Zwolnienie z KSeF – kto nie musi z niego korzystać? Wyjątki i sytuacje szczególne

2025-04-30

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma na celu ujednolicenie procesu wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Jednakże, istnieją określone sytuacje i grupy podmiotów, które są zwolnione z obowiązku korzystania z tego systemu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze wyjątki:

1. Rolnicy ryczałtowi

Rolnicy ryczałtowi, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji oraz składania deklaracji VAT. W przypadku sprzedaży produktów rolnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie mają obowiązku dokumentowania transakcji fakturą ani paragonem. Jeśli jednak sprzedaż odbywa się w odrębnych, stałych miejscach poza obrębem gospodarstwa, może zaistnieć konieczność wystawienia rachunku lub umowy sprzedaży.

2. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych (konsumentów)

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie podlegają obowiązkowi przesyłania przez KSeF. W takich przypadkach faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF.

3. Podmioty zagraniczne bez siedziby w Polsce

Podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski są zwolnieni z obowiązku korzystania z KSeF. Jeśli jednak posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji, również nie są zobowiązani do korzystania z systemu.

4. Procedury szczególne

Podatnicy korzystający z procedur szczególnych, takich jak procedura nieunijna dotycząca niektórych usług (OSS dla podmiotów z krajów trzecich, np. świadczących usługi TBE), sprzedaż na odległość towarów importowanych czy międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób, czy też procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS dla dostawców z krajów trzecich) są wyłączeni z obowiązku korzystania z KSeF.

5. Faktury uproszczone i paragony z NIP

Faktury uproszczone, których wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro, oraz paragony fiskalne z NIP do tej kwoty, nie muszą być przesyłane przez KSeF. Jednakże, od 1 stycznia 2025 roku, takie dokumenty nie są już uznawane za faktury VAT, co oznacza konieczność ich wystawiania w pełnej formie.

6. Sytuacje nadzwyczajne i awarie systemu

W przypadku awarii systemu KSeF lub sytuacji nadzwyczajnych, takich jak klęski żywiołowe czy inne zdarzenia uniemożliwiające korzystanie z systemu, podatnik może wystawić fakturę poza KSeF. W takim przypadku, faktura musi zostać przesłana do systemu w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uniemożliwiającej jej wcześniejsze przesłanie.

Podsumowanie

Chociaż KSeF wprowadza obowiązek wystawiania faktur w określony sposób, istnieją wyjątki, które pozwalają niektórym podmiotom na korzystanie z dotychczasowych metod dokumentowania transakcji. Ważne jest, aby każdy przedsiębiorca zapoznał się z obowiązującymi przepisami i określił, czy i kiedy będzie zobowiązany do korzystania z KSeF.

Czy ten artykuł był pomocny?

Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.

Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź: