poprzez:
– edycję konkretnego dnia wybierając przycisk: Edytuj
– lub klikając dwa razy jakąkolwiek pozycję kolumny danego dnia.

Możemy znacznie przyspieszyć sobie pracę wprowadzania danych do tej ewidencji i od razu większy zakres dat korzystając z dostępnego w Opcjach automatycznego wprowadzania (Opcje > Ładowanie automatyczne).

Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania, karty pracy zostaną wstępnie uzupełnione, a Ty jako sporządzający ewidencję czasu pracy możesz tylko zmienić godziny niestandardowe.

Opcja ta jest też szczególnie przydatna, gdy np. pracownik przebywa przez dłuży okres na chorobowym, czy też urlopie macierzyńskim, wychowawczym. Wówczas dla całego okresu wstawione zostaną odpowiednie symbole nieobecności, w przypadku wymienionych wyżej rodzajów wypełnione zostaną ich symbole we wszystkie dni w danym miesiącu, łącznie z sobotami, niedzielami i świętami.

Taka szczegółowa ewidencja obejmuje większość pracowników – nie oznacza to jednak, że nie ma tu pewnych wyjątków. Uproszczoną jej wersję, czyli bez owych godzin pracy nadal będziesz trzeba prowadzić dla pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, dla tych, którzy zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz dla tych, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Załącznikiem do kart czasu pracy są również wioski o udzielenie czasu wolnego za przepracowanie godzin nadliczbowych czy też wnioski urlopowe dotyczące urlopu wypoczynkowego, na żądanie, macierzyńskiego, wychowawczego oraz zwolnienia.

Inne elementy dokumentacji ewidencji czasu pracy

Zgodnie z nowym rozporządzeniem oprócz nich mamy również obowiązek gromadzenia także innych elementów dokumentacji ewidencji czasu pracy, a mianowicie:

a) wniosków pracownika dotyczących:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat;
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty;
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy;
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta;
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy;
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

b) dokumentów związanych:
– ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy;
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

c) zgód:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsca pracy;
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

Brak ewidencji czasu pracy szkodzi pracodawcy

Pracodawco pamiętaj, za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, nawet jak zatrudniasz jednego pracownika, możesz zostać ukarany karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł – bowiem zgodnie z art. 281. pkt 6. Kodeksu Pracy jest to już kwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika!

Oczywiście wielkość owej kary uzależniana jest od rodzaju i skali przewinienia i decyduje o tym organ kontrolujący. Wiedz też, że prowadzenie listy obecności nie jest wystarczające, musisz wykazać przepracowany czas danego pracownika na jego indywidualnej karcie czasu pracy.

Z założenia bowiem karta ta ma służyć ustaleniu wynagrodzenie danego pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Na żądanie samego pracownika lub Inspekcji Pracy będziesz musiał ją im udostępnić.

Z uwagi na termin przedawnienia roszczeń pracowniczych ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana przez co najmniej 3 lata.

Sprawdź więc, czy w Twojej firmie prowadzona jest taka ewidencja oraz czy jest ona zgodna z obecnie obowiązującymi przepisami. Tylko posiadając aktualną wersję programu SKP® będziesz miał pewność, że będzie ona prawidłowa.

Zdjęcie:

Photo by Venveo on Unsplash