Wiedza i pomoc

Świadczenia urlopowe

Uwaga! Zwracamy uwagę, że przedstawione tu porady to jedynie instrukcja i należy ją dostosować do swoich potrzeb.

Wynagrodzenie urlopowe

Zgodnie z art. 152 KP pracownikowi przysługuje prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, za który przysługuje mu wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 KP).

Aby w programie SKP wyliczyć przysługujące za ten okres wynagrodzenie można skorzystać z „Kalkulatora urlopowego” znajdującego się w oknie edycji płac w zakładce Płace i ZUS.

Po jego wybraniu wyskakuje okno „Kalkulator urlopowy”. Na początku określamy rodzaj świadczenia – zaznaczając: Wynagrodzenie urlopowe

Określamy Datę urlopu od i do oraz wartość godzinową tego urlopu.

Zasady wyliczeń reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Rozpoczynamy od wyznaczenia postawy jego wymiaru.

W/w rozporządzenie zawiera katalog składników wynagrodzenia, które pomija się przy obliczaniu świadczenia urlopowego. A są to:

1. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2. wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3. nagrody jubileuszowe,
4. wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5. ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
6. dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
8. nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9. odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
10. wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy

Tych składników nie bierzemy pod uwagę, natomiast powinny znaleźć się tu zarówno składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy lub liczby przepracowanych w danym miesiącu godzin, np. prowizyjne, godzinowe, akordowe.

Do stałych składników zaliczymy więc zarówno miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, jak i:
• dodatek funkcyjny,
• dodatek stażowy,
• dodatek za szkodliwe warunki,
• a także stała miesięczną premię regulaminową.

W pozycji „Wynagrodzenie stałe w miesiącu V” wpisujemy więc wynagrodzenie brutto w kwocie należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystania urlopu.

Nie uwzględniamy tu składników wypłaconych jednorazowo lub takich, które należały się za czas niewykonywania pracy, np. wynagrodzenia za czas postoju, choroby, czy zasiłku chorobowego.

I określamy łączną liczbę godzin pracy w miesiącu urlopu, ile pracownik przepracowałby gdyby nie korzystał z urlopu.

Drugą grupę składników wynagrodzenia, które wymienia rozporządzenie, to składniki zmienne, przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Zaliczymy do nich wynagrodzenia określone w stawce godzinowej, akordowej, prowizyjnej, premie jako wartość procentową od tego wynagrodzenia, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, czy też np. premie za oszczędność paliwa.

Składniki te uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Jeżeli ich wysokość ulega znacznym wahaniom, mogą być one wzięte do podstawy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W takim wypadku zaznaczamy, iż składniki te wyliczane będą z 12 miesięcy.

W naszym przykładzie pozostaniemy jednak, przy standardowo używanych 3 miesiącach do obliczeń.

W kolejnym kroku należy więc wpisać łączną sumę z 3 miesięcy poprzedzających urlop, wynagrodzeń inne niż stałe, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc.

Nasz pracownik oprócz stałego wynagrodzenia w wysokości 2.500 zł otrzymuje również premie regulaminowe, które wynoszą od 5 do 15% wynagrodzenia zasadniczego. W okresie od marca do maja 2018 r. wyniosły one odpowiednio: 250 zł, 125 zł, 375 zł.

W maju pracownik chorował 2 dni, a więc opuścił 16 godzin pracy. W marcu natomiast przepracował 10 godzin nadliczbowych, za które otrzymał 50% dodatek w wysokości 78,20 zł oraz normalne wynagrodzenie za te godziny w kwocie 164,10 zł. Do kwoty 750 zł dodajemy więc za pomocą kalkulatora kwotę 78,20 zł oraz 164,10 zł.

Razem więc daje to podstawę w kwocie 992,30 zł zmiennych składników.

W kolejnym kroku należy określić ilość godzin, które pracownik przepracował faktycznie w danym okresie. Bierze się tu pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a więc również godziny nadliczbowe, dyżuru, godziny przepracowane w niedziele, święta i w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Odejmuje się natomiast godziny nieprzepracowane, choćby nawet przysługiwało za nie wynagrodzenie, np. chorobę.

W powyższym okresie pracownik zatrudniony na pełen etat przepracował łącznie 498 godzin:
• w marcu – (wymiar 168 godzin),
• w kwietniu – 160 godzin (wymiar czasu pracy w kwietniu wyniósł 176 godzin – 16 godziny choroby),
• w maju – 170 godzin (wymiar czasu pracy w maju wyniósł 160 godzin + 10 nadgodzin).

W oknie „Ilość godzin faktycznie przepracowanych” wpisujemy wiec wartość 498 godzin.

Program wyliczył stawkę dzienną wynagrodzenia urlopowego.

Ze składników stałych: 2500 zł : 160 = 15,63, natomiast ze składników zmiennych 992,30 zł: 498 godzin = 1,99 zł, co daję łącznie 17,62.

Zatem wynagrodzenie urlopowe w tym przypadku za 24 godziny urlopu wyniesie 422,88 zł (17,62*24)

Za pomocą przycisku „Wstaw do świadczeń

wyliczone wynagrodzenie zostanie umieszczone na liście Składników wynagrodzenia.

Uwaga! Kalkulator nie zapamiętuje wyliczonych wartości, dlatego by w przyszłości wiedzieć, z jakich kwot były wyliczane świadczenie, należy dokonać wydruku.

W kolejnym kroku pojawi się okno Składników wynagrodzenia, z listy należy wybrać standardowo używany składnik wynagrodzenia.

Następnie zaakceptować, wybierając [OK].

Wyliczone wynagrodzenie urlopowe zostanie wstawione do pozycji „Składniki wynagrodzenia”

Uwaga! Można dodać kolejny składnik wynagrodzenia lub zmodyfikować istniejący, otwierając „Słownik składników wynagrodzeń” (klikając na pozycję „kod”), wpisując indywidualną nazwę w pozycji „opis własny”, np. „wynagrodz. urlopowe”.

Pozostaje wyliczyć pozostała wartość wynagrodzenia, przysługującą za przepracowaną cześć miesiąca, jako różnicę wartości wynagrodzenia urlopowego od składników stałych a wynagrodzenia stałego (np. 2500 -15,63*24 = 2124,88) i wpisać tę wartość w składnikach wynagrodzenia.

Można również nie przeliczać kwoty stałego wynagrodzenia, przyjmując od razy w składnikach wynagrodzenia pełną kwotę, a w „Kalkulatorze urlopowym” dokonać przeliczeń wyłącznie składników zmiennych. W takim wypadku pole z cz. 1 należy pozostawić puste.

Uwaga! Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premie kwartalne, czy roczne nie wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, ponieważ wypłaca się je w przyjętych terminach wypłaty tych składników.

Urlop na przełomie 2 miesięcy

W przypadku urlopu na przełomie dwóch miesięcy np. od 25 kwietnia do 5 maja, w drugim miesiącu urlopu czyli w maju, należy sięgnąć do podstawy wyliczonej w kwietniu.

Dlatego też mimo że w oknie mowa będzie o wynagrodzeniu stałym m-ca maja, wpisać należy wartość właściwą dla m-ca kwietnia.

Dotyczy to także zmiennych składników trzech wcześniejszych miesięcy liczonych od miesiąca rozpoczęcia urlopu, czyli kwietnia.

Warto więc, by wiedzieć, jakie wartości wyliczeń były stosowane, wydrukować wyliczone zestawienie.

Ekwiwalent urlopowy

Ekwiwalent pieniężny jest świadczeniem ze stosunku pracy wypłacanym w związku z rozwiązaniem, wygaśnięciem stosunku pracy lub śmiercią pracownika, w przypadku gdy nie ma już możliwości wykorzystania go w naturze.

Dniem wypłaty ekwiwalentu powinien być ostatni dzień zatrudnienia albo dzień wygaśnięcia umowy o pracę.

Ekwiwalent oblicza się według tych samych zasad, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, z pewnymi jednak modyfikacjami.

Określamy, z jakiego okresu wyliczać składniki zmienne, systemowo zaznaczone 3 miesiące.

Określamy okres i ilość godzin niewykorzystanego urlopu, jeżeli nie jest możliwe określenie zakresu dat urlopu, pole to można pozostawić puste.

W naszym przykładzie pracownikowi pozostało do wykorzystania 40 dni urlopu, czyli 320 godzin.

Określamy również ilość godzin normatywnych w ramach jednego dnia do przepracowania, np. 8:

Ważną wartością, jaka musi być określona do wyliczeń ekwiwalentu, jest wielkość etatu, którą określamy w Danych Osobowych pracownika:

Ustalamy więc średnią miesięczną podstawę jego wymiaru.

W tym celu wpisujemy stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia ze świadczenia pracy.

Określamy zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wpisujemy więc sumę tych składników za ostatnie 3 miesiące.

Przyjmijmy dla przykładu, iż pracownik otrzymał wynagrodzenie zmienne w maju – 2104,75, w czerwcu – 2334,85, a lipcu 1480,67. Wpisujemy więc łączną kwotę 5910,27

Określamy liczbę dni pracy, za które wpisane wyżej wynagrodzenie przysługiwało

oraz liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy w tym okresie :

Wielkości te, jeżeli będą różne, będą świadczyć o nieprzepracowaniu pełnego okresu przez pracownika i będą podlegały dopełnieniu do podstawy.

W kolejnym kroku, w odróżnieniu od wynagrodzenia urlopowego, uwzględniamy składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, czyli wypłacone w okresie ostatnich 12 miesięcy premie kwartalne, roczne.

Pracownik otrzymał 4 premie kwartalne w łącznej wysokości 1200 zł

Program dokonuje stosownych przeliczeń i uwzględnia w postawie wymiaru:
a) sumę stałych składników:

b) średnią wielkość uzupełnionych składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż 1:

c) przeciętną wysokość składników zmiennych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc:

Następnie wyliczana jest stawka dzienna, po uwzględnieniu tzw. współczynnika ekwiwalentu, którego wielkość została określona w punkcie System – Parametry. W 2015 r. wielkość ta wynosi 21.

W kolejnym kroku program wyliczy stawkę godzinową :

oraz wartość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop:

Za pomocą przycisku „Wstaw do świadczeń”

wyliczone wynagrodzenie zostanie umieszczone na liście Składników wynagrodzenia.

Uwaga! Kalkulator nie zapamiętuje wyliczonych wartości, dlatego by w przyszłości wiedzieć, z jakich kwot były wyliczane świadczenie, należy dokonać wydruku.

W kolejnym kroku pojawi się okno Składników wynagrodzenie, z listy należy wybrać standardowo używany składnik wynagrodzenia

Następnie zaakceptować, wybierając [OK].

Wyliczone wynagrodzenie urlopowe zostanie wstawione do pozycji „Składniki wynagrodzenia”

Uwaga! Można dodać kolejny składnik wynagrodzenia lub zmodyfikować istniejący, otwierając „Słownik składników wynagrodzeń” (klikając na pozycję „kod”), wpisując indywidualną nazwę w pozycji „opis własny”, np. „ekwiwalent”.