W dobie cyfryzacji procesów księgowych, Krajowy System e-Faktur staje się kluczowym narzędziem dla przedsiębiorców i…
Warianty współpracy Biura Rachunkowego z Klientem w KSeF
Data ostatniej edycji: 2026-03-10 Data dodania: 2025-12-29
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w codziennej pracy biur rachunkowych ostatnich lat. Nowe obowiązki wymagają nie tylko dostosowania narzędzi, ale także elastycznego podejścia do współpracy z Klientami, których poziom zaangażowania w procesy księgowe bywa bardzo zróżnicowany. Dlatego, w zależności od tego, czy Ty jako Biuro chcesz mieć dostęp do KSeF swojego Klienta, czy wolisz, by pozostał on po jego stronie, w Formsoft SKP® przygotowaliśmy 3 warianty współpracy Biura z Klientem. Każdy z nich możesz dopasować do swoich potrzeb i poziomu automatyzacji. Pamiętaj – odpowiednio dobrane rozwiązania technologiczne pozwalają nie tylko spełnić ustawowy obowiązek, ale również usprawnić organizację pracy i zwiększyć poziom automatyzacji. Sprawdź, który wariant współpracy z Klientem jest najlepszy dla Twojego Biura.
Wariant 1: Biuro nie ma dostępu do KSeF Klienta - Klient obsługuje sprzedaż i koszty w KSeF
Obsługa sprzedaży:
- Klient wystawia faktury w swoim programie albo korzysta z Aplikacji Podatnika KSeF
1.1. Klient dostarcza do Biura wydruki faktur lub pdf wizualizacji, a Biuro na ich podstawie wprowadza ręcznie sprzedaż do Formsoft SKP®.
1.2. Klient dostarcza do Biura pliki JPK_FA lub Pliki KSeF sprzedażowe. Biuro ma dodatek SKP – Import plików JPK pobiera z nich dane i księguje sprzedaż.
1.3. Klient ma w swoim programie wdrożony system wymiany danych z programem SKP® Formsoft wg protokołu ZBYT-SKP.
- Biuro udostępnia Klientowi SKP24 Connect. Pobiera faktury sprzedażowe Klienta (funkcja Import Dokumentów z SKP24 Connect) i je księguje.
- Klient korzysta z SKP – Wersja Ograniczona. Biuro ma dodatek SKP – Wymiana Danych, a Klient udostępnia plik wymiany danych, który Biuro importuje (nie ma możliwości wizualizacji).
Obsługa kosztów:
- Klient pobiera z Aplikacji Podatnika KSeF wydruki lub pdf wizualizacji i dostarcza je do Biura. Na ich podstawie Biuro ręcznie wprowadza koszty do Formsoft SKP®.
- Klient dostarcza Pliki KSeF. Biuro ma dodatek SKP – Import Plików JPK i z jego użyciem importuje kosztowe Pliki KSeF do Formsoft SKP®.
- Klient korzysta z SKP24 Connect. W SKP24 Connect Klient pobiera z KSeF faktury kosztowe i je weryfikuje. Biuro pobiera je do Formsoft SKP®.
Wariant 1 – przykład:
Klient sam wysyła i odbiera faktury w KSeF. Biuro nie ma tam dostępu. Co miesiąc Klient przekazuje pliki sprzedaży i kosztów do zaksięgowania w Formsoft SKP®.
Rekomendowane narzędzia:
- SKP24 Connect – umożliwia Klientowi wystawianie faktur sprzedaży oraz weryfikację faktur kosztowych, natomiast Biuro ma możliwość ich pobierania i dalszej obsługi.
- SKP – Wersja Ograniczona oraz moduł KSeF – Klient wystawia faktury sprzedaży oraz pobiera faktury kosztowe, a następnie udostępnia pliki wymiany danych, które Biuro importuje bezpośrednio do systemu Formsoft SKP®.
Wariant 2: Biuro ma dostęp do KSeF Klienta - Klient obsługuje sprzedaż w KSeF
Obsługa sprzedaży:
- Klient wystawia faktury w swoim programie albo korzysta z Aplikacji Podatnika KSeF
1.1. Klient dostarcza do Biura wydruki faktur lub pdf wizualizacji, a Biuro na ich podstawie wprowadza ręcznie sprzedaż do Formsoft SKP®.
1.2. Klient dostarcza do Biura pliki JPK_FA lub Pliki KSeF sprzedażowe. Biuro ma dodatek SKP – Import plików JPK pobiera z nich dane i księguje sprzedaż.
1.3. Klient ma w swoim programie wdrożony system wymiany danych z programem SKP® Formsoft wg protokołu ZBYT-SKP.
1.4. Biuro ma SKP – Moduł KSeF i z jego użyciem importuje faktury sprzedażowe z możliwością wizualizacji.
- Biuro udostępnia Klientowi SKP24 Connect
2.1. Biuro pobiera faktury sprzedażowe Klienta (funkcja Import Dokumentów z SKP24 Connect) i je księguje.
2.2. Biuro ma SKP – Moduł KSeF i z jego użyciem importuje faktury sprzedażowe z możliwością wizualizacji.
- Klient korzysta z SKP – Wersja Ograniczona
3.1. Biuro ma dodatek SKP – Wymiana Danych, a Klient udostępnia plik wymiany danych, który Biuro importuje (nie ma możliwości wizualizacji).
3.2. Biuro ma SKP – Moduł KSeF i z jego użyciem importuje faktury sprzedażowe z możliwością wizualizacji.
Obsługa kosztów:
- Biuro ma dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF nadany mu przez Klienta.
1.1. Biuro pobiera faktury kosztowe jako wydruki albo pliki PDF wizualizacji.
1.2. Biuro ma dodatek SKP – Import Plików JPK i z jego użyciem importuje kosztowe Pliki KSeF do Formsoft SKP®.
- Biuro ma SKP – Moduł KSeF z jego użyciem importuje faktury kosztowe z KSeF z możliwością wizualizacji oraz automatycznego księgowania.
- Klient korzysta z SKP24 Connect.
Wariant 2 -przykład:
Klient fakturuje sprzedaż i przesyła do KSeF. Biuro ma dostęp do KSeF Klienta i pobiera do Formsoft SKP® sprzedaż i koszty.
Rekomendowane narzędzia:
- SKP24 Connect – umożliwia Klientowi wystawianie faktur sprzedaży oraz weryfikację faktur kosztowych, natomiast Biuro może je pobierać i dalej przetwarzać.
- SKP – Moduł KSeF – zapewnia wizualizację faktur bezpośrednio w programie Formsoft SKP®, bez konieczności logowania się do SKP24 Connect ani Aplikacji Podatnika KSeF.
Wariant 3: Biuro ma dostęp do KSeF Klienta – Klient nie komunikuje się ze swoim KSeF
Obsługa sprzedaży:
Ponieważ Klient nie komunikuje się ze swoim KSe oznacza to, że nie może wystawiać faktur sprzedaży. Biuro wystawia faktury za Klienta w programie Formsoft SKP®.
Obsługa kosztów:
- .Biuro ma dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF nadany mu przez Klienta.
1.1. Biuro pobiera faktury kosztowe jako wydruki albo pliki PDF wizualizacji
1.2. Biuro ma dodatek SKP – Import Plików JPK i z jego użyciem importuje kosztowe Pliki KSeF do SKP® Formsoft.
- Biuro używa SKP – Moduł KSeF z jego użyciem importuje faktury kosztowe z KSeFz możliwością wizualizacji oraz automatycznego księgowania.
Wariant 3 – przykład:
Klient nie ma dostępu do Internetu albo nie chce używać KSeF. Jednocześnie ma zaledwie kilka sprzedaży w miesiącu. Biuro wystawia faktury sprzedaży w imieniu Klienta oraz obsługuje koszty.
Rekomendowane narzędzia:
SKP – Moduł KSeF umożliwi wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży oraz odbieranie z KSeF faktur kosztowych.
Który wariant współpracy Biura Rachunkowego z Klientem w KSeF wybrać?
Warto podkreślić, że nie wszystkie metody komunikacji z KSeF zapewniają możliwość wizualizacji faktur sprzedażowych i kosztowych. Wizualizacja jest szczególnie istotna w sytuacjach, gdy Biuro chce zweryfikować faktury sprzedaży, m.in. pod kątem prawidłowego stosowania stawek VAT, oznaczeń GTU czy Procedur. W przypadku faktur kosztowych pozwala natomiast na ocenę rodzaju wydatku i jego poprawne zaksięgowanie.
W SKP24 Connect Klient Biura może samodzielnie oznaczać faktury oraz pozycje uznane za koszty uzyskania przychodu (KUP), a Biuro pobiera do księgowania wyłącznie te wskazane dokumenty.
Pamiętaj – pełny wgląd w treść faktur jest dostępny przy korzystaniu z SKP24 Connect lub SKP – Modułu KSeF.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
