Zatrudnienie cudzoziemca – krok po kroku

Uwaga! Zwracamy uwagę, że przedstawione tu porady to jedynie instrukcja i należy ją dostosować do swoich potrzeb.

I . ZATRUDNIENIE CUDZOZIEMCA NA PODSTAWIE UMOWY O DZIEŁO/ ZLECENIA OPODATKOWANEJ RYCZAŁTOWO STAWKĄ 20%

Przychody cudzoziemca nie będącego polskim rezydentem podatkowym, który nie dostarczył certyfikatu rezydencji, a został zatrudniony na podstawie umowy zlecenia/o dzieło, podlegają w naszym kraju opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych stawką 20%.

Wprowadzenie pracownika do Płac

Osobę taką rejestrujemy w programie w Danych Osobowym, z typem UR – umowa ryczałtowa.

Oprócz imienia i nazwiska pracownika, należy uzupełnić także takie dane jak: Data i miejsce urodzenia, Imię ojca i matki.

W pozycji „Adres zamieszkania” należy wpisać jego zagraniczny adres rezydencji, natomiast adres pobytu w kraju rejestrujemy w pozycji „Adres korespondencyjny”. Dane te będą bowiem wykorzystane podczas generowania informacji IFT1/1R.

Następnie zaznaczamy opcję „Zagraniczna rezydencja podatkowa” i określamy dodatkowe elementy takie jak:

– „zagraniczny numer identyfikacyjny” – czyli numer służący identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania,
– „rodzaj numeru identyfikacyjnego” – może to być:
• numer identyfikacyjny TIN,
• numer ubezpieczeniowy,
• paszport,
• urzędowy dokument stwierdzający tożsamość,
• inny rodzaj identyfikacji podatkowej,
• inny dokument potwierdzający tożsamość.
– „kraj wydania numeru identyfikacyjnego” – podajemy kraj wydania numeru identyfikacyjnego lub dokumentu stwierdzającego tożsamość.

Wyliczanie wynagrodzenia

W zakładce Płace i ZUS w pozycji Składniki Wynagrodzenia wprowadzamy podstawę wynagrodzenia i określamy podległość składkom w przypadku umowy zlecenia.
Uwaga! Dla umów UR i zaznaczonej opcji „zagraniczna rezydencja podatkowa” stawka Podatku automatycznie zmieni się na 20%.
Ważnym elementem jest również wybór właściwego rodzaju przychodu z rozwijanej listy. Do wyboru mamy:
• 8 – Dochody z żeglugi morskiej, żeglugi śródlądowej i transportu lotniczego
• 10 – Dywidendy
• 11 – Odsetki
• 12 – Należności licencyjne
• 14 – Dochód z wykonywania wolnych zawodów
• 16 – Wynagrodzenie dyrektorów
• 17 – Dochód z działalności artystycznej lub sportowej
• 18 – Dochód z emerytury lub renty i innych podobnych świadczeń
• 21 – Inne dochody
• 99 – Przychód określony zgodnie z art. 29-30a ustawy

Użytkownik decyduje o wyborze właściwego rodzaju przychodu, niemniej jednak zwracamy uwagę, iż 9 pierwszych przychodów (od 8 do 21) wybiera się w przypadku, gdy znajduje zastosowanie właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, natomiast 99 stosujemy w przypadku, gdy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie znajduje zastosowania.

Wybieramy więc przychód 99 – Przychód określony zgodnie z art. 29-30a ustawy.

Podstawa opodatkowania nie zostanie tutaj obniżona o koszty uzyskania przychodu ani o składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pobrane z tego wynagrodzenia, zaś sam podatek o składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Obowiązki płatnika

Płatnik zobowiązany jest złożyć za takiego pracownika do właściwego Urzędu Skarbowego informację IFT-1/1R oraz PIT8AR.

IFT-1/1R
Płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego składa w formie elektronicznej do końca lutego roku następnego, lub do końca stycznia w formie papierowej, Informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania IFT-1/IFT-1R.

Na pisemny wniosek podatnika płatnik ma również obowiązek wystawienia w ciągu 14 dni informacji IFT-1.

Dokonujemy więc wyboru na dolnym pasku narzędziowym, czy ma zostać wygenerowana informacja IFT1, czy też IFT-1R.
Następnie należy określić :
• Identyfikator podatkowy NIP płatnika/podmiotu – poz. 1,
• właściwy zakres dat „od .. do” w poz. 4 i 5 tego druku,
• nazwę i adres urzędu skarbowego – poz. 6 – wybieramy właściwy urząd z listy,
• cel złożenia formularza: złożenie , czy korekta – poz. 7,
• rodzaj płatnika: płatnik/podmiot niebędący osobą fizyczną lub osoba fizyczna,
• wprowadzamy dane dotyczące płatnika, tj. część B 1 (w zależności od wybranego rodzaju Nazwę pełną i Regon lub Nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia – poz. 9) oraz B 2 – adres siedziby/ zamieszkania.

Informacje dotyczące pracownika wykazane w cz. C wypełnią się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w Danych Osobowych.
Po wykonaniu Aktualizacji cz. D odpowiednie pozycje tego druku zostaną wypełnione kwotami i tak w kolumnie:
• e – zostanie wykazana kwota dochodu,
• f – stawka podatku – w tym wypadku 20% oraz
• g – kwota pobranego podatku.

Jeżeli wypełniana jest deklaracji IFT-1 wypełniamy w cz. E poz. 75 – datę złożenia wniosku przez płatnika.
Poz. 76-79 wypełniamy w każdym z tego typu informacji.

PIT 8AR

Kwoty pobranego podatku po wykonaniu Aktualizacji tej deklaracji wykazywane są w pozycji „6 – należności osób zagranicznych, wymienione w art. 29 ustawy” .

Tak utworzoną deklarację należy wydrukować lub za pomocą e-deklaracji wysyłać do właściwego Urzędu Skarbowego (Opcje – E-deklaracje).

II. ZATRUDNIENIE CUDZOZIEMCA NA PODSTAWIE UMOWY O DZIEŁO / ZLECENIA ZWOLNIONEJ Z OPODATKOWANIA NA PODSTAWIE UMOWY O UNIKANIU PODWÓJNEGO OPODATKOWANIA Z DANYM PAŃSTWEM

Przychody cudzoziemca nie będącego polskim rezydentem podatkowym, który dostarczył certyfikat rezydencji, a został zatrudniony na podstawie umowy zlecenia / o dzieło, zgodnie z umową z danym państwem o unikaniu podwójnego opodatkowania nie podlegają w naszym kraju opodatkowaniu, o ile umowa ta nie stanowi inaczej.

Wprowadzenie pracownika do Płac

Osobę taką rejestrujemy w programie w Danych Osobowym, z typem UR – umowa ryczałtowa.

Oprócz imienia i nazwiska pracownika, należy uzupełnić także takie dane jak: Data i miejsce urodzenia, Imię ojca i matki.

W pozycji „Adres zamieszkania” należy wpisać jego zagraniczny adres rezydencji, natomiast adres pobytu w kraju rejestrujemy w pozycji „Adres korespondencyjny”. Dane te będą bowiem wykorzystane podczas generowania informacji IFT1/1R.

Następnie zaznaczamy opcję „Zagraniczną rezydencję podatkową” i określamy dodatkowe elementy takie jak:
– „zagraniczny numer identyfikacyjny” – czyli numer służący identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania,
– „rodzaj numeru identyfikacyjnego” – może to być:
• numer identyfikacyjny TIN,
• numer ubezpieczeniowy,
• paszport,
• urzędowy dokument stwierdzający tożsamość,
• inny rodzaj identyfikacji podatkowej,
• inny dokument potwierdzający tożsamość.
– „kraj wydania numeru identyfikacyjnego” – podajemy kraj wydania numeru identyfikacyjnego lub dokumentu stwierdzającego tożsamość.

Dodatkowo fakt dostarczenia przez pracownika Certyfikatu rezydencji potwierdzamy zaznaczając opcję „Certyfikat rezydencji (dochody zwolnione)”

Wyliczanie wynagrodzenia

W zakładce Płace i ZUS w pozycji Składniki Wynagrodzenia wprowadzamy podstawę wynagrodzenia i określamy podległość składkom w przypadku umowy zlecenia.
Ważnym elementem jest również wybór właściwego rodzaju przychodu z rozwijanej listy. Do wyboru mamy:
• 8 – Dochody z żeglugi morskiej, żeglugi śródlądowej i transportu lotniczego
• 10 – Dywidendy
• 11 – Odsetki
• 12 – Należności licencyjne
• 14 – Dochód z wykonywania wolnych zawodów
• 16 – Wynagrodzenie dyrektorów
• 17 – Dochód z działalności artystycznej lub sportowej
• 18 – Dochód z emerytury lub renty i innych podobnych świadczeń
• 21 – Inne dochody
• 99 – Przychód określony zgodnie z art. 29-30a ustawy

Użytkownik decyduje o wyborze właściwego rodzaju przychodu. 9 pierwszych przychodów od 8 do 21 wybiera się w przypadku, gdy znajduje zastosowanie właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, natomiast 99 stosujemy w przypadku, gdy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania nie znajduje zastosowania.

Wybieramy więc w tym przypadku przychód: 21 – Inne dochody

Uwaga! Dla umów UR i zaznaczonej opcji „zagraniczna rezydencja podatkowa” i „certyfikat rezydencji (dochody zwolnione) podatek dochodowy nie jest naliczany a stawka Podatku automatycznie zmieni się na „0%”

W przypadku stosowania indywidualnej stawki podatku, gdy wynika ona z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania należy wprowadzić ją w pozycji Stawka Podatku pod Rodzajami przychodu.

Obowiązki płatnika

IFT-1/1R
Płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego składa w formie elektronicznej do końca lutego roku następnego, lub do końca stycznia w formie papierowej, Informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania IFT-1/IFT-1R.

Na pisemny wniosek podatnika płatnik ma również obowiązek wystawienia w ciągu 14 dni informacji IFT-1.

Dokonujemy więc wyboru na dolnym pasku narzędziowym, czy ma zostać wygenerowana informacja IFT1, czy też IFT-1R.
Następnie należy określić :
• Identyfikator podatkowy NIP płatnika/podmiotu – poz. 1,
• właściwy zakres dat „od .. do” w poz. 4 i 5 tego druku,
• nazwę i adres urzędu skarbowego – poz. 6 – wybieramy właściwy urząd z listy,
• cel złożenia formularza: złożenie , czy korekta – poz. 7,
• rodzaj płatnika: płatnik/podmiot niebędący osobą fizyczną lub osoba fizyczna,
• wprowadzamy dane dotyczące płatnika, tj. część B 1 (w zależności od wybranego rodzaju Nazwę pełną i Regon lub Nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia – poz. 9) oraz B 2 – adres siedziby / zamieszkania.

Informacje dotyczące pracownika wykazane w cz. C wypełnią się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w Danych Osobowych.

Po wykonaniu Aktualizacji cz. D odpowiednie pozycje tego druku zostaną wypełnione kwotami i tak w kolumnie:

• d – zostanie wykazana kwota dochodu zwolnionego.

Jeżeli wypełniana jest deklaracji IFT-1 wypełniamy w cz. E poz. 75 – datę złożenia wniosku przez płatnika.
Poz. 76-79 wypełniamy w każdym z tego typu informacji.
Tak utworzoną deklarację należy wydrukować lub za pomocą e-deklaracji wysyłać do właściwego Urzędu Skarbowego (Opcje – E-deklaracje).

Uwaga!

Jeżeli okaże się jednak, że pracownik na terenie Polski przebywać będzie ponad 183 dni i podlegać będzie opodatkowaniu na zasadach ogólnych, należy w takim przypadku dodać w Danych Osobowych nowego pracownika bez zaznaczenia „zagraniczne rezydencji podatkowej” np. korzystając z opcji „Kopiuj dane osobowe”, nie poprawiamy obecnego pracownika.

Podobnie jeżeli na wniosek pracownika został wystawiony już IFT-1, a okazało się po jakiś czasie, że pracownik wrócił ponownie do Polski i podjął u nas po raz kolejny zatrudnienie, należy w Danych Osobowych założyć dla niego nową kartotekę, a nie poprawiać dotychczasowego wpisu.