Wiedza i pomoc

Chorobowe

Uwaga! Zwracamy uwagę, że przedstawione tu porady to jedynie instrukcja i należy ją dostosować do swoich potrzeb.

Uruchamiając kalkulator chorobowo-zasiłkowy użytkownik sam decyduje o nabyciu prawa danego ubezpieczonego do wypłaty świadczenia (minął już odpowiedni okres wyczekiwania).

Wypłata zasiłków

O tym, czy dana firma uprawniona jest do wypłaty zasiłków, czy też nie, decyduje oznaczenie dokonane w Opcje – Dane Płatnika.

Dane płacowe pracownika

Aby prawidłowo ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego należy wprowadzić dane płacowe pracownika, dla którego ustala się wynagrodzenie.

Dane roku bieżącego wprowadzamy bezpośrednio do Płac i ZUS – Popraw.

Ważne do wyliczeń świadczenia chorobowego jest wskazanie:
• Kwoty osiągniętego wynagrodzenia,
• Dni roboczych,
• Dni przepracowanych,
• Odpowiedni wybór oznaczenia kolumny B.

Uwaga! W liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować, nie uwzględnia się dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. W przypadku wystąpienia urlopu wypoczynkowego – w ilości dni przepracowanych należy wpisać łączną liczbę dni pracy i dni urlopu wypoczynkowego.

Kolumna B

Kolumna B określa, który składnik wynagrodzenia ma być brany do wyliczania podstawy świadczeń chorobowych, a który nie oraz w jakiej postaci i w którą trafią rubrykę zaświadczenia ZUS Z 3.

Po rozwinięciu listy są do wyboru:
ND – nie dotyczy – dany składnik nie jest brany do wyliczeń,
MS – miesięczne stałe – wynagrodzenie zasadnicze wypłacone, stałe co miesiąc, choć podlega zmniejszeniu w czasie choroby,
MZ – miesięczne zmienne – składnik uzależniony od przepracowanych dni, pomniejszony proporcjonalnie,
MF – miesięczne faktyczne – składnik przyjmowany w kwocie faktycznie wypłaconej,
K – kwartalne – składnik wynagrodzenia wypłacany za okresy kwartalne ,np. premia kwartalna
R – roczne – składnik wynagrodzenia wypłacany za okresy roczne, na przykład „trzynastka”,
I – inne – składnik wynagrodzenia wypłacany za dany okres, na przykład półrocze.

Kalkulator zasiłkowo-chorobowy

Jeżeli z daty zatrudnienia wynika, iż pracownikowi przysługuje 12 miesięczny okres podstawy chorobowego, dane płacowe za rok poprzedni należy uzupełnić w samym Kalkulatorze Chorobowym.

Można to zrobić na 2 sposoby:
Ręcznie – wpisując dane płacowe do odpowiednich miesięcy cofając się we wcześniejsze zakładki w kalkulatorze lub
Automatycznie – jeżeli płace w roku poprzednim były prowadzone na programie SKP można skorzystać z możliwości automatycznego ściągnięcia danych, poprzez wskazanie folderu , w którym znajdują się dane firmy o takiej samej nazwie folderu za ubiegły rok.

Zaktualizować dane za zeszły rok można przy pierwszym wejściu do Kalkulatora chorobowego, wówczas pojawi się okno do wprowadzenia danych lub po jego otworzeniu poprzez przycisk [Uzupełnij dane z zeszłego roku]

Wybór zatwierdzamy przyciskiem [OK].

Program przeszukuje dane i wyszukuje pracowników po numerze PESEL oraz imieniu i nazwisku.

Gdy pracę z programem rozpoczęto później należy brakujące miesiące uzupełnić ręcznie, pamiętając o uzupełnieniu kolumny B oraz dni przepracowanych i roboczych.

Wykazanych jest tu 12 miesięcy wstecz od miesiąca, w którym aktualnie znajdujemy się w edycji wynagrodzenia.

Uwaga! Ilość miesięcy branych do obliczeń uzależniona jest od daty zatrudnienia pracownika. Jeżeli z daty tej wynika, iż dana osoba zatrudniona jest w naszej firmie co najmniej 12 pełnych miesięcy kalendarzowych lub data ta, nie została wpisana w ogóle w Danych Osobowych, wówczas to ostatnie 12 miesięcy stanowi okres wyliczeń.

Uwaga! Możliwy jest przypadek, w którym miesiąc końcowy nie będzie miesiącem poprzednim w stosunku do aktualnie wybranego w edycji wynagrodzeń. Sytuacja taka ma miejsce gdy przerwa pomiędzy zachorowaniami nie przekracza 3 miesięcy kalendarzowych. Wówczas program korzysta z wyliczeń poprzedniej choroby.

Rodzaj świadczenia chorobowego

Następnym krokiem jest określenie rodzaju świadczenia chorobowego:

Do wyboru mamy:

Choroba pracownika – wyliczane będzie tu wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy – kod świadczenia 331 lub 313,
Przy chorobie pracownika wymiar wynagrodzenia może wynosić:
• 70%,
• 80%,
• 100%.

Świadczenie rehabilitacyjne – kod świadczenia 321,
Przy świadczeniu rehabilitacyjnym wymiar wynagrodzenia może wynosić:
• 75%,
• 90%,
• 100%.
Świadczenie rehabilitacyjne podlega dodatkowo waloryzacji, jeżeli wskaźnik waloryzacji ogłoszony przez ZUS jest większy niż 100%.

Zasiłek opiekuńczy – kod świadczenia 312.
Przy zasiłku opiekuńczym wymiar wynagrodzenia wynosi 80%.

Wypadek – praca – kod świadczenia 313 lub 314.
Wymiar świadczenia wynosi 100%

Zwracamy uwagę, iż świadczenie to dotyczy niezdolności do pracy wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, wówczas trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby (kod 313). Gdy niezdolność do pracy będzie trwała dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi od 34 dnia będzie przysługiwał zasiłek chorobowy (kod 314).

Okres absencji pracownika

Następnie wprowadzamy okres absencji pracownika. Daty od i do można wprowadzić ręcznie lub za pomocą kalendarza dostępnego po prawej stronie pól.

Kod choroby

Wybieramy odpowiedni Kod literowy choroby widniejący na zaświadczeniu lekarskim:
Kod A – Oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni – spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą,
Kod B – Oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży, przysługuje z tego tytułu 100% wymiaru świadczenia,
Kod C – Oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu. W przypadku zaznaczenia kodu C wynagrodzenie / zasiłek wyliczany będzie za okres powyżej 5-tego dnia choroby, za wcześniejsze dni wypłata nie przysługuje,
Kod D – Oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą,
Kod E – Oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby,
Kod „pusty” – Często na zwolnieniach brak jest stosownej informacji, kod ten stosowny jest do tzw. „zwykłych” chorób.

Dotychczasowe dni choroby

W pole Dotychczasowe dni choroby w bieżącym roku automatycznie wprowadzana jest ilość dni choroby w bieżącym roku.

Dane są podciągane z części „Świadczenia i przerwy” pole „od – do” w Płace i ZUS.

Pole to nie jest edytowalne. Wszelkie modyfikacje tych wartości dokonujemy bezpośrednio poprzez przycisk [Popraw] w odpowiednim miesiącu.

Uwaga! Jeżeli z daty zatrudnienia danego pracownika wynika, iż nie pracował w naszej firmie od początku obecnego roku, np. data zatrudnienia wpisana w Danych Osobowych to 02.05. danego roku pojawia się dodatkowe pole Dni choroby u innego pracodawcy.

W rubrykę tę wpisujemy ilość dni choroby pracownika z innych miejscu pracy, poprzedzających zatrudnienie w naszej firmie w danym roku kalendarzowym.

Obniżenie zasiłku chorobowego

W przypadku zasiłku chorobowego, gdy dostarczono zwolnienie po upływie 7 dni, obniża się kwotę do wypłaty liczonej od dnia 8 (za pierwszych 7 dni – pełna wysokość zasiłku, a od 8 dnia 25% mniej od kwoty zasiłku).

Aby program uwzględnił obniżony zasiłek należy zaznaczyć Obniż zasiłek chorobowy pole znaczkiem ∨. Pole to jest edytowalne – można wprowadzić dowolną kwotę obniżenia. Na chwilę sporządzania tej instrukcji pozycja ta wynosi 25%.

Pierwszy rok pracy

W przypadku pracowników, dla których praca w obecnej firmie jest pierwszym miejscem zatrudnienia, należy zaznaczyć pole Pierwszy rok pracy, co jest szczególnie ważne, gdy pracownik nie osiąga wynagrodzenia równego najniższemu wynagrodzeniu.

Informacja ta stanowi podstawę do zaokrąglenia wyliczeń świadczenia chorobowego do kwoty najniższego wynagrodzenia adekwatnie do wymiaru pracy.

Wyliczenie świadczenia chorobowego

Po określeniu wskazanych wyżej informacji program przystępuje do wyliczenia świadczenia chorobowego.
Na dole okna znajduje się wyliczenie należnych świadczeń.

Można tu zobaczyć następujące wartości:

Suma wynagrodzeń
Od kwoty wynagrodzenia o oznaczeniu kolumny B innym niż ND odjęto adekwatną do danego roku kwotę składek społecznych finansowanych przez pracownika, wpisanych w ujęciu procentowym w pozycji „% składki”, następnie wynik został zsumowany.

Uwaga! Nie zawsze będzie to pełen % składki obowiązującej w danym roku ( w 2010 – 13,71%) bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega ograniczeniu w roku kalendarzowym do trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok. Oznacza to, że składka na te ubezpieczenia jest pobierana tylko do czasu osiągnięcia tego pułapu.

Wówczas obliczany jest średni wskaźnik potrąconej pracownikowi za ten miesiąc składki na ubezpieczenie społeczne – ŚWS :

(skł. chorobowa liczona jest od faktycznego wynagrodzenia + skł. em. i rent. [limit roczny zawieszenia płacenia składek emerytalnych – suma wynagrodzeń sprzed m-ca przekroczenia] *11,26%) *100)/wynagrodzenie faktycznie otrzymane.

Od następnego miesiąca potrącana jest już tylko składka na ubezpieczenie chorobowe.

Uwaga! W przypadku, gdy w okresie, z którego wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nie przepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy:

• Wyłącza się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy
• Przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował więcej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Uwaga! Premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne lub roczne uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia/zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 tych premii i innych składników wynagrodzenia, wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez okres krótszy niż cztery kwartały poprzedzające powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy kwartalne lub roczne powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach lub roku, z których premia lub inny składnik kwartalny lub roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia.

Podstawa chorobowego
Podzielna przez odpowiednią liczbę miesięcy wynikającą z daty zatrudnienia suma wynagrodzeń, np. 12 dla zatrudnienia powyżej lub równego rok.
Wynagrodzenie chorobowego
Podstawa chorobowego pomnożona o właściwy % wymiaru wynagrodzenia,
Dzienne średnie chorobowe
Wynagrodzenie chorobowe podzielone przez 30 dni
Ilości dni choroby
Wynika z daty wpisanej w polu „Pracownik nieobecny od..do”,
Wynagrodzenie, zasiłek chorobowy
Dzienne średnie chorobowe pomnożone przez ilość dni choroby
Wynik działań prezentowany jest w raporcie uruchamianym za pomocą klawisza [Drukuj raport].

Jest to operacja zalecana, gdyż po zamknięciu okna kalkulatora chorobowo-zasiłkowego informacje o wyliczeniu wynagrodzenia/zasiłku zostaną utracone.

Następnym krokiem poprzez przycisk [Wstaw do świadczeń] jest wprowadzenie wyliczeń świadczeń do zakładki Płace i ZUS w pozycji „Świadczenia i przerwy”.

Dalsze postępowanie programu uzależnione jest od zaznaczenia w Danych Płatnika, uprawnień do wypłaty zasiłków.

Firma nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków

Po upływie 33 dni choroby w danym roku (14 dni dla pracowników powyżej 50 roku życia), zasiłek chorobowy wykazywany jest w postaci przerwy (bez kwoty).

Od wynagrodzenia chorobowego pobierane jest składka zdrowotna oraz podatek dochodowy.

Deklaracja RSA prezentuje się wówczas następująco (Płace i ZUS -Wydruk – Deklaracja RSA):

Zaświadczenia do ZUS dla firm nie wypłacających zasiłków, gdy ZUS przejmuje wypłatę świadczeń, dostępne w Płace i ZUS – Wydruk to druki:
ZUS Z-3 – Druk ZUS Z-3 stosuje się w przypadku pracowników (typ P).
ZUS Z-3a – Druk ZUS Z-3a stosuje się w przypadku pozostałych ubezpieczonych (np. typ UZ, UD, X, Y ).

Informacje płacowe pobierane są automatycznie na podstawie danych wpisanych do kalkulatora zasiłkowego, natomiast pozostałe dane można wpisać do programu w odpowiednie pola interaktywnej deklaracji:

Do druku ZUS Z-3 przechodzą dane dotyczące faktycznie wypłacanych wynagrodzeń, nie podlegają one uzupełnieniom.

Firma jest uprawniona do wypłaty zasiłków

Za pierwsze 33 dni choroby w danym roku (14 dni dla pracowników powyżej 50 roku życia) wypłacane jest wynagrodzenie chorobowe. Za kolejne dni przysługuje już zasiłek chorobowy.

Wynik działań prezentowany jest w raporcie – przycisk Wydruk raportu wyliczenia chorobowego:

Po wstawieniu do świadczeń, widnieją dwa wpisy z kodem 331 – wynagrodzenie chorobowe i 313 zasiłek, podany jest zakres:

Od wynagrodzenia chorobowego pobierane jest składka zdrowotna oraz podatek dochodowy.

Natomiast od zasiłku wyłącznie podatek dochodowy.

Sporządzając wydruk ZUS 17 otrzymujemy zestawienie, wszystkich wypłacanych świadczeń, jednakże tylko zasiłki są wykazane tu w postaci kwotowej:

Część informacji wyliczanych przez program jest wypisanych automatycznie (od 1 do 11), resztę należy uzupełnić ręcznie (12-16).

Uwaga! Wynagrodzenie za przepracowaną przez pracownika część miesiąca, należy wyliczyć samodzielnie, poza programem i wpisać w cz. Składniki Wynagrodzenia.