Jak księgować amortyzację w programie SKP®? Zapraszamy do zapoznania się z poniższą poradą. Czym jest…
Jak rozliczyć koszty paliwa samochodu osobowego w firmie?
Data ostatniej edycji: 2026-10-05 Data dodania: 2026-10-05
Rozliczenie kosztów paliwa samochodu w firmie zależy przede wszystkim od tego, czy samochód jest firmowy, czy prywatny oraz w jaki sposób jest wykorzystywany. Inne zasady dotyczą samochodu firmowego używanego służbowo i prywatnie, inne pojazdu wykorzystywanego wyłącznie w działalności, a jeszcze inne prywatnego auta przedsiębiorcy. Różnice dotyczą przede wszystkim kosztów uzyskania przychodów (KUP) oraz odliczenia VAT. W przypadku samochodu firmowego może mieć zastosowanie limit 75% lub 100% wydatków, natomiast przy prywatnym samochodzie przedsiębiorcy do KUP można co do zasady zaliczyć 20% wydatków.
Jak rozliczyć paliwo do samochodu firmowego?
Jeżeli samochód osobowy jest składnikiem majątku firmy, sposób rozliczenia paliwa zależy od sposobu jego użytkowania.
Samochód firmowy używany prywatnie i służbowo
Przy użytkowaniu mieszanym przedsiębiorca może co do zasady:
- zaliczyć do KUP 75% wydatków na paliwo i eksploatację samochodu,
- odliczyć 50% VAT,
- nie prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów 50% odliczenia VAT.
Nieodliczony VAT może zwiększyć kwotę wydatku uwzględnianą przy ustalaniu kosztu podatkowego.
Samochód firmowy wykorzystywany wyłącznie w działalności
Jeżeli samochód jest używany wyłącznie do celów firmowych, możliwe jest rozliczenie 100% wydatków w KUP oraz 100% VAT, ale trzeba spełnić ustawowe warunki.
Dla celów VAT przedsiębiorca powinien m.in. złożyć formularz VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Firma powinna również wprowadzić zasady użytkowania samochodu, które wykluczają jego wykorzystanie prywatne.
Jak rozliczyć paliwo do prywatnego samochodu w JDG?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może wykorzystywać prywatny samochód do celów firmowych. W takim przypadku do kosztów uzyskania przychodów można co do zasady zaliczyć 20% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, np. paliwa, napraw czy ubezpieczenia.
Limit 20% obowiązuje również wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i służbowo.
W zakresie VAT zastosowanie mają natomiast zasady zależne od sposobu użytkowania pojazdu. Przy użytkowaniu mieszanym co do zasady można odliczyć 50% VAT.
Przykład rozliczenia paliwa prywatnego samochodu
Pan Marek prowadzi JDG i wykorzystuje prywatny samochód do celów firmowych. Kupił paliwo za:
- 300 zł netto,
- 69 zł VAT,
- 369 zł brutto.
Przy użytkowaniu mieszanym może odliczyć 50% VAT, czyli 34,50 zł.
Pozostałe 34,50 zł nieodliczonego VAT zwiększa wydatek uwzględniany przy obliczaniu KUP:
300 zł + 34,50 zł = 334,50 zł
Do kosztów trafia 20% tej kwoty:
334,50 zł × 20% = 66,90 zł
Jeżeli przedsiębiorca rozlicza podatek liniowy 19%, oszczędność podatkowa wyniesie około 12,71 zł.
50% czy 100% VAT od paliwa?
Przy samochodzie osobowym wykorzystywanym zarówno firmowo, jak i prywatnie przedsiębiorca może co do zasady odliczyć 50% VAT od paliwa.
100% VAT jest możliwe przy samochodzie wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej, jeżeli spełnione są wymagane warunki, m.in. dotyczące ewidencji przebiegu i zgłoszenia pojazdu na VAT-26.
Pamiętaj!
Odliczenie VAT i zaliczenie wydatku do KUP to dwie odrębne kwestie. Sam fakt odliczenia 50% lub 100% VAT nie oznacza, że cała wartość paliwa automatycznie trafia do kosztów podatkowych.
Jak udokumentować zakup paliwa?
Podstawą rozliczenia kosztów paliwa powinna być faktura wystawiona na firmę. Przy zakupach do 450 zł brutto dokumentem może być również paragon z NIP, jeżeli spełnia warunki faktury uproszczonej.
Przy wydatkach związanych z samochodem warto zadbać o możliwość przypisania zakupu do konkretnego pojazdu. Pomocny może być np. numer rejestracyjny samochodu na dokumencie.
Ważne!
Dobra dokumentacja ułatwia wykazanie związku wydatku z działalnością i ogranicza ryzyko zakwestionowania kosztu.
Rozliczenie paliwa samochodu firmowego i prywatnego – podsumowanie
Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego zależy od rodzaju samochodu i sposobu jego użytkowania.
- Samochód firmowy używany prywatnie i służbowo: 75% KUP i 50% VAT.
- Samochód firmowy używany wyłącznie służbowo: nawet 100% KUP i 100% VAT, po spełnieniu warunków.
- Prywatny samochód w JDG: 20% wydatków w KUP, a przy użytkowaniu mieszanym co do zasady 50% VAT.
Warto pamiętać, że najważniejsze jest prawidłowe udokumentowanie wydatku i zastosowanie właściwych zasad do konkretnego sposobu użytkowania samochodu.
FAQ – rozliczenie paliwa w firmie
Tak. Przedsiębiorca może rozliczać wydatki związane z prywatnym samochodem wykorzystywanym w działalności, ale do KUP stosuje się limit 20% wydatków.
Tak, ale dotyczy to samochodu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej i wymaga spełnienia warunków określonych w przepisach. Przy użytkowaniu mieszanym standardowo stosuje się 50% odliczenia VAT.
Przy 50% odliczeniu VAT nie. Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana m.in. przy chęci zastosowania 100% odliczenia VAT dla samochodu wykorzystywanego wyłącznie w działalności.
W przypadku paliwa i bieżących wydatków eksploatacyjnych zasadniczo tak. Jeżeli samochód jest używany mieszanie, najczęściej stosuje się 50% VAT i 75% KUP.
Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny specjalista ds. finansowo – prawnych
Przeczytaj rówież:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
