Choroba w firmie. Urlopy i świadczenia chorobowe w pigułce

Każdemu pracownikowi na czas niezdolności do pracy należy się świadczenie pieniężne. I to zarówno na czas niezdolności do pracy w wyniku własnej choroby pracownika jak i najbliższego członka rodziny pozostającego pod jego opieką. Warunek jest jeden: pracownik musi być objęty ubezpieczeniem chorobowymi i musi upłynąć określany przepisami okres wyczekiwania. Prawo to wynika z art. 92 Kodeksu Pracy. I tak, za pierwsze 33 dni jego nieobecności w danym roku przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, natomiast po tym okresie – zasiłek chorobowy.

Od tej zasady jest jednak pewien wyjątek, który dotyczy pracownika po 50. roku życia, w jego przypadku zasiłek przysługuje już od 15 dnia choroby. Pamiętaj też, że bierzemy tu po uwagę, wszystkie dni choroby pracownika w danym roku, także te u innego pracodawcy, a informację tą znajdziesz na świadectwie pracy z poprzedniego jego miejsca zatrudnienia. Zasiłek chorobowy wypłaca się maksymalnie przez 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została gruźlicą – nie dłużej niż przez 270 dni. Jeżeli po tym okresie pracownik nadal choruje, przysługiwać mu będzie świadczenie rehabilitacyjne. Natomiast zasiłek opiekuńczy przysługiwać będzie z tytułu sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8, chorym dzieckiem w wieku do lat 14 bądź innym chorym członkiem rodziny, ale nie dłuższy niż: 60 dni w ciągu roku kalendarzowego – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem zdrowym w wieku do lat 8 lub dzieckiem chorym w wieku do 14 lat lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – jeśli opieka dotyczy chorego dziecka w wieku powyżej 14 lat lub innego chorego członka rodziny.

Co to jest okres wyczekiwania?
Pamiętaj też, że istnieje coś takiego jak okres wyczekiwania, tzn. świadczenie będzie przysługiwało, gdy tylko upłynie wymagany okres 30 dni podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Przepis taki dotyczy ubezpieczenia obowiązkowego. Natomiast w przypadku ubezpieczenia chorobowego dobrowolnego (np. z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej lub umowy zlecenia), prawo to przysługiwać będzie po 90 dniach nieprzerwanego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Ale i tu jest pewien wyjątek – nie dotyczy on m.in. absolwentów szkół lub szkół wyższych, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do tego ubezpieczenia w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych oraz tych, których niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy.

Kto płaci zasiłek i jaka jest jego wysokość?
Wynagrodzenie chorobowe zawsze wypłaca pracodawca, natomiast o tym, kto wypłaci zasiłek chorobowy, decyduje wielkość ogólnego zatrudnienia. I tak, jeżeli zatrudniasz ponad 20 pracowników, to na Tobie jako właścicielu firmy spoczywać będzie obowiązek jego wypłaty, natomiast w przypadku niższego zatrudnienia, jego wypłatą zajmie się już ZUS.

W Polsce obowiązują 3 wysokości zasiłku:
• 80 % podstawy wymiaru,
• 70 % podstawy wymiaru za okres pobytu w szpitalu,
• w pewnych sytuacjach 100 % podstawy wymiaru.

Te ostanie należą się w przypadku zaistnienia ciąży lub gdy niezdolność do pracy powstała w wyniku wypadku w drodze do lub z pracy, a także w sytuacji, gdy pracownik, który chce zostać dawcą komórek tkanek, narządów i musi poddać się niezbędnym do tego badaniom lekarskich lub w celu ich pobrania. Osobną kategorią jest wypadek w pracy lub tzw. choroba zawodowa, wtedy również przysługuje mu 100% świadczenie, ale od pierwszego dnia jego nieobecności będzie to od razu zasiłek chorobowy i wypłacany on będzie z innego tytułu, bowiem z ubezpieczenia wypadkowego, a nie chorobowego.

Istnieją jednak przypadki, gdy wielkości te mogą być obniżone lub gdy świadczenie to w ogóle nie będzie wypłacone. A mianowicie, jeżeli pracownik nie dostarczy zwolnienia lekarskiego na druku ZUS ZLA w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, od 8 dnia jego nieobecności zasiłek chorobowy będzie obniżany o 25%, ale tylko w przypadku, gdy miało to miejsce z przyczyn dotyczących samego pracownika. Należy mieć na uwadze, że obniżka ta będzie dotyczyła wyłącznie zasiłku chorobowego. Wynagrodzenie nie może podlegać obniżce z tego powodu. Natomiast w przypadku choroby spowodowanej alkoholem, zasiłek chorobowy nie należy się za pierwsze 5 dni choroby, dopiero od 6 dnia jego nieobecności będziemy zobowiązani wypłacić mu zasiłek. Tak samo postąpisz, gdy niezdolność do pracy powstała w przypadku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez samego pracownika, lub gdy przeprowadzona kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia, do której ma prawo nie tylko ZUS, ale i pracodawca, ujawniła iż w tym czasie wykonywał on pracę zarobkową lub wykorzystywał je w sposób niezgodny z jego celem, np. przebywał na wakacjach.

Skąd będzie wiadomo z jaką chorobą mamy do czynienia?
Wyczytasz to z informacji na druku zwolnienia lekarskiego. Mogą to być takie kody jak:
Kod A – to niezdolność do pracy powstała po przerwie nieprzekraczającej 60 dni – spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą,
Kod B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży
Kod C – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu.
Kod D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą
Kod E – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Jak wyliczyć chorobowe?
W wyliczeniu świadczenia chorobowego pomocnym będzie Ci dostępny w programie SKP® w module.

Płace Kalkulator chorobowo – wypadkowy.
Chcesz wiedzieć jak jest one wyliczane? Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym pracownik zachorował. Natomiast jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, do podstawy przyjmujemy wszystkie miesiące faktycznego okresu zatrudnienia. Ale muszą to być pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, zatem odrzucimy miesiąc w którym pracownik zatrudniony został choćby 2-go dnia danego m-ca. Ale to nie wszystkie wyłączenia, jakie należy zastosować. Jeśli pracownikowi otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie, uzupełnienie wynagrodzenia polega na przyjęciu wynagrodzenia pracownika określonego w umowie o pracę lub innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy.

W przypadku, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne i nie przepracował pełnego okresu dni roboczych danego miesiąca, przy obliczaniu podstawy będziemy musieli wyłączyć wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. Natomiast wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował więcej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy, musimy uzupełnić do wielkości pełnego wynagrodzenia. Dlatego w tym drugim przypadku, gdy nasza firma jest płatnikiem świadczenia i gdy dana nieobecność pracownika spowodowana była chorobą, jako dni robocze przyjmujemy wielkość 30 dni, natomiast różnica pomiędzy tą wartością a dniami choroby, stanowić będą dni przepracowane. Uzupełnienie wartości dni przepracowanych i roboczych jest więc bardzo ważne, gdyż decydować będą one o uwzględnieniu lub nie danego wynagrodzenia w wyliczaniu chorobowego. Pamiętaj też, że dni urlopu wypoczynkowego traktowane są jako dni przepracowane.

Są też składniki wynagrodzenia, które do dalszych wyliczeń przyjmujemy w kwocie faktycznie wypłacanej bez uzupełnienia, są to np. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatki za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w warunkach uciążliwych. W kwocie faktycznie wypłaconej uwzględniamy także wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia.

Premie kwartalne i roczne
Premie wypłacane pracownikowi za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za dany miesiąc. Inaczej do chorobowego ujmiemy też wypłacone pracownikowi premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne lub roczne. Uwzględnia się je w podstawie wymiaru wynagrodzenia/zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 tych premii i innych składników wynagrodzenia, wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez okres krótszy niż te cztery kwartały, premie i inne składniki za okresy kwartalne lub roczne powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach lub roku, z których premia lub inny składnik kwartalny lub roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia.

Jakie składniki natomiast całkowicie wyłączymy z podstawy chorobowego?
W podstawie chorobowego nie uwzględnimy składników, do wypłaty których pracownik zachowuje prawa, pomimo swojej absencji. Będą to np.: wartość szczepień ochronnych pracowników, dofinansowania do kosztów wynajmu mieszkania przez pracownika, bony na święta, czy też jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika.
Od sumy wszystkich składników wynagrodzenia branego do wyliczeń odejmujemy % składek społecznych, nie zawsze będzie to jednak to pełen % składki obowiązującej w danym roku ( obecnie 13,71%). Wynika to bowiem z tego, iż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega ograniczeniu w roku kalendarzowym do trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok. Oznacza to, że składka na te ubezpieczenia jest pobierana tylko do czasu osiągnięcia tego pułapu. Wówczas obliczany jest średni wskaźnik potrąconej pracownikowi składki na ubezpieczenie społeczne za ten miesiąc, według wzoru poniżej:

składka chorobowa liczona jest od faktycznego wynagrodzenia + składka em. i rent. [limit roczny zawieszenia płacenia składek emerytalnych – suma wynagrodzeń sprzed m-ca przekroczenia] *11,26%) *100)/wynagrodzenie faktycznie otrzymane.

Od następnego miesiąca potrącana byłaby tylko składka na ubezpieczenie chorobowe.
Tak otrzymaną sumę dzielimy następnie przez odpowiednią liczbę miesięcy wynikającą z daty zatrudnienia np. liczby 12 w przypadku zatrudnienia > lub =1 rok.
W kolejnym kroku wyliczoną wyżej podstawę chorobowego pomnożymy przez właściwy % wymiaru wynagrodzenia, czyli 80%, 70% lub 100% . Wyliczamy następnie dzienne średnie chorobowe poprzez podzielone przez 30 dni wynagrodzenia chorobowego. W ostatnim etapie wyliczeń mnożymy dzienne średnie chorobowe przez ilość dni choroby.

Pamiętaj także, że podstawa wymiaru chorobowego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę i jeżeli z wyliczeń, wyjdzie Ci kwota niższa, zawsze musisz przyjąć wartość aktualnie obowiązującej najniższej krajowej.

Te wszystkie działania wykona za Ciebie kalkulator, jednakże wykona to na danych, które mu wykażesz, także ważne jest sprawdzenia, czy została określona data zatrudnienia pracownika w jego Danych osobowych , odpowiednie określenie rodzaju danego składnika wynagrodzenia, wpisanie lub pobranie kwot z roku poprzedniego oraz oznaczenie dni przepracowanych i roboczych w każdym miesiącu.

Gdy masz już wyliczone świadczenie chorobowe i podlega one wypłacie pracownikowi, należy wykazać je w Świadczeniach i przerwach z odpowiednim kodem , np. 331 w przypadku wynagrodzenia chorobowego, 313 – w przypadku zasiłki chorobowego lub 311 w przypadku zasiłku opiekuńczego. Od tak wyliczonego wynagrodzenia chorobowego potrącamy ubezpieczenie zdrowotne i podatek, natomiast w przypadku zasiłku obniżamy je wyłącznie o wielkość podatku dochodowego.

Kolejna choroba pracownika
W sytuacji, gdy pracownik ponownie zachorował, a od poprzedniego zachorowania nie upłynęło jeszcze 3 pełne miesiące, nie wliczamy podstawy od nowa, korzystamy z poprzednich wyliczeń, co oznacza, że do wyliczeń bierzemy 12 miesięcy wstecz, ale nie od obecnego miesiąca, a sprzed poprzedniego zachorowania.

Choroba na przełomie roku
W sytuacji, gdy pracownik zachorował w grudniu poprzedniego roku i choroba trwa nieprzerwanie w nowym roku, o rodzaju zastosowanego świadczenia decydować będzie rodzaj otrzymanego świadczenia na ostatni dzień poprzedniego roku kalendarzowego. Jeżeli było to wynagrodzenie chorobowe – to w nowym roku dalej będzie kontynuował ten rodzaj świadczenia w nowym roku, oczywiście do czasu upływu limitu 33 lub 14 dni, ale będzie to już nowy limit, nie są ważne dni wykorzystane w poprzednim roku. Natomiast w sytuacji, gdy w dniu 31 grudnia otrzymywał już zasiłek chorobowy , to w nowym roku również należy mu się od razu zasiłek do czasu przerwy w tym świadczeniu, nawet gdy będzie to 1 dzień przerwy do kolejnego zachorowania zastosujemy już wynagrodzenie chorobowe.

A co w sytuacji, gdy firma nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków?
Jeżeli zasiłek jest wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako płatnik składek musisz złożyć nie tylko otrzymany od pracownika oryginał druku zwolnienia ZUS ZLA, na którym umieszczasz informację o dacie wpływy zwolnienia oraz o trwaniu nadal ubezpieczenia, również zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3 – w przypadku pracownika lub ZUS Z-3a – w przypadku pozostałych ubezpieczonych. Informacje płacowe pobierane są automatycznie na podstawie danych wpisanych do kalkulatora zasiłkowego, natomiast pozostałe dane można wpisać do programu w odpowiednie pola interaktywnej deklaracji.

Na druku ZUS Z-3 wykażesz kwoty składników wynagrodzenia niepomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała nieprzerwana niezdolność do pracy. Nie uwzględnisz tu także kwot podlegających wyłączeniu z wyliczeń chorobowego, do których pracownik zachowuje prawo także za czas nieobecności spowodowanej chorobą, wymienione wyżej.
Nie zapomnij też o podaniu numeru konta bankowego pracownika, wówczas wyliczony zasiłek zostanie przekazany przelewem na wskazany rachunek.

Dokumentacja wypłaconych w firmie zasiłków
Zasiłki chorobowe wypłacane są na podstawie listy wypłat wynagrodzeń lub na podstawie listy płatniczej sporządzonej na druku ZUS Z-19, zaś każda wypłata zasiłku powinna być ewidencjonowana w karcie zasiłkowej na druku ZUS Z-17. Ewidencja ta może być również prowadzona w formie zapisu elektronicznego. Natomiast w przypadku zasiłku opiekuńczego jego wypłata odnotowywana jest dodatkowo na asygnacie zastępczej ZUS Z-7.

A co z chorobowym właściciela?
Właścicielowi, podobnie jak pracownikowi, przysługuje zasiłek w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej jego chorobą lub najbliższego członka rodziny pozostającego pod opieką pracownika. Musi być jednak spełniony jeden warunek. Jako prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą musisz terminowo opłacać dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, wówczas będziesz miał prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, ale dopiero po upływie 90 dni nieprzerwanego okresu tego ubezpieczenia. Nie musisz stosować okresu wyczekiwania jedynie w przypadku, gdy jesteś absolwentem szkoły lub studiów wyższych i przystąpiłeś do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu, bądź byłeś posłem lub senatorem i zostałeś również w ciągu owych 90 dni od ukończenia kadencji objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym lub też Twoja niezdolność do pracy jest spowodowana wypadkiem w drodze lub z do pracy lub w przypadku wypadku przy pracy. To samo dotyczy także zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, naliczeniem zasiłku chorobowego i jego wypłatą zajmuje się ZUS. Zasiłek chorobowy wypłacany może też być maksymalnie przez okres 182 dni lub 270 dni w przypadku chorych na gruźlicę.

Twoja niezdolność do pracy musi być potwierdzona zaświadczeniem wydanym przez lekarza na druku ZUS ZLA lub w postaci elektronicznego zwolnienia. Składasz je do właściwego oddziału ZUS wraz z drukiem ZUS Z-3b. Pamiętaj, też że musisz dostarczyć je w ciągu 7 dni od daty wystawienia zwolnienia, w przeciwnym razie Twoje świadczenie zostanie obniżone o 25%. Oczywiście dotyczy to tylko papierowej formy zwolnienia, w przypadku elektronicznego jego wystawienia, trafia ono automatycznie do bazy ZUS i w tym wypadku z dostarczenia ZUS Z-3b nie musisz się już tak spieszyć. Podasz w nim swój numer rachunku bankowego, na który ZUS prześle kwotę zasiłku. Pamiętaj jednak, ze nie powinien to być rachunek firmy. Wiedź też, że na wypłatę tego świadczenia ZUS na 30 dni liczone od daty otrzymania w/w dokumentów.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego ZUS uwzględni kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. W sytuacji, gdy właściciel zachorował w pierwszym miesiącu kalendarzowym opłacania swojego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru jego zasiłku chorobowego będzie stanowić najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku. Podobnie jak w przypadku pracownika, będzie to średnia z 12 miesięcy poprzedzających zachorowanie i że otrzymasz 80% tak wyliczonej podstawy lub 100% , jeżeli Twoja niezdolność do pracy przypada na okres ciąży. Jeden dzień choroby to 1/30 tej kwoty i mnożysz ją przez ilość dni choroby. Wiedź też że ZUS potraci Ci od razu zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18%.

W miesiącu choroby masz prawo pomniejszyć wielkość podstawy ubezpieczenia społecznego adekwatnie do przepracowanego okresu. Nie dotyczy to jednak ubezpieczenia zdrowotnego, gdyż ta składka jest niepodzielna i musisz zapłacić ją w pełnej wysokości.

Jak to rozliczyć w programie SKP? W module Płace i ZUS w części ” Świadczenia i przerwy” z kodem 313 w przypadku zasiłku chorobowego lub 311 w zasiłku opiekuńczym wykazujesz przerwę, ale pamiętaj nie wpisujesz już ilości dni choroby, by prawidłowo wykazać wartości na druku ZUS RSA. ZUS wypłaci Ci należne świadczenie, ale rozliczysz się z tego przychodu dopiero w zeznaniu rocznym. Nie uwzględniasz otrzymanych świadczeń w rozliczeniach zaliczek miesięcznych czy kwartalnych.

I na koniec ostrzeżenie!
Pamiętaj, też że będąc na zwolnieniu nie możesz wykonywać pracy zarobkowej, nie możesz więc np. wystawiać faktur, zamawiać dostawy towarów, czy też sprzedawać żadnych produktów w Internecie, nawet jak będziesz wykonywał to z domu. Jeżeli ZUS w wyniku kontroli dopatrzy się, że nadal świadczysz pracę lub wykorzystujesz zwolnienie niezgodnie z jego przeznaczeniem, np. przebywasz na urlopie, może zawiesić wypłatę zasiłku lub zobowiązać Cię do jego zwrotu wraz z należnymi odsetkami.
Pamiętaj!

W roku 2018 obowiązkowo stosujemy nowe wzory druków ZUS Z-3, 3a, oraz 3b. Aby móc sporządzać informacje do ZUS na tych drukach, musisz korzystać z aktualnej wersji SKP® 18.1.Sprawdź już dziś, czy posiadasz aktualną Opiekę Serwisową. Jeżeli nie – skontaktuj się z naszym BOK: tel. 76 854 79 58 lub skp@formsoft.pl i bądź na bieżąco.

Autor:

Ewelina Mandziuk

Specjalista ds. finansów