Co to jest KPiR – jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów? Powrót

PKPiR oznacza Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Zasady jak prowadzić oraz jakie warunki należy spełnić ujęte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r.

Kto może skorzystać?

Z uproszczonej księgowości w formie PKPiR mogą skorzystać:

• osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych
• spółki jawne osób fizycznych
• spółki partnerskie, które rozliczają działalność według skali podatkowej PIT (stawki 12% i 32%) lub liniowo (według stawki 19%), a których przychody ze sprzedaży towarów, produktów, usług i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 2 000 000 euro (w roku 2022 to 9 188 200 zł, w roku 2023 limit w złotówkach wyniesie – 9 645 400 zł)

Podatnicy, którzy uzyskali w 2022 roku przychody netto w kwocie niższej niż 9.654.400 zł – mają prawo w 2023 roku prowadzić uproszczoną księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Prowadzenie KPiR. Ogólne zasady.

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Można ją prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej za pomocą programu Księga podatkowa.

Zamów SKP^® Firma lub SKP^® Biuro>

Zapisy w KPiR prowadzi się na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia lecz nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. W przypadku, gdy księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe zapisów należy dokonywać chronologicznie w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Zdarzenia gospodarcze powinny być zapisane w języku polskim i w polskiej walucie. Podatnik dokonuje wszelkiego rodzaju wpisów w KPiR przy użyciu dowodów księgowych (faktury, rachunki, dokumenty celne, faktury korygujące, noty korygujące) oraz dokumentów zbiorczych. Muszą być one oznaczone numerem lub umożliwiać w inny sposób powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi w księdze.

Opis kolumn.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn. Po skończeniu każdego miesiąca należy podsumować wartości w każdej z nich.

• Kolumna 1 – Numer zapisów do księgi
• Kolumna 2 – Data z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu, czyli data zdarzenia gospodarczego, np. poniesienie kosztu
• Kolumna 3 – Numer faktury, rachunku lub innego dowodu
• Kolumna 4 i 5 – Dane kontrahentów
• Kolumna 6 – Opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów, sprzedaż towarów, zapłata za czynsz
• Kolumna 7 – Przychody ze sprzedaży
• Kolumna 8 – Pozostałe przychody nie wynikające ze sprzedaży
• Kolumna 9 – Suma przychodów z kolumn 7 i 8
• Kolumna 10 – Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu
• Kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze
• Kolumna 12 – Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom
• Kolumna 13 – Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, np. opłata za energię elektryczną, wynajem, zakup paliwa
• Kolumna 14 – Suma wydatków z kolumn 12 i 13
• Kolumna 15 – Kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13
• Kolumna 16 – Koszty działalności badawczo-rozwojowej
• Kolumna 17 – Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek

Księga przychodów i rozchodów oraz podatek dochodowy.

Dla celów obliczenia zaliczki na podatek dochodowy należy zsumować kwoty w poszczególnych kolumnach za dany miesiąc.

Przedsiębiorcy mogą ujmować koszty uzyskania przychodu w oparciu o jedną z dwóch metod – kasową lub memoriałową.

• W metodzie kasowej (uproszczonej) za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień wystawienia faktury.
• Metoda memoriałowa wymaga rozróżniania kosztów bezpośrednio i pośrednio związanych z osiąganym przychodem.

• koszty bezpośrednie (m.in. towary handlowe, materiały do produkcji) ujmowane są okresie, w którym powstają odpowiadające im przychody
• koszty pośrednie (np. najem, opłaty, paliwo, wynagrodzenia i in.) – w dacie ich poniesienia tj. w dacie wystawienia dokumentu księgowego stanowiącego podstawy zapisu w księdze; przy czym koszty pośrednie, które przypadają na okres przekraczający dany rok podatkowy, podlegają proporcjonalnemu podziałowi na lata podatkowe (lub miesiące), których dotyczy.

Przedsiębiorcy oprócz prowadzenia księgi mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych, a także ewidencji kupna-sprzedaży wartości dewizowych (w przypadku kantorów), ewidencję przebiegu pojazdów (jeżeli samochód jest środkiem trwałym w firmie wykorzystywanym jedynie na cele działalności gospodarczej), ewidencję wyposażenia – dobrowolnie.

Autor:
Marlena Świerzewska
Specjalista ds. księgowości

Publikacja: 06.02.2023 r.

Drukuj poradę