Jak księgować amortyzację w programie SKP®? Zapraszamy do zapoznania się z poniższą poradą. Czym jest…
Jakie koszty w KPiR można odliczyć?
Data ostatniej edycji: 2026-09-14 Data dodania: 2026-09-14
Błędna kwalifikacja wydatków to wciąż jedna z najczęstszych przyczyn kar nakładanych przez urzędy skarbowe. Z tego artykułu dowiesz się, jakie wydatki możesz wrzucić w koszty firmowe oraz jakich pułapek unikać. Skorzystaj z porad ekspertów i sprawdź jakie koszty w KPiR możesz odliczyć.
Jakie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty firmowe w KPiR?
W koszty firmowe w KPiR można bezpiecznie wrzucić każdy wydatek, który wykazuje bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością. Co istotne, musi on służyć zabezpieczeniu lub osiągnięciu przychodu (zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Do najpopularniejszych kosztów należą m.in. czynsz za biuro, zakup sprzętu komputerowego, usługi księgowe oraz koszty telekomunikacyjne.
Aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu (KUP), musi spełniać zestaw kryteriów: mieć charakter celowy, być racjonalnie uzasadniony ekonomicznie, brak go na liście wyłączeń (art. 23 ustawy o PIT) oraz posiadać poprawne udokumentowanie. W praktyce koszty dzieli się na dwa główne typy:
- Koszty bezpośrednie: Wydatki ściśle powiązane z konkretnym przychodem, np. zakup towarów handlowych lub surowców do produkcji.
- Koszty pośrednie: Wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, których nie da się przypisać do jednego konkretnego przychodu.
Katalog kosztów pośrednich:
- Wynajem i utrzymanie lokalu: Czynsz, media, internet, sprzątanie biura.
- Wyposażenie i sprzęt: Komputery, telefony, meble biurowe, oprogramowanie i licencje.
- Usługi obce: Księgowość, doradztwo prawne, usługi marketingowe i pozycjonowanie SEO.
- Transport: Utrzymanie samochodu służbowego lub prywatnego wykorzystywanego w działalności.
Przykład: Zakup nowoczesnego laptopa dla programisty jest bezdyskusyjnym kosztem uzyskania przychodu, jednak zakup ekspresu do kawy do domowego biura bez zatrudniania pracowników może zostać zakwestionowany przez US.
Jak poprawnie ująć koszty w KPiR w programie księgowym?
Aby poprawnie ująć koszty w KPiR w programie księgowym, należy wprowadzić dane z dowodu zakupu (np. faktury) i przyporządkować wydatek do odpowiedniego konta. To ustawienia wybranego konta, w tym wskazana dla niego kolumna księgi, decydują o tym, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty dany koszt.
Jak ująć koszty w KPiR krok po kroku?
- Wprowadzenie dokumentu do systemu: ręcznie lub pobranie z KSeF.
- Weryfikacja danych i kategoryzacja: sprawdzenie NIP, kwot i celu wydatku. Wybierz odpowiednią kategorię wydatku (np. eksploatacja pojazdu, koszty mediów).
- Przypisanie do odpowiednich kolumn: wybrane konto decyduje o tym, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty dany koszt.
- Kolumna 12: Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych.
- Kolumna 13: Koszty uboczne zakupu (np. transport, załadunek).
- Kolumna 14: Wynagrodzenia w gotówce i w naturze.
- Kolumna 15: Pozostałe wydatki (np. czynsz, paliwo, usługi obce).
4. Zatwierdzenie i księgowanie: zapis w ewidencji i aktualizacja deklaracji.
Zatwierdzony wpis trafia do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów oraz zasila automatyczne wyliczenia zaliczek na PIT oraz deklaracji VAT/JPK_V7.
Co jest potrzebne do udokumentowania kosztów w KPiR?
Podstawowym dowodem księgowym niezbędnym do udokumentowania kosztów w KPiR jest faktura VAT, rachunek lub dokument celny. W określonych przypadkach koszty można również księgować na podstawie dowodów wewnętrznych, biletów czy paragonów z numerem NIP nabywcy.
Prawo podatkowe precyzyjnie określa, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę wpisu w ewidencji.
Rodzaj dokumentu | Warunki uznania za dowód księgowy | Zastosowanie / Przykład |
Faktura VAT / Rachunek | Zawiera pełne dane sprzedawcy, nabywcy (NIP), datę, nazwę usługi/towaru oraz kwoty. | Zakup sprzętu, usługi, towar handlowy. |
Faktura uproszczona | Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (lub 100 EUR). | Drobne zakupy firmowe, materiały biurowe. |
Dowód księgowy | Dokument sporządzony przez przedsiębiorcę, zawierający datę, podpis i cel wydatku. | Diety, opłaty sądowe, zakupy produktów rolnych. |
Bilety i opłaty | Przejazdy na odległość powyżej 50 km (traktowane jak faktura) lub opłaty za przejazd autostradą. | Bilety kolejowe, opłaty za autostrady. |
Jakie są najczęstsze błędy przy księgowaniu kosztów w KPiR?
Najczęstsze błędy przy księgowaniu kosztów w KPiR to księgowanie wydatków prywatnych jako firmowych. Zaliczamy do nich również wpisywanie kwot do niewłaściwych kolumn księgi. Niewłaściwa kwalifikacja wydatków podczas kontroli skarbowej skutkuje wyłączeniem wydatku z KUP. Co więcej, może wiązać się z koniecznością dopłaty zaległego podatku wraz z odsetkami oraz potencjalną odpowiedzialnością karnoskarbową.
- Błąd 1: Koszty reprezentacji uznane za reklamę. Zakup alkoholu, ekskluzywnych prezentów czy wykwintnych kolacji dla klientów to reprezentacja (wyłączona z KUP na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Reklama (np. ulotki, gadżety z logo, kampanie Google Ads) stanowi koszt w 100%.
- Błąd 2: Błędne rozliczanie samochodów. Mieszanie zasad rozliczania pojazdów: auto firmowe używane wyłącznie do celów służbowych – 100% KUP, auto firmowe używane do celów mieszanych – 75% KUP, auto prywatne cele mieszane – 20% KUP
- Błąd 3: Księgowanie wydatków osobistych. Próby wrzucania w koszty prywatnej odzieży, edukacji niepowiązanej z profilem firmy czy wyjazdów wakacyjnych.
Przykład: Zaksięgowanie luksusowego zegarka na rękę jako „elementu wizerunku biznesowego” zostanie niemal ze 100% pewnością odrzucone przez fiskus, w przeciwieństwie do zakupu odzieży roboczej z widocznym logo firmy.
Co jeszcze musisz wiedzieć o kosztach w KPiR?
Skuteczne zarządzanie kosztami w Księdze Przychodów i Rozchodów to nie tylko wpisywanie danych, to strategia finansowa oparta na art. 22 ustawy o PIT. Dlatego przeanalizuj i przeprowadź audyt swoich wydatków z ostatnich 3 miesięcy. Sprawdź, czy nie pomijasz drobnych faktur za subskrypcje oprogramowania, usługi telekomunikacyjne czy cyfrowe narzędzia, które sumarycznie tworzą duże kwoty do odliczenia.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) o koszty w KPiR
Tak, wydatki poniesione przed oficjalnym rozpoczęciem działalności mogą stanowić koszty w KPiR, jeśli wykazują ścisły związek z przyszłą firmą i zostały odpowiednio udokumentowane (np. fakturą na osobę fizyczną).
Koszty paliwa wpisuje się w kolumnie 15 KPiR („Pozostałe wydatki”). Jeśli samochód jest wykorzystywany do celów mieszanych (prywatnych i firmowych), do kosztów zalicza się jedynie 75% poniesionego wydatku.
Przedsiębiorca prowadzący JDG zasadniczo nie może zaliczyć zakupu okularów korekcyjnych do kosztów w KPiR, ponieważ organy skarbowe traktują taki wydatek jako mający charakter osobisty. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku refundacji okularów dla zatrudnionego pracownika. Aby pracodawca mógł sfinansować taki wydatek, konieczne jest odpowiednie zalecenie zawarte w orzeczeniu z badań medycyny pracy, wskazujące na potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy monitorze ekranowym.
Nie, obiad z kontrahentem (np. w restauracji) jest najczęściej traktowany przez urzędy skarbowe jako koszt reprezentacji, co na mocy przepisów podatkowych wyklucza go z możliwości zaliczenia w koszty uzyskania przychodu.
Abonament telefoniczny księguje się w kolumnie 15 KPiR na podstawie faktury od operatora. Jeśli telefon jest na abonament firmowy, można odliczyć cały wydatek, pod warunkiem, że numer służy wyłącznie działalności gospodarczej.
Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny specjalista ds. finansowo – prawnych
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
