Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź:

Którzy przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję środków trwałych? Powrót

2023-05-08

Jeśli chcesz być przedsiębiorcą, musisz liczyć się przede wszystkim z licznymi formalnościami. Posiadanie firmy to nie tylko wystawianie i księgowanie faktur, choć oczywiście również jest to ważny element dokumentacji w działalności gospodarczej. Oprócz tego konieczne jest również prowadzenie ewidencji środków trwałych – dzięki temu można ustalić odpisy amortyzacyjne.

Choć może wydawać się inaczej, nierzadko zadanie to jest dość czasochłonne, a wykonywanie go z użyciem papierowej dokumentacji oznacza po prostu stratę czasu. To właśnie dlatego warto zastanowić się nad alternatywą, jaką jest program do ewidencji środków trwałych.

Ewidencja środków trwałych – co to takiego jest?

Ewidencja środków trwałych to prowadzone przez przedsiębiorcę zestawienie, w którym ujmuje się wykorzystywany przez niego majątek rzeczowy.

Zalicza się do niego takie elementy majątku jak:

0 – grunty,
1 – budynki i lokale,
2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
3 – kotły i maszyny energetyczne,
4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
5 – maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
6 – urządzenia technicznie,
7 – środki transportu,
8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane.

Środek trwały – definicja

Zanim odpowiemy sobie na pytanie, w jakich sytuacjach obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji środków trwałych, zastanówmy się, czym w ogóle jest środek trwały w działalności gospodarczej. Dość obszerna informacja na ten temat znajduje się w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości.

W tym akcie prawnym środek trwały został zdefiniowany w następujący sposób:

„rozumie się przez to […] rzeczowe aktywa trwałe […], o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki […] w szczególności:

a) nieruchomości – […] grunty, prawo użytkowania wieczystego […], budowle i budynki, […] lokale, […],
b) maszyny […], środki transportu […],
c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,
d) inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy […]”,

To dość obszerne wyjaśnienie zostało zamieszczone w art. 3 u. 1 pkt 15.

Podobne brzmienie ma definicja z ustawy z dn. 26.07.1991 r. (art. 22a u. 1) o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), zgodnie z którym są to:

„stanowiące własność lub współwłasność […], nabyte lub wytworzone […], kompletne i zdatne do użytku […]:
1) budowle, budynki […],
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne […]
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika […] albo oddane do używania na podstawie umowy […]”.

Podczas określania tego, czy dany element powinien być uznany za środek trwały, bierze się pod uwagę również jego wartość. Zgodnie z ogólnym podejściem środkiem trwałym jest majątek o wartości przekraczającej równowartość dziesięciu tysięcy złotych – powyżej tej kwoty nie można kosztów zakupu/wytworzenia jednorazowo odliczyć w koszty; konieczne jest wówczas dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.

Inaczej przedstawia się sytuacja, jeśli dany składnik majątku ma wartość niższą niż 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto dla podmiotów zwolnionych z podatku od towarów i usług). Mówi się wówczas o tzw. niskocennych środkach trwałych, które można amortyzować (tzn. dokonywać comiesięcznych odpisów umorzeniowych) lub jednorazowo ująć w kosztach – przedsiębiorca sam dokonuje wyboru w tym zakresie.

Do dnia 31.12.2019 r. konieczne było prowadzenie odrębnej ewidencji wyposażenia dla tych elementów majątku firmowego, których wartość przekraczała 1500 złotych. Obecnie jednak obowiązek ten nie istnieje. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by przedsiębiorca prowadził takie rozliczenia we własnym zakresie.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych – kiedy jest obowiązkowe?

Ewidencja środków trwałych jest obowiązkowa w przypadku przedsiębiorców, którzy rozliczają swoją działalność w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Zgodnie z ustawą o PIT „zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania”. Jest to ważne, ponieważ – jak możemy przeczytać w ustawie o PIT, „w razie braku ewidencji środków trwałych […] dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów” (art. 22n u. 6).

Tak rozumiana ewidencja środków trwałych to dokument, który stanowi podstawę do naliczania odpisów amortyzacyjnych – w związku z tym organy podatkowe podczas kontroli sprawdzają rzetelność prowadzonej dokumentacji.

Ewidencję środków trwałych muszą prowadzić:

  • osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie,

które wykorzystują majątek trwały w swojej działalności.

Ewidencja środków trwałych – jak wygląda?

Ważne jest nie tylko ustalenie obowiązku, ale także sposób, w jaki należy zabrać się za prowadzenie ewidencji środków trwałych.

Niestety, w przepisach nie przedstawiono konkretnego wzoru tego zestawienia. Zasadniczo jednak ewidencja środków trwałych w przedsiębiorstwie powinna zawierać m.in. następujące informacje – elementy te zostały wskazane w ustawie o podatku PIT (art. 22n u. 6):

  • liczba porządkowa – powinien być to unikalny numer, który ułatwia porządkowanie poszczególnych środków trwałych wykorzystywanych w danym przedsiębiorstwie. Zaleca się nadawanie kolejnych, rosnących numerów elementom majątku;
  • data nabycia środka trwałego – dzień, w którym dany element majątku trwałego został zakupiony lub wytworzony. Nie należy mylić daty nabycia z datą przyjęcia do używania, czyli momentu, w którym środek trwały został wprowadzony do użytkowania przez przedsiębiorcę!
  • wskazanie numeru dokumentu, który potwierdza nabycie składnika majątku – zazwyczaj takim dokumentem jest faktura VAT. Posiadanie takiego dokumentu jest niezbędne również w celach podatkowych;
  • krótki opis danego składnika majątku trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej – nie muszą być to bardzo szczegółowe dane techniczne. Opis powinien być jednak przygotowany tak, by można było łatwo zidentyfikować dany składnik majątku w ewidencji. Oto przykładowy opis majątku trwałego: „Samochód marki X, numer rejestracyjny XY 123456, rok produkcji 20XX”;
  • symbol KŚT – ułatwia on przyporządkowanie danego składnika majątku. Przykładowo, w przypadku auta jest to KŚT 741 – SAMOCHODY OSOBOWE;
  • stawka roczna amortyzacji – wynika ona z KŚT. Jeśli przedsiębiorca ma prawo do zastosowania wyższej stawki amortyzacyjnej (użycie podwyższonego współczynnika staje się możliwe np. w sytuacji, gdy sprzęt jest wykorzystywany w pracy przez 24 godziny na dobę, co powoduje jego szybsze zużycie), należy przemnożyć współczynnik przez stawkę wskazaną w KŚT;
  • kwota dotychczas dokonanych odpisów amortyzacyjnych w rozbiciu na dany rok podatkowy oraz sumaryczna kwota wszystkich odpisów amortyzacyjnych;
  • wartość początkowa środka trwałego, na którą składają się wszystkie wydatki poniesione w celu zakupu wytworzenia środka trwałego. Tak ustalona wartość stanowi bazę do ustalenia odpisów amortyzacyjnych;
  • jeśli w czasie korzystania z danego środka trwałego jego wartość początkowa została zaktualizowana – wartość ulepszeń (nie należy mylić ulepszenia z remontem);
  • jeżeli dany majątek został wycofany z działalności gospodarczej – data jego likwidacji oraz przyczyna, która sprawiła, że przedsiębiorca wykonał takie działanie.

Dane te umożliwiają zarówno przedsiębiorcy, jak i organom kontrolnym na zweryfikowanie faktycznego stanu danej jednostki gospodarczej.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwie – jak się to robi?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwie w firmie nie jest najtrudniejszym wyzwaniem, przed jakim stają na co dzień przedsiębiorcy z różnych branż? Czy oznacza to zatem, że zadanie jest proste? Niekoniecznie, w przypadku wielu firm, w tym np. przedsiębiorstw produkcyjnych, będzie ono czasochłonne. Tymczasem, w biznesie jak nigdzie indziej sprawdza się znana maksyma: „czas to pieniądz”.

Czy istnieje zatem sposób na to, by usprawnić prowadzenie ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwie? Tak – jednym z rozwiązań jest SKP® Firma – oprogramowanie księgowe jest czymś więcej niż programem do ewidencji środków trwałych. Umożliwia on również prowadzenie całej dokumentacji księgowej w przypadku wyboru PKPiR lub ryczałtu ewidencjonowanego od przychodów. SKP® Firma może okazać się dobrym wyborem, jeżeli poszukujesz kompleksowego wsparcia i nielimitowanej opieki BOK.

Autor:
Emil Zelma
Specjalista ds. księgowości i controllingu
Publikacja: 08.05.2023 r.

Pobierz bezpłatnie program do KPiR
Udostępnij
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót