Co to jest PKPiR – jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów? Powrót

PKPiR oznacza Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Zasady jak prowadzić oraz jakie warunki należy spełnić ujęte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12. 2019 r.

PKPiR – kto może skorzystać z tego rozwiązania?

Z uproszczonej księgowości w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów mogą skorzystać:

• osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych
• spółki jawne osób fizycznych
• spółki partnerskie, które rozliczają działalność według skali podatkowej PIT (stawki 12% i 32%) lub liniowo (według stawki 19%), a których przychody ze sprzedaży towarów, produktów, usług i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 2 000 000 euro (w roku 2022 to 9 188 200 zł, w roku 2023 limit w złotówkach wyniesie – 9 645 400 zł)

Podatnicy, którzy uzyskali w 2022 roku przychody netto w kwocie niższej niż 9.654.400 zł – mają prawo w 2023 roku prowadzić uproszczoną księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zobacz także: KPiR a Ryczałt >

Prowadzenie PKPiR – zasady ogólne

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego. Albo też na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Można ją prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej za pomocą programu Księga podatkowa.

Zamów program księgowy SKP^® Start Firma lub SKP^® Start Biuro >

Zapisy w KPiR prowadzi się na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia. Lecz nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

W przypadku, gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe, zapisów należy dokonywać chronologicznie. Ważne! W terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zdarzenia gospodarcze powinniśmy zapisywać w języku polskim i w polskiej walucie.

Podatnik dokonuje wszelkiego rodzaju wpisów w KPiR przy użyciu dowodów księgowych (faktury, rachunki, dokumenty celne, faktury korygujące, noty korygujące) oraz dokumentów zbiorczych. Należy je oznaczać numerem lub umożliwiać w inny sposób powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi w księdze.

PKPiR – szczegółowy opis kolumn

Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn. Po skończeniu każdego miesiąca należy podsumować wartości w każdej z nich.

• Kolumna 1 – Numer zapisów do księgi
• Kolumna 2 – Data z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu, czyli data zdarzenia gospodarczego, np. poniesienie kosztu
• Kolumna 3 – Numer faktury, rachunku lub innego dowodu
• Kolumna 4 i 5 – Dane kontrahentów
• Kolumna 6 – Opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów, sprzedaż towarów, zapłata za czynsz
• Kolumna 7 – Przychody ze sprzedaży
• Kolumna 8 – Pozostałe przychody nie wynikające ze sprzedaży
• Kolumna 9 – Suma przychodów z kolumn 7 i 8
• Kolumna 10 – Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu
• Kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze
• Kolumna 12 – Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom
• Kolumna 13 – Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, np. opłata za energię elektryczną, wynajem, zakup paliwa
• Kolumna 14 – Suma wydatków z kolumn 12 i 13
• Kolumna 15 – Kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13
• Kolumna 16 – Koszty działalności badawczo-rozwojowej
• Kolumna 17 – Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek

Księga przychodów i rozchodów oraz podatek dochodowy

Dla celów obliczenia zaliczki na podatek dochodowy należy zsumować kwoty w poszczególnych kolumnach za dany miesiąc.

Przedsiębiorcy mogą ujmować koszty uzyskania przychodu w oparciu o jedną z dwóch metod – kasową lub memoriałową.

• W metodzie kasowej (uproszczonej) za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień wystawienia faktury.
• Metoda memoriałowa wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem.

• koszty bezpośrednie (m.in. towary handlowe, materiały do produkcji) ujmowane są okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody
• koszty pośrednie (np. najem, opłaty, paliwo, wynagrodzenia i in.) – w dacie ich poniesienia. To jest w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawy zapisu w księdze. Przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe (lub miesiące), których dotyczy.