Pracownicze Plany Kapitałowe – krok po kroku

Pracownicze Plany Kapitałowe to rządowy program oszczędzania środków na zabezpieczenie emerytalne.

Pierwszymi uczestnikami nowego systemu zostali pracownicy dużych firm, zatrudniających minimum 250 osób. Od 1 stycznia 2020 dołączyły do nich średnie firmy, czyli zatrudniające od 50 do 249 osób, natomiast od 1 lipca 2020 dołączą małe firmy (od 20 do 49 osób zatrudnionych). Pozostali mają czas na przystąpienie do tego programu do 1 stycznia 2021 roku.

Przy czym należy podkreślić, że obowiązkowi temu podlegają wszystkie firmy, które zatrudniają co najmniej jednego pracownika, który to z kolei podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Z automatu zostaną więc zapisani wszyscy pracownicy, którzy ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55 roku życia. Mają oni jednak prawo w każdej chwili zrezygnować z uczestnictwa w tym programie.

Natomiast w przypadku pracowników, których wiek mieści się w przedziale 55 -70 lat, mogą przystąpić do niego, o ile sami złożą taki wniosek, o czym pracodawca ma obowiązek ich wcześniej poinformować.

Kto nie musi wdrażać PPK?

Istnieją pewne grupy podmiotów, które z mocy Ustawy nie mają obowiązku założenia pracowniczych planów kapitałowych, a są nimi:

• samozatrudnieni – pod warunkiem, że nie zatrudnia on pracowników;
• mikroprzedsiębiorcy – pod warunkiem jednak, że wszyscy zatrudnieni zrezygnują z uczestnictwa;
• osoby fizyczne, która zatrudniają, w zakresie niezwiązanym z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, inną osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby (np. osoby zatrudniające opiekunki do dzieci lub dorywczą pomoc domową);
• firmy zatrudniające, które w terminie, w którym zaczyna ich obowiązywać ustawa o PPK, prowadzą już PPE, w którym uczestniczy co najmniej 25% osób zatrudnionych w tym podmiocie a składki podstawowe PPE wynoszą co najmniej 3,5% wynagrodzenia.

Jakie zadania stoją więc przed firmami, które muszą zaprowadzić PPK ?

Po pierwsze muszą dokonać one wyboru instytucji finansowej, która utworzy rachunki PPK dla uczestniczących w programie pracowników. Następnie należy podpisać z wybraną instytucją finansową umowę o zarządzanie PPK, a także umowę o prowadzanie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Wyboru takowego można dokonać tylko spośród instytucji umieszczonych w ewidencji PPK i prezentowanych na portalu PPK (www.mojePPK.pl).

Gdy wybór zostanie już dokonany i zostaną już podpisane umowy, w programie SKP® w zakładce: Płace i ZUS > Opcje > Dane płatnika, wybieramy z listy właściwy Fundusz PPK, wprowadzamy nr i datę zawarcia umowy o zarządzanie PPK oraz datę zawarcia umowy o prowadzeniu PPK w imieniu pracowników, natomiast na potrzeby generowanych przelewów wpisujemy numer konta bankowego, na który dokonywać będziemy wpłat składek.

Terminy, do których musisz maksymalnie zawrzeć umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK, przedstawiliśmy w poniższej tabeli. Nie ma tu co prawda zatrudniających na dzień 31.12.2018 co najmniej 250 osób, bo ich obowiązek ten objął już w zeszłym roku.

Źródło: opracowanie własne na podstawie www.mojeppk.pl

Pamiętaj też, że jeżeli już po przystąpieniu do PPK zatrudnisz nowego pracownika, będziesz mógł zawrzeć umowę w jego imieniu dopiero po upływie trzech miesięcy od jego zatrudnienia.
Po zawarciu już przedmiotowych umów pozostałym, ale chyba najważniejszym obowiązkiem pracodawcy jest prawidłowe naliczenie wpłat i terminowe ich pobranie i przekazanie do wybranej instytucji finansowej.

A w jakiej wysokości?

Wpłat na PPK mają dokonywać zarówno pracodawcy i pracownicy. Składka podstawowa do PPK to 2% wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od uczestnika programu i 1,5 % od pracodawcy.

Stawki dla konkretnego pracownika wprowadzamy w programie SKP® w oknie edycji: Danych osobowych pracownika (Płace > Dane Osobowe > Edytuj). Tam na dole okna znajduje się przycisk: Pracownicze Plany Kapitałowe.

Wprowadzimy w tym miejscu procenty składek indywidualnie dla danego pracownika.

Jeżeli pracownik osiąga miesięczne wynagrodzenie uzyskiwane z różnych źródeł równe lub niższe niż 120 proc. minimalnego wynagrodzenia w danym roku – będzie mógł dokonywać wpłaty podstawowej w mniejszej wysokości niż ustawowe 2%, ale nie mniej niż 0,5 %.

Musi jednakże złożyć swojemu pracodawcy deklarację, jakiej wysokości składkę ma być mu potrącana i musi tego dokonać w miesiącu osiągnięcia progu wynagrodzenia, o którym piszemy wyżej.

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku weryfikacji osiągniętego dochodu pracownika w każdym z miesięcy i jeżeli przekroczył on w którymś miesiącu wspomniany wcześniej limit, musi z powrotem podnieść jego składkę do podstawowych 2%.

Pracownik oprócz obowiązkowej składki podstawowej może wyrazić chęć dodatkowej wpłaty, której wysokość nie może przekroczyć 2% wynagrodzenia brutto.

Pamiętajmy również, że naliczanie składki w wysokości określonej przez pracownika w jego deklaracji może nastąpić dopiero od następnego miesiąca od jej złożenia. Dlatego też, jeżeli pracownik złożył nam oświadczenie w dniu 22.05.2020 r. w oknie PPK musimy zaznaczyć, że pierwsze naliczenie składki nastąpi od czerwca 2020 r. Pracownik ma również prawo w każdej chwili do zmiany wcześniej zadeklarowanej wysokości składek lub do całkowitym wystąpieniu z tego programu.

Natomiast pracodawca oprócz płacenia podstawowej stawki PPK 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika, nie ma możliwości jej obniżenia, będzie mógł za to zadecydować o dokonywaniu wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5 %.

Może być ona różna w stosunku do różnych pracowników lub też różna np. względem stażu pracy, czy zajmowanego stanowiska. Musi jednak pamiętać, że kryteria te muszą być przedstawione do wiadomości pracownikom odpowiednim zapisem w regulaminie wynagrodzenia lub w układzie zbiorowym.

Pracodawca ma też prawo do zmiany stawki dodatkowej lub do całkowitej rezygnacji z niej w każdym momencie uczestnictwa pracowników w tym programie. Tu również obowiązuje termin następnego miesiąca od dokonania zmiany w naliczaniu PPK.

Jeżeli pracownik zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK zaznaczamy ten fakt w oknie PPK w SKP® wpisując datę rezygnacji i określając miesiąc, od którego nastąpi zaprzestanie jego naliczania.

Należy jednak pamiętać, że ustawa o PPK nakazuje po 4 lata ponownie zapisać takiego pracownika, a ten jeżeli nadal będzie podtrzymywał swoją decyzję o nienaliczaniu tych wpłat, musi złożyć ponowne oświadczenie w tym zakresie.

Pamiętać również należy, że pracodawca ma obowiązek o wszelkich zmianach informować wybraną instytucję finansową w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika deklaracji zmieniającej.

W oknie Danych osobowych danego pracownika, po określeniu dla niego daty przystąpienia do PPK znajdzie się informacja – PPK:TAK, w przypadku rezygnacji – PPK: Rezygnacja, natomiast w przypadku ponownego przystąpienia – PPK: Wznowienie.

Dla przyspieszenia czynności wpisywania w programie przystąpienia do PPK większej grupy pracowników stworzyliśmy Automat PPK (Dane Osobowe > Opcje > Automat PPK),

dzięki któremu dla określonej grupy pracowników (bieżącej, zaznaczonej, wszystkie pozycje) przypiszemy jednym zapisem określoną datę przystąpienia, pierwsze naliczenie składki, stopę składki podstawowej pracownika oraz dodatkowej pracownika i pracodawcy.

Naliczanie składki PPK

Składki PPK liczymy wynagrodzenia brutto pracownika, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, nawet w przypadku, gdy z uwagi na przekroczenie kwoty, od której zawiesza się ich płacenie.

Wyjątkiem jest wynagrodzenie osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego – one nie podlegają składkom PPK.

Należy również mieć na uwadze, że wpłaty, które w ramach PPK finansuje pracodawca (zarówno składka podstawowa, jak i dodatkowa), stanowią w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. W związku z czym firma – jako płatnik tego podatku, będzie zobowiązana potrącić stosowny podatek z jego wynagrodzenia.

Do wprowadzenia tego składnika przy edycji wynagrodzenia w Składnikach wynagrodzenia użyjemy kodu „70 – Przy. od skł. Prac.”.

Składnik ten bierze udział tylko w wyliczeniu podatku, uwzględniany jest w: Przychodzie miesiąca, od którego wyliczana jest podstawa opodatkowania i podatek, a tym samym zaliczka, natomiast nie jest uwzględniana w poz. Suma cz.1..4, bo nie wpływała na kwotę do wypłaty.

Nie jest brany również do podstawy wyliczenia składek PPK ani ZUS.

Przychodu tego nie musimy liczyć ręcznie, wystarczy wybrać przycisk: „Wstaw do składników Przychód od skł. PPK pracodawcy” – widoczny tylko dla pracowników, dla których z daty przystąpienia wynika konieczność naliczenia PPK, bez przerw i rezygnacji.

Mamy więc możliwe de facto 4 sytuacje:

• gdy wynagrodzenie wypłacane jest w tym samym miesiącu, za który jest należne. Wtedy w liście płac za styczeń dodajemy do brutta składki zapłacone w styczniu a więc naliczone za miesiąc grudzień – wówczas wskazujemy pobierz z „poprzedniego miesiąca”,
• gdy listę płac wypłacamy w następnym miesiącu, wtedy na liście płac za styczeń wypłaconej w lutym dodajemy do brutta składki zapłacone w lutym a więc naliczone w liście płac wypłaconej w styczniu i należne za grudzień – wówczas wskazujemy pobierz z „poprzedniego miesiąca”,
• gdy składki zostały zapłacone za m-c obecny w dniu wypłaty, np. ostatniego dania miesiąca, wraz z wypłatą dla pracownika, został dokonany przelew do konto w funduszu PPK– wówczas wskazujemy pobierz z „bieżącego miesiąca”,
• gdy w danym miesiącu składki płacone są po terminie i dotyczą innych miesięcy – wtedy zaznaczamy „innego miesiąca” i wskazujemy jakiego:

Jeżeli wybrano z bieżącego – opcja dla wypłacających wynagrodzenia z poprzedniego miesiąca – wstawiana jest suma składek PPK pracodawcy podstawowej i dodatkowej wyliczona z danych obecnego miesiąca.

Jeżeli wybrano z poprzedniego miesiąca – wstawiana jest suma składek PPK pracodawcy podstawowej i dodatkowej wyliczona z danych poprzedniego miesiąca.

Mamy możliwość również z automatu naliczenia tego przychodu wybranej grupie pracowników, służy temu opcja w Płacach i ZUS – „Masowe naliczanie przychodu od skł.PPK pracod.”

Określamy zakres danych i wskazujemy właściwą dla danego miesiąca opcję pobrania danych zgodną z opisanymi wyżej sytuacjami.

Wówczas dla danego pracownika lub do wszystkich pracowników w przypadku masowego jego naliczania, odpowiednio wstawiany zostanie w: Składnikach wynagrodzenia wpis z kodem 70 i zaznaczony tylko D i ND w kolumnie B.

Wyliczone kwoty składek sprawdzimy w oknie: Składki, mamy tu podgląd na kwoty składek podstawowych i dodatkowych oraz łącznej jej sumy, która za danego pracownika zostanie przekazana do instytucji finansującej.

Informacje o naliczonych składkach PPK znajdziemy również na Liście płac.

Składki PPK płacone za pracowników stanową dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu i mogą być zaksięgowane do KPiR (Lista Płac > Zaksięguj metodą…).

Przekazywanie wpłat do PPK

Zbiorczą kwotę składek naliczonych i pobranych za dany miesiąc za wszystkich pracowników łącznie znajdziemy w zakładce: Zbiorczo > Składki.

Wpłaty do wybranej instytucji finansujące dokonuje się do 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Taki przelew wydrukujemy w modle: Płace i ZUS > Wydruk > Przelew PPK.

lub możemy wysłać je do zakładki: Przelewy (Płace i ZUS > Opcje > Wyślij… > PPK do przelewów).

Uwaga na ewentualne kary

Gdy mimo ustawowego nakazu nie wywiązujesz się obowiązku naliczania lub przekazywania składek, może grozić Tobie kara grzywny. I tak w przypadku, gdy nie podpiszesz w terminie umowy o zarządzanie PPK może to być do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie (w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego).

Taka sama kara może być zastosowana, kiedy podmiot zatrudniający lub osoba upoważniona do działania
w jego imieniu nakłania pracowników do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Natomiast pracodawca, który:
– nie dopełnia obowiązku terminowego zawarcia w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK,
– nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianych terminach,
– nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
– nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK,
podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Ściganiem należności za te wykroczenia będzie zajmowała się Państwowa Inspekcja Pracy.

Opisane wyżej zmiany są już dostępne w programie SKP®. Bądź więc na bieżąco, aby móc rozliczać płace zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami.

Autor: Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów