W celu zaksięgowania otrzymanej faktury, zawierającej oznaczenie: “Metoda kasowa”, należy w zakładce: "Księgowanie", w okienku:…
Faktura korygująca – zasady rozliczania korekty in plus, in minus Powrót
Data ostatniej edycji: 2025-08-21 Data dodania: 2025-07-30
Korekty faktur to temat, który prędzej czy później dotyczy niemal każdej firmy. Błędy w stawkach VAT, zwroty towarów, rabaty udzielone po sprzedaży czy niedopatrzenia w treści dokumentów – wszystkie te sytuacje wymagają właściwego działania zgodnie z przepisami.
W 2025 roku obowiązują jasne reguły dotyczące wystawiania i rozliczania faktur korygujących. Z tego artykułu dowiesz się kiedy należy wystawić fakturę „in plus”, kiedy „in minus”, a także w jakich sytuacjach wystarczy nota korygująca.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument sporządzany w celu poprawienia wcześniej wystawionej faktury. Sprzedawca wystawia ją, gdy na pierwotnej fakturze pojawi się błąd – na przykład w cenie, stawce podatku, ilości towaru lub innych danych. Korekta ukazuje, co było na fakturze przed zmianą i jak wygląda to po poprawce.
Dokument ten powinien zostać przygotowywany przez sprzedawcę w dwóch egzemplarzach- jeden dla sprzedawcy, a drugi dla nabywcy.
Ważne!
Nie należy mylić faktury korygującej z notą korygującą. Fakturę wystawia sprzedawca, a notę – nabywca, ale tylko gdy chce poprawić dane niefinansowe, takie jak literówki czy błędne nazwy.
Kiedy wystawić fakturę korygującą?
Fakturę korygującą sporządzamy, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej nastąpiły zmiany dotyczące transakcji lub pojawiły się błędy. Obowiązek jej wystawienia wynika z przepisów ustawy o VAT (art. 106j. ustawy o podatku od towarów i usług).
Faktura korygująca jest potrzebna, gdy:
- Udzieliliśmy rabatu lub obniżki ceny po sprzedaży,
- Nabywca dokonał zwrotu towaru i opakowania,
- Zwróciliśmy zaliczkę, ratę lub przedpłatę,
- Dokonaliśmy podwyżki cen,
- Pominęliśmy wymaganą informację, np. oznaczenia mechanizm podzielonej płatności,
- Zauważyliśmy pomyłkę w danych, np. w stawce VAT, kwocie podatku, ilości, cenie lub innych elementów faktury.
Co musi zawierać faktura korygująca?
Elementy faktury korygującej
Wystawiając fakturę korygującą powinniśmy pamiętać, że musi ona zawierać więcej elementów, w porównaniu do zwykłej faktury VAT. Oto, co powinno się na niej znaleźć:
- numer faktury korekty oraz data wystawienia,
- numer identyfikacyjny w Krajowym Systemie e-Faktur wskazujący dokument, którego dotyczy korekta. (Dotyczy tylko faktur, którym nadany został numer identyfikujący w KSeF.)
- imiona, nazwiska lub nazwy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Do tego adresy obu stron,
- numer NIP sprzedawcy,
- numer NIP nabywcy towaru/usługi,
- data wystawienia i nr faktury pierwotnej,
- nazwa lub rodzaj towaru bądź usługi, których dotyczy korekta.
Na fakturze korygującej powinna znaleźć się również data dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi. Jeśli zapłata została otrzymana wcześniej – przed dostawą lub usługą – należy podać datę otrzymania tej zapłaty. Wymóg ten dotyczy sytuacji, gdy taka data jest znana i różni się od daty wystawienia faktury.
Jeśli zmienia się podstawa opodatkowania lub wysokość podatku VAT, faktura musi pokazać wartość tej zmiany. Kwoty te powinny być rozbite według stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej. Gdy korekta nie wpływa na zmianę wartości, należy podać poprawne dane dotyczące korygowanych pozycji.
Na fakturze korygującej mogą również pojawić się dodatkowe informacje, takie jak:
- Sformułowania „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”.
- Przyczyna dokonania korekty.
Korekta faktury „in plus” – jak ją prawidłowo ująć w rozliczeniach?
Faktura korygująca „in plus” to dokument, który zwiększa podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego. Ustawodawca jasno określa, w jakim okresie należy taką korektę ująć. Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, jeśli podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, należy uwzględnić to w rozliczeniu za okres, w którym pojawiła się przyczyna tej zmiany.
Kiedy rozliczamy korektę wstecz, a kiedy na bieżąco?
1) Korekta wsteczna- błąd w fakturze pierwotnej:
Jeśli powodem korekty jest nasza pomyłka, która miała miejsce już przy wystawianiu pierwotnej faktury (np. zaniżyliśmy ceny, zastosowaliśmy niewłaściwą stawka podatku), fakturę korygującą musimy uwzględnić w tym samym okresie, w którym wykazaliśmy faktura pierwotną.
2) Korekta bieżąca – nowe okoliczności po sprzedaży:
Jeśli przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania pojawiła się dopiero po dokonaniu sprzedaży, korektę powinniśmy ująć w bieżącym okresie rozliczeniowym. Może to być np. w wyniku podwyższenia ceny z uwagi na osiągnięcie określonego progu sprzedaży.
Przykład:
W marcu pani Anna wystawiła fakturę za usługę szkoleniową i zastosowała zwolnienie z VAT, uznając usługę za zwolnioną na podstawie ustawy. W kwietniu, po analizie przepisów, zorientowała się, że jednak powinna zastosować stawkę 23%. Wystawiła więc fakturę korygującą, w której wykazała należny podatek VAT.
Ponieważ korekta wynikała z błędnej oceny przepisów przy wystawianiu pierwotnej faktury, pani Anna powinna ująć korektę w marcu – czyli w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy. W związku z tym musi również złożyć korektę pliku JPK_V7 za marzec.
W przypadku korekt zwiększających podstawę opodatkowania, nie mamy obowiązku uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Fakturę możemy dostarczyć nabywcy w takiej samej formie, jak dokument pierwotny – zarówno papierowo, jak i elektronicznie.
Korekta faktury in minus- na czym polega?
Faktura korygująca in minus to dokument, który zmniejsza wartość pierwotnej transakcji – np. po zwrocie towaru, udzieleniu rabatu albo w przypadku błędu w fakturze. Samo wystawienie takiej korekty nie wystarcza, by od razu ją rozliczyć. Kluczowe jest, aby obie strony – sprzedawca i nabywca – uzgodniły zmniejszenie wartości transakcji i żeby to uzgodnienie było odpowiednio udokumentowane. Prawo nie narzuca konkretnego rodzaju dokumentów. Ważne, by z tych dokumentów jasno wynikało, że obie strony znają i zgadzają się na zmianę warunków.
Przykładowe dokumenty:
- wiadomość e-mail z potwierdzeniem zwrotu lub rabatu,
- aneks do umowy,
- potwierdzenie zapłaty zgodnie z korektą,
- formularz zwrotu towaru.
W przypadku tego rodzaju korekt rozliczenia możemy dokonać w miesiącu, w którym wystawiliśmy korektę, o ile nabywca potwierdził nam jej odebranie.
Istnieją wyjątki gdy nie musimy mieć potwierdzenia odbioru korekty od nabywcy, np. przy eksporcie, wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, sprzedaży mediów albo w sytuacji, gdy korektę wystawiliśmy jako faktura ustrukturyzowana (czyli np. w systemie KSeF).
Co musi zrobić nabywca?
Nabywca, który otrzymał korektę in minus zmniejsza kwotę podatku naliczonego w tym miesiącu, w którym:
- uzgodnił z dostawcą obniżkę,
- zostały spełnione warunki korekty (np. faktyczny zwrot towaru).
Jeśli uzgodnienie i spełnienie warunków nie nastąpiły w tym samym miesiącu – rozlicza korektę w miesiącu, w którym warunki zostały spełnione.
Przykład
Pan Marek prowadzi sklep internetowy z elektroniką. 8 marca 2025 roku sprzedał firmie „Tech-Pro” trzy monitory. Po kilku dniach klient zgłosił reklamację – jeden z monitorów miał pękniętą matrycę. Zwrot został przyjęty 20 marca, a tego samego dnia pan Marek wystawił fakturę korygującą, obniżającą wartość sprzedaży o cenę jednego monitora.
Choć korekta została wystawiona w marcu, dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty (w tym e-mail od klienta z akceptacją formy zwrotu i warunków obniżenia ceny) wpłynęła do pana Marka dopiero 5 kwietnia 2025 roku.
W tej sytuacji pan Marek powinien ująć fakturę korygującą w kwietniu, ponieważ dopiero wtedy posiadał komplet dokumentów, które potwierdzają, że obie strony zgodziły się na korektę.
Czym jest nota korygująca i kiedy możemy ją wystawić?
Nota korygująca to dokument, który może wystawić nabywca towaru lub usługi, jeśli otrzymał od sprzedawcy fakturę z błędami. Służy ona do poprawy drobnych, formalnych pomyłek.
Można ją wystawić, w przypadku błędów takich jak:
- niewłaściwa data wystawienia faktury,
- błędne dane nabywcy lub sprzedawcy (np. nazwa, adres, NIP),
- niepoprawna data dostawy towarów lub wykonania usługi,
- błędna nazwa towaru lub usługi.
Można też użyć noty, gdy sprzedawca zapomni zamieścić adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, mimo że miał taki obowiązek.
Nie można jednak poprawiać notą korygującą elementów finansowych, takich jak: ilość towaru, ceny netto, rabaty, wartość sprzedaży czy stawka i kwota VAT. Tego typu błędy koryguje się fakturą korygującą, wystawianą przez sprzedawcę.
Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie określają formy tej akceptacji – może być pisemna lub ustna. Dokument może być sporządzony również w wersji elektronicznej.
Ważne!
Po pełnym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), noty korygujące przestaną funkcjonować. Wszelkie błędy – także formalne – będą musiały być poprawiane wyłącznie za pomocą faktur korygujących.
Jak widać, wystawianie faktur korygujących, choć oparte na jasnych przepisach, wymaga dokładności i znajomości okoliczności konkretnej transakcji. Kluczowe znaczenie ma również odpowiednia dokumentacja oraz poprawne ujęcie korekt w rozliczeniach podatkowych.
Na szczęście nie musisz wykonywać tych czynności ręcznie – program SKP® Formsoft umożliwia łatwe i zgodne z przepisami wystawianie faktur korygujących zarówno „in plus”, jak i „in minus”. Dzięki intuicyjnemu modułowi fakturowania, szybko przygotujesz niezbędne dokumenty, a system automatycznie zadba o ich zgodność z obowiązującymi wymogami prawnymi.
Sprawdź, jak działa moduł fakturowania w programie SKP® Formsoft
Ułatw sobie prowadzenie firmy – wystawiaj faktury poprawnie i bez stresu!
Autor:
Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Publikacja: 30.07.2025 r.
Czy ten artykuł był pomocny?
02
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
