Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź:

Czy do wystawiania faktur niezbędny jest program? Powrót

2023-03-24

Wystawianie faktur, choć mogłoby wydawać się bardzo proste, niektórym przedsiębiorcom może przysparzać wielu problemów. Wszystko zależy bowiem od tego z iloma kontrahentami współpracujemy bądź co dokładnie oferujemy w naszej działalność. W zależności od tego, czego dotyczy specyfika naszej firmy można pomyśleć o programie do fakturowania, który usprawni nam pracę.

Z pewnością przyda się to w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z wieloma oferowanymi produktami na rzecz co najmniej kilku kontrahentów bądź, kiedy nasi odbiorcy nie są stałymi podmiotami. Co jednak w przypadku kiedy nie chcemy korzystać z takiego programu? Czy mamy inne opcje?

Jak wystawiać faktury bez programu?

Dla osób prowadzących działalność gospodarczą nie jest przymusowe korzystanie z programu do fakturowania. Wszystko może się zmienić, kiedy to oficjalnie wprowadzony zostanie KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.

W sklepach papierniczych do tej pory można zakupić plik gotowych wzorów faktur, które wystarczy ręcznie uzupełnić, wówczas mamy gotową i wystawioną fakturę. Wiąże się to jednak z możliwością popełnienia błędu i problemami w dostarczaniu takich dokumentów odbiorcom – nie mamy bowiem opcji wysłania elektronicznie oryginału dokumentu do naszego kontrahenta.

Szczególnie uciążliwe może to być przy sprzedaży online, kiedy czasem po prostu nie mamy fizycznego kontaktu z naszym kontrahentem i dostarczenie mu papierowego oryginału będzie niemożliwe. Przy tego typu wystawianiu dokumentów musimy pamiętać, o tym który numer faktury obecnie ewidencjonujemy oraz przechowywać kopię papierowe naszych dokumentów.

Drugą opcją, jeśli nie program do fakturowania, może być korzystanie z gotowych wzorów faktur w programach takich jak Excel czy Word, co oczywiście może być lepsze dla osób lubiących mieć wszystko na swoim komputerze. Gotowe szablony pozwalają nam na wprowadzenie danych o swoim kontrahencie, nazwie usługi (sprzedawanym towarze) czy stawce VAT bezpośrednio na szablonie w swoim komputerze.

Nie wszystkie takie wzory są jednak przejrzyste i czytelne. Taką wersje można zapisać w formie pdf i wysłać kontrahentowi, a kopię pliku zachować dla siebie.

Obydwie z tych opcji nie dają jednak możliwości generowania pliku JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego, co może być problematyczne w sytuacji otrzymania stosownego wezwania.

Prosty program do wystawiania faktur

W przypadku, kiedy papierowe wystawianie faktur bądź korzystanie z gotowego szablonu nie jest dla nas optymalne warto pomyśleć o prostym programie do fakturowania. Z pewnością zaletą takiego programu do wystawiania faktur będzie pilnowanie za nas numerów dokumentów czy ilości tych dokumentów w danym miesiącu. Na plus programów działa również to, że często posiadają schludną szatę graficzna i wystawiane przez nas faktury wyglądają dużo ładniej czy estetyczniej niż pisane ręcznie bądź tworzone przy pomocy gotowych szablonów. Dodatkowo, jeśli istotna jest dla nas możliwość szybkiego podglądu online do ilości wystawionych faktur w danym miesiącu tym bardziej warto pomyśleć o skorzystaniu z takiego programu. Często dzięki niemu nie musimy tworzyć dodatkowych rejestrów czy ewidencji sumujących naszą sprzedaż. Wystarczy zajrzeć do programu online, w którym mamy wszystko. Program do wystawiania faktur to również możliwość szybkiego generowania różnego rodzaju plików na żądanie urzędu skarbowego takich jak chociażby JPK_FA.

Fakturowanie online to również duża wygoda i możliwość bezpośredniej wysyłki dokumentu do naszego kontrahenta. Program do fakturowania to również bardzo często możliwość zaciągnięcia bezpośrednio z GUS danych o naszym kontrahencie. Dzięki temu mamy pewność, że wszystko jest poprawne i nie pomyliliśmy się przy przepisywaniu danych naszego odbiorcy.

Wśród zalet posiadania dostępu do programu wymienić można również posiadanie w jednym miejscu bazy kontrahentów i oferowanego asortymentu. Jeśli jakiś klient nam się powtórzy możemy w łatwy sposób znaleźć o nim informacje. To z pewnością dużo prostsze niż sprawdzanie papierowych dokumentów.

Ważne!

Dodatkowym atutem będzie także możliwość odznaczania, czy dana faktura została opłacona czy też nie. To również pozwoli na zaoszczędzenie czasu przy tworzeniu dodatkowych zestawień i ograniczy się do przechowywania wszystkiego w jednym konkretnym miejscu.

Podsumowanie

Posiadanie programu do wystawiania faktur nie jest konieczne, z pewnością jednak może być bardzo pomocne. Pozwala na usprawnienie naszej pracy i oszczędność czasu. Posiadanie wszystkiego online, w jednym miejscu jest znacznie wygodniejsze przy prowadzeniu biznesu.

Prosty program do wystawiania faktur taki jak FakturaExpert® lun SKP® START Firma z modułem Fakturowanie od Formsoft to również mniejsze ryzyko popełnienia błędu. Korzystanie z takiego programu będzie świetnym rozwiązaniem dla osób, które lubią mieć wszystko w jednym miejscu. Warto zaznaczyć, że nawet osoby, które niekoniecznie znają się na obsłudze komputera z pewnością będą w stanie korzystać z prostego programu do fakturowania, który wiele czynności związanych z wystawianiem dokumentów zrobi za nas.

Warto również wspomnieć, że ogromną zaletą programów do fakturowania jest możliwość eksportu dokumentów do pliku, który bezpośrednio można wysłać do księgowej. Dzięki temu jest ona w stanie zaciągnąć wszystkie dane do swojego programu księgowego i przyspieszyć swoją prace.

Autor:
Katarzyna Gawron
Specjalista ds. księgowości i podatków
Publikacja: 24.03.2023 r.

Pobierz program do małej księgowości

Przetestuj program SKP® w pełnej funkcjonalności. Korzystaj zupełnie bez zobowiązań aż 60 dni. Kurs obsługi ZA DARMO!

Zobacz też:

Udostępnij
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót