Tak, program jest przystosowany do wygenerowania plików JPK oraz ich wysyłki. Program SKP®, w zależności…
Program do wystawiania faktur – czy jest potrzebny? Powrót
2023-03-24
Profesjonalny program do wystawiania faktur to nowoczesne rozwiązanie, które szybko zostanie docenione przez każdego przedsiebiorcę. Wystawianie faktur, choć mogłoby wydawać się bardzo proste, niektórym z nich może przysparzać wielu problemów. Wszystko zależy bowiem od tego z iloma kontrahentami współpracujemy bądź co dokładnie oferujemy w naszej działalność. W zależności od tego, czego dotyczy specyfika naszej firmy można pomyśleć o programie do fakturowania, który usprawni nam pracę.
Z pewnością przyda się, kiedy mamy do czynienia z wieloma oferowanymi produktami na rzecz co najmniej kilku kontrahentów. Także w sytuacji, kiedy nasi odbiorcy nie są stałymi podmiotami. Co jednak w przypadku kiedy nie chcemy korzystać z takiego programu? Czy mamy inne opcje?
Jak wystawiać faktury bez programu?
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą nie jest przymusowe korzystanie z programu do fakturowania. Wszystko może się zmienić, kiedy to oficjalnie wprowadzony zostanie KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.
W sklepach papierniczych do tej pory można zakupić plik gotowych wzorów faktur. Wystarczy je ręcznie uzupełnić, wówczas mamy gotową i wystawioną fakturę. Wiąże się to jednak z możliwością popełnienia błędu i problemami w dostarczaniu takich dokumentów odbiorcom. Nie mamy bowiem opcji wysłania elektronicznie oryginału dokumentu do naszego kontrahenta.
Szczególnie uciążliwe może to być przy sprzedaży online. Czasem po prostu nie mamy fizycznego kontaktu z naszym kontrahentem. Wtedy dostarczenie mu papierowego oryginału będzie niemożliwe. Przy tego typu wystawianiu dokumentów musimy pamiętać, o tym który numer faktury obecnie ewidencjonujemy. Dodatkowo musimy przechowywać kopię papierowe naszych dokumentów.
Drugą opcją, jeśli nie mamy programu do fakturowania, może być korzystanie z gotowych wzorów faktur w programach (Excel czy Word). Oczywiście może być to lepsze dla osób lubiących mieć wszystko na swoim komputerze. Gotowe szablony pozwalają nam na wprowadzenie danych o swoim kontrahencie, nazwie usługi (sprzedawanym towarze) czy stawce VAT bezpośrednio na szablonie w swoim komputerze.
Nie wszystkie takie wzory są jednak przejrzyste i czytelne. Taką wersje można zapisać w formie pdf. Następnie wysłać kontrahentowi, a kopię pliku zachować dla siebie.
Obydwie z tych opcji nie dają jednak możliwości generowania pliku JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego. Może być to problematyczne w sytuacji otrzymania stosownego wezwania.
Prosty program do wystawiania faktur
Co zatem w przypadku, kiedy papierowe wystawianie faktur bądź korzystanie z gotowego szablonu nie jest dla nas optymalne? Wtedy warto pomyśleć o prostym programie do fakturowania.
- Z pewnością zaletą takiego programu do wystawiania faktur będzie pilnowanie za nas numerów dokumentów czy ilości tych dokumentów w danym miesiącu.
- Na plus programów działa również to, że często posiadają schludną szatę graficzna. Wystawiane tak faktury wyglądają dużo ładniej i estetyczniej, niż pisane ręcznie bądź tworzone przy pomocy gotowych szablonów.
- Dodatkowo, jeśli istotna jest dla nas możliwość szybkiego podglądu online do ilości wystawionych faktur w danym miesiącu tym bardziej warto pomyśleć o skorzystaniu z takiego programu. Często dzięki niemu nie musimy tworzyć dodatkowych rejestrów czy ewidencji sumujących naszą sprzedaż. Wystarczy zajrzeć do programu online, w którym mamy wszystko.
- Program do wystawiania faktur to również możliwość szybkiego generowania różnego rodzaju plików na żądanie US np. JPK_FA.
Fakturowanie online to również duża wygoda i możliwość bezpośredniej wysyłki dokumentu do naszego kontrahenta. Program do fakturowania to również bardzo często możliwość zaciągnięcia bezpośrednio z GUS danych o naszym kontrahencie. Dzięki temu mamy pewność, że wszystko jest poprawne i nie pomyliliśmy się przy przepisywaniu danych naszego odbiorcy.
Wśród zalet posiadania dostępu do programu wymienić można również posiadanie w jednym miejscu bazy kontrahentów i oferowanego asortymentu. Jeśli jakiś klient nam się powtórzy możemy w łatwy sposób znaleźć o nim informacje. To z pewnością dużo prostsze niż sprawdzanie papierowych dokumentów.
Ważne!
Dodatkowym atutem będzie także możliwość odznaczania czy dana faktura została opłacona czy też nie. To również pozwoli na zaoszczędzenie czasu przy tworzeniu dodatkowych zestawień. Mamy ponadto wszystkie dokumenty przechowywane w jednym konkretnym miejscu.
Program do wystawiania faktur - podsumowanie
Posiadanie programu do wystawiania faktur nie jest konieczne, z pewnością jednak może być bardzo pomocne. Pozwala na usprawnienie naszej pracy i oszczędność czasu. Posiadanie wszystkiego online, w jednym miejscu jest znacznie wygodniejsze przy prowadzeniu biznesu.
Przedsiebiorcom polecamy prosty program do wystawiania faktur FakturaExpert®. Można takze skorzystac z pomocy programu księgowego SKP® Formsoft Firma z modułem Fakturowanie – to również mniejsze ryzyko popełnienia błędu. Korzystanie z takiego programu będzie świetnym rozwiązaniem dla osób, które lubią mieć wszystko w jednym miejscu. Warto zaznaczyć, że nawet osoby, które niekoniecznie znają się na obsłudze komputera z pewnością będą w stanie korzystać z prostego programu do fakturowania. Szybko docenimy fakt, iż wiele czynności związanych z wystawianiem dokumentów taki program zrobi za nas!
Warto również wspomnieć, że ogromną zaletą programów do fakturowania jest możliwość eksportu dokumentów do pliku, który bezpośrednio można wysłać do księgowej. Dzięki temu jest ona w stanie zaciągnąć wszystkie dane do swojego programu księgowego i przyspieszyć swoją prace.
Autor:
Katarzyna Gawron
Specjalista ds. księgowości i podatków
Publikacja: 24.03.2023 r.
Zobacz też:
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót 
