W celu ułożenia rejestru VAT proszę wejść w zakładkę: Księgi > Rejestry VAT > Rejestr…
Rejestr VAT – co powinien zawierać? Powrót
2023-04-26
Czynny status podatnika VAT to nie tylko konieczność odprowadzania zobowiązań wobec fiskusa. To także – o czym nie wolno zapominać – liczne obowiązki sprawozdawcze. Do tych ostatnich należy m.in. rejestr VAT. Co powinien zawierać ten dokument? Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie, przeczytaj nasz tekst. Dzięki temu poznasz podstawowe informacje na temat sposobu prowadzenia rejestru. Powodzenia!
Rejestr VAT – co to takiego jest i kto musi go prowadzić?
Rejestr VAT (czasem określany również jako ewidencja VAT) to zestawienie, które muszą prowadzić przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy w zakresie podatku od towarów i usług. Co do zasady, w dokumencie tym należy zamieszczać informacje na temat transakcji z tytułu:
- zakupu,
- sprzedaży.
Dzięki tak prowadzonej ewidencji przedsiębiorca jest w stanie ustalić wysokość podatku VAT należnego (liczonego od transakcji sprzedaży) oraz naliczonego (ustalanego na podstawie operacji zakupowych). Następnie – odprowadzić dodatnią różnicę między nimi do urzędu skarbowego.
Rejestr VAT – jakie informacje powinien zawierać ten dokument?
Przedsiębiorca nie ma szerokiego pola manewru, jeśli chodzi o sposób prowadzenia rejestru VAT-owskiego. Zasady w tej kwestii są określone w ustawie z dnia 21.03.2004 roku o podatku od towarów i usług.
Prawidłowo prowadzony rejestr zakupów VAT/rejestr sprzedaży VAT powinien zawierać między innymi takie dane transakcji jak:
- unikalny numer dla danej transakcji – zaleca się, by nadawać je narastająco,
- numery poszczególnych dokumentów finansowych (faktur),
- dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, w tym między innymi numer, w oparciu o który dany podmiot jest zarejestrowany na potrzeby podatku. Rozumie się przez to Numer Identyfikacyjny Podatnika NIP oraz NIP-UE (VAT-UE).
- pełna nazwa przedsiębiorstwa kontrahenta oraz adres jego siedziby działalności gospodarczej,
- dane dotyczące danego zdarzenia gospodarczego:
– krótki opis transakcji,
– data wystawienia oraz otrzymania faktury zakupowej/wystawienia faktury sprzedażowej,
– wartość zakupu/sprzedaży netto,
– stawka procentowa i wartość podatku VAT naliczonego z faktur kosztowych (oraz naliczonego z faktur sprzedażowych),
– wartość brutto, tzn. suma kwoty netto oraz podatku VAT naliczonego lub należnego.
Obowiązek prowadzenia rejestru VAT wynika z art. 109 u. 3 ustawy z dn. 21 marca 2004 r.
Oprócz tego, jak już wspomnieliśmy, możliwe jest dodawanie informacji na temat zakupów, które nie podlegają podatkowi VAT. Bądź teoretycznie mogłyby im podlegać, ale dany przedsiębiorca nie ma możliwości ich odliczenia.
Prowadzenie rejestru VAT sprzedaży i rejestru VAT zakupów a zwolnienie podmiotowe z VAT
W świetle art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług przedsiębiorcy są zwolnieni z VAT, jeśli ich roczne przychody ze sprzedaży nie przekroczyły 200 000 złotych. Przywilej ten określa się mianem zwolnienia podmiotowego.
W związku z tym mogłoby się wydawać, że nie jest obowiązkowe prowadzenie rejestru VAT sprzedaży i zakupu w sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z przysługującego mu prawa do zwolnienia. Musisz jednak zdawać sobie sprawę z faktu, że owszem, regularne wysyłanie rejestrów VAT nie jest wówczas obowiązkowe. Jednak nie oznacza to jeszcze, że na przedsiębiorcę nie czekają inne wyzwania.
Fakt podlegania przedsiębiorcy pod zwolnienie podmiotowe z podatku od towarów i usług sprawia, że nie trzeba wówczas odprowadzać VAT należnego z tytułu sprzedaży. Z drugiej jednak strony nie oznacza to jeszcze, że przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego nie mają obowiązku prowadzenia rejestru. Wręcz przeciwnie – taki wymóg wciąż istnieje i należy go przestrzegać. Między innymi po to, by dało się ustalić, czy w danym okresie rozliczeniowym (roku podatkowy) limit 200 000 zł nie został przekroczony w trakcie roku.
Pewnym ułatwieniem w takiej sytuacji jest możliwość prowadzenia rejestru VAT dostaw w wersji papierowej. Tym samym, przedsiębiorca zwolniony z podatku od towarów i usług nie jest zobligowany do sporządzania i wysyłki plików w strukturze JPK_VAT (Jednolity Plik Kontrolny).
Kiedy nie trzeba prowadzić rejestru VAT?
Z pewnością zainteresuje Cię informacja, że nie każdy przedsiębiorca jest zobligowany do wysyłki rejestru VAT do US. Kiedy nie jest to obowiązkowe? Podatnik jest zwolniony z tego zadania w przypadku zwolnienia przedmiotowego. Dotyczy to sytuacji, w ramach której podczas prowadzenia działalności przedsiębiorca sprzedaje wyłącznie takie produkty, które zgodnie z art. 43 ustawy o podatku od towarów i usług nie podlegają VAT.
Prowadzenie rejestru VAT – jakich transakcji się w nim nie uwzględnia?
W rejestrze VAT nie ujmuje się takich transakcji, które nie podlegają obowiązkowi podatkowemu. Dotyczy to:
- sprzedaży (sprzedaż nieobjęta podatkiem od towarów i usług),
- zakupów (poniesione przez przedsiębiorcę koszty, które nie dają jednak możliwości odliczenia VAT naliczonego).
Skąd wynika taki stan rzeczy? Odpowiedź na pytanie jest prosta: ponieważ tego typu operacje gospodarcze nie wywierają wpływu na wartość zobowiązań publicznoprawnych (podatkowych), jakie przedsiębiorca musi uiścić względem państwa. Z drugiej strony przepisy nie zabraniają umieszczania takich transakcji podczas prowadzenia rejestru VAT dostaw. Ważne jest jednak, by zaznaczyć, że nie mają one wpływu na rozliczenia podatnika w świetle VAT.
Jak prowadzić księgowość w przedsiębiorstwie?
Nadzorowanie spraw księgowo-podatkowych w firmie stanowi niemałe wyzwanie dla przedsiębiorcy. A przecież trzeba pamiętać, że rozliczenia to nie tylko prowadzenie rejestru VAT dostaw. Choć oczywiście jest to ważne zadanie, które przedsiębiorca musi wykonywać w sposób rzetelny oraz systematyczny.
Czy istnieje sposób na to, by usprawnić prowadzenie księgowości i podatków w firmie? Tak – w tym celu należy wykorzystać dedykowane, komputerowe oprogramowanie dla firm. Jednym z rozwiązań w tej kategorii jest SKP® Formsoft, czyli pogram księgowy dla samozatrudnionych, małych i średnich firm. Z jego użyciem może być prowadzona księga podatkowa PKPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) oraz dokumentacja na cel ryczałtu ewidencjonowanego od przychodów.
Autor:
Emil Zelma
Specjalista ds. księgowości i controllingu
Publikacja: 26.04.2023 r.
Czy ten artykuł był pomocny?
10
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót 
