Od 2025 roku przedsiębiorców czekają zmiany w zakresie minimalnej składki zdrowotnej. W rządowym projekcie ustawy…
Jakie zaszły zmiany w rozliczaniu składki zdrowotnej od 2025 roku?
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2026-05-15
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok jest pierwszym, w którym przedsiębiorcy muszą uwzględnić nowe przepisy. Od 1 stycznia 2025 roku przy ustalaniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej co do zasady nie musimy uwzględniać już przychodów ze sprzedaży środków trwałych, kosztów związanych z ich sprzedażą czy przychodów i kosztów dotyczących wartości niematerialnych i prawnych.
W praktyce oznacza to, że sprzedaż firmowego majątku nie musi automatycznie zwiększać składki zdrowotnej przedsiębiorcy. To bardzo istotna zmiana, ponieważ w poprzednich latach sprzedaż np. samochodu firmowego mogła znacząco podnieść dochód będący podstawą naliczenia składki zdrowotnej, co często prowadziło do wysokich dopłat do ZUS przy rozliczeniu rocznym.
Jak uwzględniać sprzedaż środków trwałych w składce zdrowotnej?
Bardzo ważne jest jednak to, że przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą uwzględniać sprzedaż składników majątku przy ustalaniu rocznej podstawy składki zdrowotnej. To nowe rozwiązanie daje przedsiębiorcom większą elastyczność podatkową i możliwość wyboru korzystniejszego wariantu rozliczenia.
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje, że chce uwzględnić przychody i koszty związane ze sprzedażą środków trwałych w rocznej podstawie składki zdrowotnej, musi złożyć odpowiednie oświadczenie w dokumentach ZUS.
Informację tę zaznaczamy:
- w bloku XII formularza ZUS DRA,
- albo w bloku III.F formularza ZUS RCA.
Pamiętaj!
Po złożeniu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej przedsiębiorca nadal może wycofać wcześniej złożone oświadczenie, uzupełnić rozliczenie o takie oświadczenie, skorygować wysokość dochodu lub poprawić podstawę składki zdrowotnej. Termin na dokonanie korekty upływa 1 lipca 2026, chyba że wcześniej przedsiębiorca złoży wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej (RZS-R).
Jakie dokumenty rozliczeniowe musi złożyć przedsiębiorca?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok nie jest składane w osobnym formularzu. Wykazujemy je w standardowych dokumentach rozliczeniowych ZUS, które i tak składamy co miesiąc. Kluczowy jest jednak miesiąc kwiecień 2026 roku, w którym następuje finalne rozliczenie składki zdrowotnej za poprzedni rok.
ZUS DRA czy ZUS RCA – który dokument należy złożyć?
Rodzaj dokumentu zależy od sposobu prowadzenia działalności i tego, czy zatrudniamy inne osoby. Składamy:
- ZUS DRA – jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą i nie rozliczamy składek za pracowników,
- ZUS RCA – jeśli oprócz własnych składek rozliczamy również składki za pracowników, zleceniobiorców lub inne osoby ubezpieczone.
W obu przypadkach dokument za kwiecień 2026 roku będzie zawierał część dotyczącą rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej nie jest wpisywane „w zwykłych polach” deklaracji. ZUS przewidział do tego specjalne sekcje:
- w ZUS DRA jest to blok XII – Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- w ZUS RCA jest to blok III.F – Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne.
To właśnie w tych częściach należy podać dane potrzebne do końcowego wyliczenia składki zdrowotnej za cały rok.
Ważne!
Uwaga! Od 1 maja 2026 r. płatnicy składek będą musieli korzystać z nowych formularzy rozliczeniowych ZUS RCA i ZUS DRA. Obowiązek ten wynika z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 9 kwietnia 2026 r., które wprowadza zaktualizowane wzory dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz określa zasady ich stosowania także do rozliczeń za wcześniejsze okresy.
Jaki jest termin na rozliczenie rocznej składki zdrowotnej?
Termin rocznego rozliczenia składki zdrowotnej jest bezpośrednio powiązany z terminem składania rocznych zeznań podatkowych PIT. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok musimy wykazać w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień 2026 roku. Termin przekazania dokumentów do ZUS upływa 20 maja 2026 roku. Do tego dnia powinniśmy złożyć deklarację z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej oraz dopłacić ewentualną niedopłatę.
Kiedy można otrzymać zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej może zakończyć się również nadpłatą. Dzieje się tak wtedy, gdy w trakcie roku wpłaciliśmy więcej składek zdrowotnych, niż wynika z końcowego rozliczenia rocznego. W takiej sytuacji możemy wystąpić do ZUS o zwrot nadpłaty na rachunek bankowy.
Aby otrzymać zwrot nadpłaty składki zdrowotnej, musimy spełnić dwa warunki.
1. Brak zaległości wobec ZUS
Na koncie przedsiębiorcy nie mogą występować zaległości, w szczególności- zaległe składki ZUS, odsetki, nienależnie pobrane świadczenia, inne zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jeżeli zaległości istnieją, ZUS automatycznie zaliczy nadpłatę na ich poczet.
2. Złożenie wniosku RZS-R
Drugim warunkiem jest złożenie elektronicznego wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej. Wniosek składamy wyłącznie online na formularzu RZS-R. Termin na złożenie wniosku upływa 1 czerwca 2026 r.
Jeżeli przedsiębiorca nie złoży wniosku w wyznaczonym czasie wówczas nadpłata zostanie automatycznie pozostawiona na koncie płatnika i wykorzystana na pokrycie przyszłych składek ZUS.
Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczeniu składki zdrowotnej?
W praktyce to nie same stawki składki zdrowotnej sprawiają przedsiębiorcom największy problem, lecz czas jej rozliczania. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej nie zawsze pokrywa się z intuicyjnym rozumieniem roku podatkowego czy kalendarzowego.
Wielu przedsiębiorców przyjmuje prostą zasadę: skoro rozliczamy rok 2025, to analizujemy okres od stycznia do grudnia 2025. I o ile w przypadku dochodu to założenie jest prawidłowe, o tyle przy składce zdrowotnej – już nie zawsze.
Rok składkowy a rok kalendarzowy – kluczowa różnica
W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych (skala podatkowa) oraz podatkiem liniowym obowiązuje tzw. rok składkowy, który nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Pamiętaj!
Oznacza to, że przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej za 2025 rok analizujemy okres od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r.
To właśnie ten przedział decyduje o tym, jakie składki zostały faktycznie zapłacone i czy wystąpi dopłata, czy nadpłata. W praktyce oznacza to, że dochód liczony jest za rok kalendarzowy (2025), ale składki porównujemy już w ramach roku składkowego (luty 2025 – styczeń 2026). Ta rozbieżność jest jednym z najczęstszych źródeł błędów w rozliczeniach ZUS.
Dla porównania, przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych mają znacznie prostszą sytuację. W ich przypadku przychód liczony jest zawsze za rok kalendarzowy (styczeń–grudzień), a składki zdrowotne również odnoszą się do tego samego okresu. Nie występuje tu przesunięcie roku składkowego, co znacząco upraszcza rozliczenia roczne.
Zmiany w rozliczaniu składki zdrowotnej 2025 - podsumowanie
Zmiany w rozliczaniu składki zdrowotnej od 2025 roku wprowadzają dla przedsiębiorców większą elastyczność, ale jednocześnie wymagają jeszcze dokładniejszego podejścia do rozliczeń z ZUS. Szczególne znaczenie mają nowe zasady dotyczące sprzedaży środków trwałych, możliwość wyboru sposobu ich uwzględniania w podstawie składki zdrowotnej oraz prawidłowe ustalenie roku składkowego. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o właściwych formularzach, terminach składania dokumentów oraz możliwości uzyskania zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej. Dokładna analiza rozliczeń pozwoli uniknąć błędów, korekt i niepotrzebnych dopłat do ZUS po zakończeniu roku składkowego.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
