Od 2022 roku znacznie zmieniły się przepisy dotyczące składek zdrowotnych dla różnego rodzaju przedsiębiorców. Zmiany…
Jak rozliczyć nadpłatę składki zdrowotnej?
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2026-06-15
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej jest jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. To właśnie po zakończeniu roku składkowego okazuje się, czy przedsiębiorca opłacił składkę zdrowotną w prawidłowej wysokości. W praktyce rozliczenie może zakończyć się zarówno niedopłatą, jak i nadpłatą składki zdrowotnej. O ile obowiązek dopłaty zwykle nie budzi większych wątpliwości, o tyle zwrot nadpłaty rodzi pytania dotyczące sposobu postępowania wobec ZUS. W artykule wyjaśniamy czy nadpłatę trzeba odzyskać, czy można pozostawić ją na koncie ZUS. Omawiamy również to, czy otrzymany zwrot składki zdrowotnej wpływa na koszty podatkowe.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok
Przedsiębiorcy mają obowiązek dokonania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w deklaracji ZUS DRA składanej do 20 maja 2026 roku. W ramach tego rozliczenia porównujemy wysokość składek opłacanych w trakcie roku z rzeczywistą wysokością składki należnej ustalonej na podstawie osiągniętego dochodu lub przychodu.
Jeżeli suma wpłaconych składek okaże się wyższa od kwoty należnej, na koncie przedsiębiorcy powstanie nadpłata składki zdrowotnej. Taka sytuacja występuje, gdy dochody firmy w trakcie roku były nieregularne albo składka zdrowotna była opłacana w zawyżonej wysokości.
W praktyce nadpłata może być skutkiem zarówno zwykłego rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, jak i błędu rachunkowego. To rozróżnienie ma później istotne znaczenie dla rozliczeń podatkowych.
Jak odzyskać nadpłatę składki zdrowotnej?
Sama nadpłata nie oznacza jeszcze automatycznego zwrotu środków przez ZUS. Musimy pamiętać, że konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku elektronicznego za pośrednictwem konta PUE ZUS. Termin na złożenie wniosku upływa 1 czerwca 2026 roku.
Ważne!
Warto również zwrócić uwagę, że ZUS dokonuje zwrotu wyłącznie wtedy, gdy przedsiębiorca nie posiada zaległości składkowych ani innych zobowiązań. Jeżeli takie zaległości wobec ZUS istnieją, nadpłata zostanie automatycznie przeznaczona na ich pokrycie.
Często zakładamy, że brak złożenia wniosku oznacza utratę nadpłaty. W rzeczywistości środki nie przepadają, jednak pozostają na koncie ZUS i są rozliczane na poczet przyszłych składek lub istniejących zaległości. Nie oznacza to, że możemy samodzielnie pomniejszyć kolejne wpłaty do ZUS o kwotę nadpłaty przed jej formalnym rozliczeniem przez urząd. Takie działanie może skutkować powstaniem zaległości i naliczeniem odsetek.
Nadpłata składki zdrowotnej a podatek liniowy
Najwięcej problemów interpretacyjnych pojawia się u przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem liniowym. Wynika to z faktu, że mogą oni zaliczać składkę zdrowotną do kosztów uzyskania przychodów albo odliczać ją od dochodu. Wszystko w granicach ustawowego limitu – 12 900 zł w 2025 roku.
Jeżeli składka zdrowotna została wcześniej zaliczona do kosztów podatkowych, a następnie przedsiębiorca otrzyma jej zwrot, należy ustalić przyczynę powstania nadpłaty. W sytuacji, gdy nadpłata wynikła z błędu rachunkowego, konieczna będzie korekta kosztów podatkowych za okres, w którym wydatek został ujęty.
Może się więc okazać, że konieczne będzie cofnięcie się do rozliczeń za 2025 rok i skorygowanie kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w których składki były omyłkowo opłacane w zbyt wysokiej wysokości.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy składka zdrowotna nie była ujmowana w kosztach, lecz została odliczona od dochodu. W takim przypadku otrzymany zwrot składki zdrowotnej powoduje konieczność zwiększenia dochodu do opodatkowania w zeznaniu składanym za rok, w którym otrzymano zwrot środków z ZUS.
Przykład
Przedsiębiorca opodatkowany podatkiem liniowym przez kilka miesięcy omyłkowo opłacał zbyt wysoką składkę zdrowotną i zaliczał ją do kosztów podatkowych. W 2026 roku otrzymał zwrot nadpłaty z ZUS.
W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien skorygować koszty podatkowe za 2025 rok, ponieważ pierwotne ujęcie zawyżonej składki wynikało z oczywistej omyłki.
Czy pozostawienie nadpłaty w ZUS powoduje korektę kosztów?
Wielu przedsiębiorców decyduje się nie występować o zwrot nadpłaty i pozostawia środki na koncie ZUS do rozliczenia przyszłych składek. Takie rozwiązanie jest często wygodniejsze organizacyjnie i pozwala uniknąć dodatkowych formalności.
Co istotne, samo pozostawienie nadpłaty na koncie ZUS co do zasady nie powoduje konieczności korygowania kosztów podatkowych. Kluczowe znaczenie ma tutaj fakt, że składka została rzeczywiście zapłacona w danym roku podatkowym. Oznacza to, że koszt pozostaje przypisany do roku, w którym faktycznie poniesiono wydatek.
Nawet jeśli nadpłata składki zdrowotnej zostanie wykorzystana do pokrycia składek za kolejny rok, nie zmienia to momentu podatkowego rozliczenia kosztu.
Jak uzyskać zwrot składki zdrowotnej przy ryczałcie?
Nieco odmiennie wygląda rozliczenie nadpłaty u przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W tej formie opodatkowania nie występują koszty uzyskania przychodów, dlatego nie dokonujemy korekty kosztów podatkowych.
Nie oznacza to jednak, że zwrot nadpłaty składki zdrowotnej pozostaje całkowicie neutralny podatkowo. Ryczałtowcy mają bowiem możliwość odliczenia części składki zdrowotnej od przychodu. Jeżeli więc przedsiębiorca wcześniej skorzystał z takiego odliczenia, a następnie otrzymał zwrot nadpłaconej składki, powinien doliczyć otrzymaną kwotę do przychodów w rozliczeniu za rok otrzymania zwrotu.
Przykład
Przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem odliczył w 2025 roku 50% zapłaconych składek zdrowotnych. W 2026 roku ZUS zwrócił część składki wynikającą z rocznego rozliczenia.
W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien doliczyć otrzymany zwrot do przychodów w zeznaniu za 2026 rok.
Jak rozliczyć zwrot nadpłaty składki zdrowotnej w rozliczeniu rocznym?
Warto również zwrócić uwagę na techniczne kwestie związane z wykazaniem zwrotu składki zdrowotnej w zeznaniu rocznym. Formularze PIT-36L oraz PIT-28 nie zawierają bowiem odrębnych pozycji przeznaczonych wyłącznie do wykazywania zwróconej składki zdrowotnej, która wcześniej została odliczona od dochodu lub przychodu.
W praktyce pojawiły się więc wątpliwości, w której części zeznania należy ująć zwrot składki zdrowotnej wynikający z rocznego rozliczenia ZUS. W odpowiedzi na pytania dotyczące tej kwestii Ministerstwo Finansów wyjaśniło sposób prawidłowego wykazywania takich kwot w rozliczeniach za 2025 rok.
- W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem liniowym, składających formularz PIT-36L w wersji 21, zwrot składki zdrowotnej uprzednio odliczonej od dochodu należy wykazać w części E formularza obejmującej dochody i straty ze źródeł przychodów. Co istotne, zwrotu składki zdrowotnej nie wykazujemy w załączniku PIT/B.
- Z kolei przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych i składający formularz PIT-28 w wersji 27 powinni wykazać zwrot składki zdrowotnej w części D formularza dotyczącej przychodów objętych ryczałtem.
To jest nagłówek
Oznacza to, że w rozliczeniu za 2025 rok: w formularzu PIT-36L (wersja 21) zwrot składki zdrowotnej wykazujemy w części E: „Dochody/Straty ze źródeł przychodów”, w formularzu PIT-28 (wersja 27) zwrot należy ująć w części D: „Przychody podatnika objęte ryczałtem”.
Warto pamiętać, że błędne wykazanie zwrotu składki zdrowotnej lub ujęcie go w niewłaściwej części formularza może prowadzić do konieczności składania korekty zeznania podatkowego.
Zmiana formy opodatkowania a nadpłata składki zdrowotnej
Dodatkowe wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy przedsiębiorca zmienia formę opodatkowania.
Przykładowo przedsiębiorca mógł:
- w 2025 roku rozliczać się podatkiem liniowym,
- a od 2026 roku przejść na ryczałt.
Jeżeli nadpłata składki zdrowotnej dotyczy składek zaliczonych do kosztów w 2025 roku, ewentualna korekta nadal odnosi się do roku, w którym koszt został rozpoznany.
Zmiana formy opodatkowania nie zmienia zasad rozliczenia nadpłaty dotyczącej wcześniejszych okresów podatkowych.
Nadpłata składki zdrowotnej – o czym warto pamiętać?
Nadpłata składki zdrowotnej może wywoływać różne skutki podatkowe w zależności od formy opodatkowania przedsiębiorcy oraz sposobu rozliczenia samej składki. Największą ostrożność powinni zachować podatnicy liniowi. To właśnie w ich przypadku może pojawić się obowiązek korekty kosztów lub zwiększenia dochodu podatkowego.
Powinniśmy również pamiętać, że odzyskanie nadpłaty wymaga złożenia elektronicznego wniosku do ZUS w ustawowym terminie. Brak wniosku nie powoduje utraty środków, ale oznacza pozostawienie ich do rozliczenia na koncie płatnika.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
