Jaka forma księgowości najlepsza dla jednoosobowej działalności gospodarczej? Powrót

Podejmując decyzje o założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej warto poważnie zastanowić się, jaka forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza dla naszego biznesu, a co za tym idzie jaka forma księgowości będzie dla niego najlepsza. Na koniec warto wybrać program księgowy, który umożliwia rozliczanie jednoosobowej działalności (JDG).

Do wyboru mamy trzy formy opodatkowania działalności:

• skala podatkowa nazywana również zasadami ogólnymi,
• podatek liniowy
• oraz ryczałt.

Obecnie nie ma możliwości wyboru opodatkowania według karty podatkowej. Korzystać z niej od 2022 roku mogą tylko działalności kontynuujące to opodatkowanie.

Oczywiście, aby móc wybrać odpowiednią formę opodatkowania warto poznać specyfikę każdej z nich.

Wśród form prowadzenia księgowości jednoosobowej działalności wyróżnić można księgę przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ewidencję przychodów.

Pierwsza z nich dotyczyć będzie firm opodatkowanych według skali czy podatku liniowego. Natomiast druga przewidziana jest dla działalności opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym. Obydwie nazywane są uproszczonymi formami księgowości.

Księgowość firmy jednoosobowej nie musi być skomplikowana. W sytuacji, kiedy firma nie jest zarejestrowana do VAT wystarczy podstawowa wersja programu księgowego. Pozwoli ona na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) bądź ewidencji przychodów. 

W przypadku firm zarejestrowanych do VAT warto wspomnieć o dodatkowym obowiązku prowadzenia odpowiednich rejestrów VAT. Ponadto o konieczności wysyłki plików JPK.

Księga przychodów i rozchodów

Nazywana w skrócie KPiR jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej. Skorzystają z niej firmy opodatkowane skalą bądź podatkiem liniowym. Księga składa się z 16 kolumn, w których wpisuje się odpowiednie dane związane z działalnością. Wśród nich wyróżnić można kolumny takie jak:

• numer dokumentu (kolumna nr 3),
• przychody ze sprzedaży towarów i usług (kolumna nr 7),
• zakup towarów handlowych (kolumna nr 10) czy
• pozostałe koszty (kolumna nr 13).

Odpowiednie zakwalifikowanie dokumentów do konkretnej pozycji będzie łatwiejsze przy wykorzystaniu programu księgowego. I co bardzo ważne – takiego, który uwzględnia wszystkie zmiany podatkowe i bieżące zasady prowadzenia księgi. Zobacz program księgowy SKP^® na bieżąco aktualizowany do wszystkich zmian prawnych w ciagu roku >

Istotne przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów jest również sporządzanie spisu z natury na koniec roku podatkowego. Także na początku naszej działalności. Oczywiście, o ile oczywiście w firmie sprzedawane będą towary handlowe bądź wykorzystywane materiały do wykonywania usług.

Bez wątpienia to najlepsza forma dla osób, które generują koszty w działalności i są w stanie pomniejszyć swój przychód przy ich pomocy. Poznaj prosty program księgowy do KPiR >

Warto wspomnieć, że KPiR przewidziana jest dla podatników tylko do pewnego limitu przychodów. W roku 2023 limit ten wynosi 9.654.400 zł. Oznacza to, że firmy, które w 2022 roku przekroczyły ten przychód zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości w 2023 roku, czyli ksiąg rachunkowych.

Ewidencja przychodów

Jest ona przewidziana dla działalności rozliczających się za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Księgowość firmy jednoosobowej na ryczałcie nie jest skomplikowana.

Warto pamiętać, że najważniejsze jest ustalenie odpowiedniej stawki podatkowej dla wykonywanych usług, czy sprzedawanych produktów. Pomocne przy tym będą klasyfikacja PKWiU czy Nomenklatura Scalona (kody CN). Dzięki nim sprawdzimy, pod jakim kodem można zakwalifikować daną czynność (czy towar). Sprawdzimy w ustawie o ryczałcie jaka stawka jest odpowiednia. Warto zadbać o poprawne wybranie stawki podatkowej.

W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności bez VAT księgowość ewidencji ryczałtowej opiera się głównie na zakwalifikowaniu odpowiedniej kwoty przychodu do odpowiedniej kolumny ze stawką ryczałtu i wyliczenia jego wartości.

Prowadzenie ewidencji przychodów nie wymaga od podatnika sporządzania spisu z natury czy ewidencjonowania kosztów.

W związku z rozliczaniem podatku jedynie od wypracowanych przychodów, koszty nie są tu istotne.

Ewidencja będzie najlepszym rozwiązaniem dla osób, które cenią sobie wygodę. Ponadto nie generują dużej ilości kosztów. Zależy im również na tym, aby co miesiąc móc szybko oszacować, ile zapłacą podatku.

Warto wspomnieć, że ewidencja przychodów dotyczy również osób prywatnych, które rozliczają najem prywatny na zasadach ryczałtu. Od 2023 roku najem może być rozliczany tylko w ten sposób.

Tak samo, jak w przypadku KPiR tutaj również mamy do czynienia z limitem uprawniającym nas do korzystania z ryczałtu. Czyli do możliwości stosowania ewidencji przychodów jako formy prowadzenia księgowości. Obecnie limit ten wynosi 2 mln euro przychodu.

Pobierz BEZPŁANIE program księgowy do KPiR i Ryczałtu. Pracuj aż 60 dni na pełnej wersji programu BEZ LIMITU dokumentów >

Podsumowanie

Przy wyborze odpowiedniej formy prowadzenia księgowości firmy jednoosobowej warto zwrócić uwagę na to, jaka tak naprawdę forma opodatkowania będzie najlepsza dla naszej działalności.

W przypadku działalności, w których nie ma wiele kosztów. Ponadto stawka ryczałtu może być preferencyjna warto pomyśleć o prowadzeniu ewidencji przychodów i opodatkowaniu ryczałtem.

W sytuacji, kiedy w działalności generujemy spore koszty – istotne będzie przeanalizowanie skali podatkowej oraz podatku liniowego. Ciężko jednoznacznie stwierdzić, która forma opodatkowania dla kogo będzie najlepsza.

Stawiając swoje pierwsze kroki w prowadzeniu działalności gospodarczej warto wybrać PKPiR. Dlaczego? Aby zobaczyć, ile kosztów jest w stanie generować nasza firma.

Wraz z rozpoczęciem roku zawsze możemy zmienić formę opodatkowania, a co za tym idzie formę prowadzenia działalności. A co jeżeli jednak od początku wiemy, że nasze koszty będą znikome? Tu lepszym rozwiązaniem będzie od razu wybór ewidencji przychodów.

Wpływ na wybór odpowiedniej formy prowadzenia księgowości może mieć również nasze podejście do księgowości czy rodzaj prowadzonej działalności. Jeśli z natury wolimy proste rozwiązania to ewidencja przychodów wydaje się być najlepsza.

Autor:
Katarzyna Gawron
Specjalista ds. księgowości i podatków
Publikacja: 04.04.2023 r.