Jeżeli chcemy, aby po wybraniu danego kontrahenta program automatycznie podpowiadał obowiązujący dla niego stały wariant…
Limit płatności gotówką dla przedsiębiorców w 2025 roku Powrót
Data ostatniej edycji: 2025-11-21 Data dodania: 2025-10-10
Choć płatności gotówkowe nadal są popularne wśród przedsiębiorców, to w relacjach biznesowych nie zawsze można z nich swobodnie korzystać. Polskie prawo wprowadza bowiem limit, którego przekroczenie wiąże się z konsekwencjami podatkowymi. W 2025 roku granica ta wynosi 15 000 zł. W artykule wyjaśniamy, jak działają przepisy, kogo obejmują i jakie znaczenie mają dla codziennych rozliczeń firmowych.
Limit płatności gotówką w 2025 roku – co mówi prawo?
W 2025 roku w Polsce obowiązuje nas limit płatności gotówką w wysokości 15 000 zł. Został on określony w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Przepisy jasno mówią, że jeżeli stronami transakcji jest dwóch przedsiębiorców i jej jednorazowa wartość przekracza tę kwotę, płatność powinna został zrealizowana za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.
Warto podkreślić, że limit odnosi się do wartości całej transakcji, a nie pojedynczych wpłat. Oznacza to, że nie możemy go obejść rozbijając należność na kilka rat czy zaliczek. Nawet jeśli ustalenia z kontrahentem przewidują płatność w częściach, istotna jest suma brutto transakcji. Jeżeli przekracza ona 15 000 zł, całość musi zostać opłacona bezgotówkowo.
Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów, transakcje dokonywane za pomocą instrumentów płatniczych powiązanych z rachunkami płatniczymi spełniają wymóg rozliczeń bezgotówkowych. Dotyczy to m.in. kart płatniczych, serwisów takich jak PayPal czy PayU oraz innych systemów umożliwiających transfer środków bez fizycznego użycia gotówki.
Regulacje dotyczą również transakcji międzynarodowych między przedsiębiorcami. Faktury w walutach obcych musimy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego transakcję.
Istotne jest to, że omawiany limit dotyczy wyłącznie transakcji B2B. Jeśli stroną umowy jest przedsiębiorca i osoba fizyczna, przepisy nie wprowadzają ograniczeń w wysokości płatności gotówką. Dzięki temu w relacjach z klientami indywidualnymi wciąż możemy regulować należności w dowolnej formie.
Przykład 1
Przedsiębiorca w czerwcu 2025 r. kupił urządzenie elektroniczne od zagranicznego kontrahenta za 3 500 euro. Całą kwotę przekazał gotówką. Po przeliczeniu według kursu NBP z dnia poprzedzającego transakcję wartość zakupu wyniosła 15 400 zł. Ponieważ przekroczono limit, wydatek nie może być ujęty w kosztach podatkowych.
Kogo obejmuje limit płatności gotówkowych?
Obowiązujący w Polsce limit płatności gotówkowych dotyczy szerokiej grupy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Przepisy obejmują zarówno przedsiębiorców krajowych, jak i zagranicznych, o ile działają na terenie Polski lub w ramach transakcji, w których stosuje się polskie prawo.
Do grona podmiotów objętych limitem należą:
- przedsiębiorcy jednoosobowi wpisani do CEIDG,
- spółki handlowe i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, w tym fundacje, izby gospodarcze oraz inne organizacje posiadające status przedsiębiorcy,
- przedsiębiorcy zagraniczni prowadzący działalność w Polsce przez oddział zarejestrowany w KRS,
- wspólnicy spółki cywilnej,
- zagraniczne oddziały polskich przedsiębiorców – ponieważ oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą obowiązują go przepisy polskiego prawa,
- polscy przedsiębiorcy świadczący usługi transgranicznie, którzy dokonują transakcji z zagranicznymi kontrahentami. Niezależnie od miejsca zawarcia umowy, limit obowiązuje, jeśli przedsiębiorca podlega polskim przepisom.
Zakres podmiotowy jest więc szeroki. W praktyce oznacza to, że w większości relacji B2B obowiązek rozliczania transakcji powyżej 15 000 zł bezgotówkowo jest nie do ominięcia.
Limit płatności gotówką a kompensata, netting i barter
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy limit płatności gotówkowych dotyczy również rozliczeń takich jak kompensata, netting czy barter. Takie formy regulowania zobowiązań są szczególnie popularne wśród stałych kontrahentów, ponieważ pozwalają uniknąć fizycznego transferu pieniędzy.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że przepisy odnoszą się wyłącznie do „płatności” w rozumieniu art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Oznacza to, że regulacje obejmują tylko sytuacje, w których dochodzi do fizycznego przekazania środków pieniężnych. Kompensata, netting czy wymiana barterowa nie mieszczą się w tej definicji- mimo, że prowadzą do uregulowania zobowiązania, nie są traktowane jako płatność.
W praktyce oznacza to, że jeżeli zobowiązanie przekraczające 15 000 zł rozliczyliśmy w formie kompensaty, nettingu lub barteru, nadal możemy zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych.
Co grozi za przekroczenie limitu płatności gotówką?
Przekroczenie limitu płatności gotówkowych może mieć dla nas konkretne skutki podatkowe. Jeśli zaliczymy taki wydatek do kosztów uzyskania przychodu, będziemy musieli skorygować nasze rozliczenia.
Zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy o PIT, przedsiębiorca w takiej sytuacji jest zobowiązany do:
- zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, lub
- zwiększenia przychodów, jeśli obniżenie kosztów nie jest możliwe.
Korektę powinniśmy dokonać w miesiącu, w którym zrealizowaliśmy zapłatę z pominięciem rachunku płatniczego lub mechanizmu podzielonej płatności.
Co istotne będziemy zobowiązani wyłączyć z kosztów całą kwotę zapłaconą gotówką, a nie tylko nadwyżkę ponad 15 000 zł. Oznacza to, że nawet częściowa płatność gotówką w ramach transakcji przekraczającej limit powoduje konieczność wyłączenia tej części wydatku z kosztów.
Przykład 2:
Przedsiębiorca w kwietniu 2025 r. kupił maszynę produkcyjną za 45 000 zł. Kwotę uregulował w całości w gotówce, zgodnie z terminem płatności wskazanym na fakturze. Z uwagi na przekroczenie dopuszczalnego limitu płatności gotówką, wydatek ten nie będzie mógł być rozliczany w kosztach poprzez odpisy amortyzacyjne.
Przykład 3:
We wrześniu 2025 r. przedsiębiorca zamówił meble biurowe za 20 000 zł. Przy podpisaniu umowy wpłacił 8 000 zł gotówką jako zaliczkę, a pozostałe 12 000 zł uregulował przelewem. Ponieważ całkowita wartość transakcji przekroczyła 15 000 zł, kwota zaliczki opłacona gotówką nie może być ujęta w kosztach podatkowych.
Autor:
Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Publikacja: 10.10.2025 r.
Przeczytaj także:
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
