Faktura dla osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej

2023-09-06

Faktura uznawana jest za podstawowy dokument, który potwierdza dokonanie transakcji opodatkowanej VAT. Obowiązek jej wystawienia spoczywa zatem przede wszystkim na podatnikach podatku od towarów i usług.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników, którzy dokonują czynności korzystających z jednego z dwóch zwolnień z VAT – podmiotowego lub przedmiotowego. Nie mają oni bowiem obowiązku wystawiania faktur VAT. Przedsiębiorcy nie mają obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Warto jednak podkreślić, że zasada ta nie dotyczy wszystkich sytuacji. Istnieją okoliczności, kiedy to sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury dla takiej osoby.

Faktura czy paragon?

Przede wszystkim sprzedaż na rzecz osób fizycznych powinna zostać zaewidencjonowana na kasie fiskalnej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów przewidziane są jednak dwa zwolnienia dotyczące korzystania z kasy fiskalnej.

Pierwsze z nich dotyczy limitu obrotów nieprzekraczającego 20.000 zł w roku poprzednim na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.

Drugie dotyczy podatników, którzy dokonują sprzedaży wysyłkowej i otrzymują zapłaty w formie bezgotówkowej, czyli na przykład przelewem na konto bankowe. Warto jednak wspomnieć, że niektóre usługi czy towary nie mogą korzystać ze zwolnień z kasy fiskalnej np. przewóz osób, sprzedaż perfum i wód toaletowych czy chociażby usługi fryzjerskie.

Jak jednak ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych w sytuacji, kiedy możemy korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

Po pierwsze możemy prowadzić ewidencje sprzedaży bezrachunkowej, gdzie dokładnie wpisuje się kwoty sprzedaży z danego dnia miesiąca.
Druga opcja to wystawianie wszystkim klientom faktur dokumentujących daną sprzedaż – nawet jeśli nasz klient nie posiada numeru NIP.
Trzecia opcja to po prostu prowadzenie ewidencji bezrachunkowej i wystawianie faktury klientowi jedynie w momencie, kiedy o to poprosi

Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z kasy powinni dokładnie sprawdzać kwestie dotyczącą limitu bądź sprzedawanych towarów i usług, tak aby nie utracić możliwości korzystania ze zwolnienia.

Faktura bez podania numeru NIP

Jak już wcześniej wspomniano istnieją pewne okoliczności, kiedy to faktura na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej powinna zostać wystawiona.

Pierwszą z takich sytuacji jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i na terytorium kraju.

Drugą jest wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu. Trzecia i można powiedzieć jedna z najważniejszych to okoliczność, kiedy konsument zażąda wystawienia takiej faktury.

Konsument, który nie prowadzi działalności gospodarczej posiada prawo do zwrócenia się z prośbą do sprzedawcy o wystawienie faktury. Może tego dokonać również w sytuacji, kiedy po dokonaniu zakupu otrzymał paragon z kasy fiskalnej, a nie koniecznie przed samym zakupem.

Termin na wystawienie faktury na żądanie wynosi 3 miesiące i liczy się go od końca miesiąca, kiedy to miejsce miała dana sprzedaż. Jeśli klient zażąda faktury po określonym terminie sprzedawca może odmówić jej wystawienia. Sprzedawcy posiadają zatem swego rodzaju obowiązek wystawienia faktury na rzecz osoby prywatnej, która nie posiada numeru NIP, kiedy ta o to poprosi.

Jakie dane są potrzebne?

Faktura na rzecz osoby nieprowadzącej działalności tak naprawdę nie będzie różniła się niczym od faktury wystawianej na rzecz przedsiębiorców.

Powinna zawierać takie informacje jak między innymi: numer faktury, datę sprzedaży i wystawienia czy nazwę sprzedawanej usługi bądź towaru.

Poza tym, że nie będzie zawierała NIP kontrahenta, ponieważ identyfikatorem podatkowym osób fizycznych nie jest numer NIP tylko numer PESEL nie ma większych różnic.

Oczywiście obowiązku umieszczania numeru PESEL na takiej fakturze nie ma. Wystarczające będzie podanie podstawowych danych kupującego takich jak imię, nazwisko czy adres zamieszkania. Jeśli kupujący będzie chciał można umieścić jego numer PESEL.

Warto podkreślić, że sprzedający ma czas do 15 dnia kolejnego miesiąca na wystawienie takiej faktury, jeśli żądanie zaistniało przed upływem miesiąca, w którym dana usługa została zrealizowana bądź towar został mu dostarczony albo nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia prośby, jeśli miała ona miejsce po upływie miesiąca od wykonania usługi lub dostarczenia towaru.

Podsumowanie

Wielu przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie wie chociażby o obowiązku wystawienia faktury na żądanie klienta.

Należy pamiętać, że w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia danej sprzedaży istnieje taki obowiązek. Dobrze jednak, aby nasz kontrahent posiadał przy sobie paragon do zakupu, jeśli oczywiście został mu wydany jako dowód.

Taki paragon powinniśmy zachować i podpiąć do kopii faktury sprzedaży wystawionej dla tego klienta. Jest to istotne ze względu na to, aby przychód z tej transakcji nie został ujęty podwójnie w naszym wyniku podatkowym.

Jeśli jednak klient odezwie się w kwestii wystawienia faktury bez NIP po okresie 3 miesięcy należy pamiętać, że obowiązek ten nie musi zostać spełniony i sprzedający nie musi wyrażać zgody na wystawienie dokumentu.

Autor:
Katarzyna Gawron
Specjalista ds. księgowości i podatków
Publikacja: 06.09.2023 r.