W programie SKP ® tzw. “urlop tacierzyński” wprowadzamy na podobnych zasadach co urlop macierzyński. Wprowadzenie urlopu…
Urlop wypoczynkowy w praktyce. Jakie zasady obowiązują w 2026 r.?
Data ostatniej edycji: 2026-07-24 Data dodania: 2026-07-27
Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracownika wynikających z Kodeksu pracy. Choć większość osób wie, że przysługuje im 20 lub 26 dni wolnego, w praktyce pojawia się wiele pytań dotyczących sposobu nabywania prawa do urlopu, ustalania jego wymiaru, planowania terminów czy rozliczania niewykorzystanych dni. Wątpliwości budzą również zasady obowiązujące osoby rozpoczynające pierwszą pracę, pracowników zatrudnionych na część etatu oraz osoby zmieniające pracodawcę w trakcie roku.
W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego obowiązujące w 2026 roku. Omawiamy zasady ustalania wymiaru urlopu, sposób jego udzielania, prawa i obowiązki stron stosunku pracy oraz najczęściej spotykane sytuacje praktyczne.
Czy każdy pracownik ma takie same prawo do urlopu wypoczynkowego?
Prawo do urlopu wypoczynkowego nie zawsze powstaje w taki sam sposób. Zasady jego nabywania zależą przede wszystkim od tego, czy mamy do czynienia z pierwszym zatrudnieniem pracownika, czy z kolejnymi latami pracy. Kodeks pracy przewiduje w tym zakresie odrębne reguły, które mają istotne znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
Urlop wypoczynkowy przy pierwszym zatrudnieniu
Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy nie otrzymuje prawa do całego urlopu od razu. W pierwszym roku kalendarzowym zatrudnienia urlop jest nabywany stopniowo, z upływem każdego miesiąca pracy. Wynika to z art. 153 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik uzyskuje prawo do 1/12 rocznego wymiaru urlopu po każdym przepracowanym miesiącu.
W praktyce oznacza to, że pracownikowi, któremu przysługuje podstawowy wymiar 20 dni urlopu, po każdym miesiącu pracy przybywa 1,66 dnia (1 i 2/3 dnia) urlopu. Natomiast pracownik uprawniony do 26 dni urlopu nabywa co miesiąc 2,16 dnia urlopu.
Czy wiesz, że...
w pierwszym roku pracy prawo do urlopu nabywane jest „z dołu”, czyli dopiero po przepracowaniu pełnego miesiąca. Dopiero z chwilą upływu tego okresu możemy wykorzystać część urlopu, do której nabyliśmy już prawo.
Kiedy mija pierwszy miesiąc pracy?
Moment nabycia prawa do pierwszej części urlopu zależy od daty rozpoczęcia zatrudnienia. Jeżeli pracownik rozpoczyna pracę pierwszego dnia miesiąca, pierwszy miesiąc pracy upływa z końcem tego miesiąca. Przykładowo osoba zatrudniona od 1 lipca nabędzie prawo do pierwszych 1,66 dnia urlopu z upływem 31 lipca.
Podobna zasada obowiązuje wtedy, gdy zatrudnienie rozpoczyna się w pierwszym dniu roboczym miesiąca, nawet jeśli nie jest to pierwszy dzień kalendarzowy. Przykładowo rozpoczynamy pierwszą pracę 2 maja, gdy 1 maja jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wówczas nabędziemy prawo do pierwszej części urlopu 31 maja.
Jeżeli natomiast stosunek pracy zostanie nawiązany w trakcie miesiąca, miesiąc pracy upływa w dniu poprzedzającym datę rozpoczęcia zatrudnienia w kolejnym miesiącu. Przykładowo rozpoczynając pracę 9 maja uzyskamy prawo do pierwszej części urlopu 8 czerwca.
Zmiana pracodawcy w pierwszym roku pracy
W pierwszym roku zatrudnienia może dojść do sytuacji, w której pracownik zmienia pracodawcę. W takim przypadku okresy zatrudnienia są odpowiednio uwzględniane przy ustalaniu prawa do kolejnych części urlopu.
Jeżeli u pierwszego pracodawcy pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, niewykorzystany okres zatrudnienia jest doliczany do okresu pracy u kolejnego pracodawcy. Dzięki temu nie traci prawa do nabywania urlopu, a kolejne 1/12 rocznego wymiaru uzyskuje po łącznym przepracowaniu pełnego miesiąca.
Prawo do kolejnych urlopów – już „z góry”
Odmienne zasady obowiązują po zakończeniu pierwszego roku kalendarzowego pracy. Od kolejnego roku osoba zatrudniona nabywa prawo do urlopu z góry, czyli 1 stycznia, o ile pozostaje tego dnia w stosunku pracy.
Ważne!
Nie ma przy tym znaczenia, ile miesięcy pracownik przepracował w pierwszym roku zatrudnienia. Nawet jeśli rozpoczął pracę pod koniec roku i nie zdążył nabyć prawa do pełnego urlopu za pierwszy rok, od 1 stycznia kolejnego roku uzyskuje prawo do pełnego rocznego wymiaru urlopu, wynoszącego 20 lub 26 dni.
Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi?
Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy przede wszystkim od stażu pracy, czyli okresu zatrudnienia uwzględnianego na potrzeby ustalenia prawa do urlopu. Zasady te określa art. 154 Kodeksu pracy i obowiązują również w 2026 roku.
Kodeks pracy przewiduje dwa podstawowe wymiary urlopu wypoczynkowego:
- 20 dni urlopu – jeżeli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
- 26 dni urlopu – jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Co wlicza się do stażu urlopowego?
Przy ustalaniu wymiaru urlopu uwzględniamy wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, niezależnie od przerw pomiędzy nimi oraz sposobu rozwiązania umowy o pracę. Dzięki temu zmiana pracodawcy nie powoduje utraty wcześniej wypracowanego stażu.
Do stażu pracy wliczamy również ukończoną naukę. W zależności od rodzaju szkoły do okresu zatrudnienia doliczamy:
- Zasadnicza lub równorzędna szkoła zawodowa – do 3 lat;
- Średnia szkoła zawodowa – do 5 lat;
- Średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczej szkoły zawodowej – 5 lat;
- Średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata;
- Szkoła policealna – 6 lat;
- Szkoła wyższa – 8 lat;
Pamiętaj!
Istotne jest, że okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Jeżeli pracownik ukończył kilka szkół, do stażu wliczamy tylko jeden, najkorzystniejszy okres wynikający z najwyższego ukończonego etapu edukacji. Jeżeli natomiast nauka odbywała się równocześnie z zatrudnieniem, do stażu urlopowego zaliczamy albo okres nauki, albo okres zatrudnienia, w zależności od tego, które rozwiązanie jest korzystniejsze dla nas.
Na czym polega urlop uzupełniający?
Może się zdarzyć, że w trakcie roku kalendarzowego osiągniemy 10-letni staż pracy, który uprawnia do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji nie musimy czekać do kolejnego roku, aby skorzystać z dodatkowych dni wolnych. Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy pracownik, który w ciągu roku nabył prawo do urlopu w wyższym wymiarze, otrzymuje urlop uzupełniający.
Przykład
Załóżmy, że pracownik wykorzystał cały przysługujący mu urlop w wymiarze 20 dni w pierwszej połowie roku. We wrześniu osiągnął jednak 10-letni staż urlopowy, ponieważ do okresu zatrudnienia został doliczony odpowiedni staż pracy oraz okres ukończonych studiów wyższych.
Od dnia uzyskania 10-letniego stażu pracownik nabywa prawo do 6 dodatkowych dni urlopu uzupełniającego, które może wykorzystać jeszcze w tym samym roku kalendarzowym.
Jaki wymiar urlopu obowiązuje przy pracy na część etatu?
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu ustalamy proporcjonalnie do wymiaru etatu. Otrzymany wynik zaokrąglamy zawsze w górę do pełnego dnia.
Przykładowo:
- pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, któremu przysługuje 20 dni urlopu, ma prawo do 10 dni urlopu,
- pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, posiadający co najmniej 10-letni staż urlopowy, ma prawo do 13 dni urlopu.
W praktyce liczba godzin przypadających na jeden dzień urlopu odpowiada liczbie godzin wynikającej z rozkładu czasu pracy pracownika.
Urlop wypoczynkowy w równoważnym systemie czasu pracy
Rozliczanie urlopu wypoczynkowego w równoważnym systemie czasu pracy odbywa się według odmiennych zasad niż w podstawowym systemie czasu pracy. Wynika to z faktu, że w poszczególnych dniach pracownik może wykonywać pracę przez więcej niż 8 godzin, przy jednoczesnym zachowaniu przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
W praktyce oznacza to, że udzielając urlopu, uwzględniamy liczbę godzin pracy zaplanowanych na konkretny dzień. Jeżeli zgodnie z harmonogramem pracownik miał wykonywać pracę przez 12 godzin, urlop obejmie właśnie taki wymiar czasu pracy. Odpowiada to jednemu dniowi urlopu oraz odpowiedniej części kolejnego dnia wynikającej z liczby wykorzystanych godzin.
Jak udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego?
Samo nabycie prawa do urlopu nie oznacza jeszcze, że możemy dowolnie wybrać termin jego wykorzystania. Kodeks pracy określa zasady udzielania urlopu wypoczynkowego, które mają zapewnić równowagę pomiędzy prawem pracownika do odpoczynku a koniecznością zachowania ciągłości pracy w zakładzie.
Kiedy pracodawca musi udzielić urlopu pracownikowi?
Urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym nabyliśmy do niego prawo. Pracodawca powinien organizować urlopy w taki sposób, aby pracownicy mogli wykorzystać przysługujący im wypoczynek na bieżąco.
Jeżeli w firmie obowiązuje plan urlopów, terminy urlopów ustalane są z uwzględnieniem wniosków zatrudnionych oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. W przedsiębiorstwach, w których plan urlopów nie jest tworzony, termin urlopu ustalamy w porozumieniu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Jakie są zasady udzielania urlopu wypoczynkowego?
Urlopu wypoczynkowego udzielamy wyłącznie w dni, które zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy są dla niego dniami pracy. Nie obejmuje on zatem dni wolnych wynikających z harmonogramu, takich jak weekendy czy inne dni wolne od pracy, jeżeli zgodnie z grafikiem pracownik nie miał w nich świadczyć pracy.
Urlopu udzielamy w godzinach, odpowiadających dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Oznacza to, że:
- jeden dzień urlopu odpowiada co do zasady 8 godzinom pracy,
- pracownik posiadający 20 dni urlopu dysponuje pulą 160 godzin,
- pracownikowi z prawem do 26 dni urlopu przysługuje 208 godzin urlopu.
Jeżeli pracownika obowiązuje niższa dobowa norma czasu pracy, np. z uwagi na stopień niepełnosprawności, jeden dzień urlopu odpowiada właśnie tej normie. Przykładowo przy 7-godzinnej normie czasu pracy wymiar urlopu wynosi odpowiednio 140 lub 182 godziny.
Czy urlop wypoczynkowy może być dzielony?
Przepisy dopuszczają wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w częściach, o ile pracownik złoży taki wniosek. Jednocześnie ustawodawca wprowadził zasadę, zgodnie z którą jedna część urlopu powinna obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Rozwiązanie to ma zagwarantować pracownikowi możliwość rzeczywistego i nieprzerwanego wypoczynku. Co do zasady urlopu udzielamy na cały dzień pracy wynikający z harmonogramu pracownika. Udzielenie urlopu jedynie na część dnia jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż dobowy wymiar czasu pracy przypadający na dany dzień.
Ważne!
W ramach przysługującego urlopu wypoczynkowego pracownik może wykorzystać do 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. Taki urlop zgłaszany jest najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, a pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika. Trzeba podkreślić, że urlop na żądanie nie stanowi dodatkowych dni wolnych, jest częścią przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Czy można zmienić termin zaplanowanego urlopu wypoczynkowego?
Nie każdy urlop wypoczynkowy może zostać wykorzystany w pierwotnie ustalonym terminie. Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których zmiana terminu urlopu wypoczynkowego jest obowiązkowa, a także przypadki, gdy decyzja zależy od pracodawcy lub uzasadnionego wniosku pracownika.
Pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu wypoczynkowego, jeżeli przed jego rozpoczęciem lub w trakcie jego trwania wystąpi jedna z następujących okoliczności:
- niezdolność do pracy z powodu choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie pracownika na ćwiczenia wojskowe,
- korzystanie z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub ojcowskiego.
Czy wiesz, że...
wskazane zdarzenia nie tylko powodują zmianę terminu urlopu, ale również przerywają już rozpoczęty urlop wypoczynkowy. Niewykorzystana część urlopu powinna zostać udzielona w późniejszym terminie, uzgodnionym zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.
Przepisy przewidują również sytuacje, w których zmiana terminu urlopu wypoczynkowego nie jest obowiązkowa, lecz dopuszczalna. Może do niej dojść na uzasadniony wniosek pracownika, jeżeli przemawiają za tym ważne przyczyny osobiste lub rodzinne lub z inicjatywy pracodawcy, gdy nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia w organizacji lub toku pracy. W drugim przypadku pracodawca powinien wykazać, że potrzeba zmiany terminu wynika z wyjątkowych i rzeczywiście istotnych okoliczności związanych z funkcjonowaniem zakładu pracy.
Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego?
Choć urlop wypoczynkowy ma zapewnić pracownikowi nieprzerwany odpoczynek, przepisy dopuszczają możliwość jego przerwania. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest jednak rozwiązaniem wyjątkowym i może nastąpić wyłącznie po spełnieniu ustawowych przesłanek.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu. W konsekwencji, samo wystąpienie problemów organizacyjnych nie jest wystarczające, muszą to być zdarzenia nagłe i niemożliwe do wcześniejszego zaplanowania.
Odwołanie z urlopu stanowi polecenie służbowe, dlatego pracownik ma obowiązek podporządkować się decyzji pracodawcy, nawet jeśli uważa ją za nieuzasadnioną. Niewykorzystana część urlopu nie przepada i powinna zostać udzielona w innym terminie.
Pamiętaj!
Istotnym obowiązkiem pracodawcy jest również zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu. Mogą to być m.in. koszty wcześniejszego powrotu z miejsca wypoczynku, niewykorzystanych noclegów czy innych świadczeń, których pracownik nie odzyska od organizatora. W uzasadnionych przypadkach zwrot może obejmować także wydatki poniesione przez członków rodziny, jeżeli z powodu odwołania pracownika dalsze korzystanie z wypoczynku nie było możliwe.
Czy za urlop wypoczynkowy przysługuje wynagrodzenie?
Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest to, że urlop wypoczynkowy jest w pełni płatny. W okresie korzystania z urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w takiej wysokości, jaką otrzymałby, gdyby w tym czasie świadczył pracę. Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego stosuje się różne zasady w zależności od rodzaju składników wynagrodzenia:
- stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu,
- zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy prowizje, oblicza się na podstawie średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Jeżeli wysokość zmiennych składników wynagrodzenia podlega znacznym wahaniom, okres przyjmowany do wyliczenia średniej może zostać wydłużony nawet do 12 miesięcy.
Urlop wypoczynkowy pracowników młodocianych
Zasady przyznawania urlopu wypoczynkowego pracownikom młodocianym zostały odrębnie uregulowane w Kodeksie pracy. Dotyczą one osób, które ukończyły 16 lat, ale nie ukończyły jeszcze 18. roku życia.
W pierwszym roku zatrudnienia młodociany nabywa prawo do:
- 12 dni urlopu po przepracowaniu pierwszych 6 miesięcy,
- 26 dni urlopu po przepracowaniu kolejnych 6 miesięcy.
W roku kalendarzowym, w którym pracownik kończy 18 lat, wymiar jego urlopu wynosi 20 dni.
Pracodawca powinien udzielać młodocianemu urlopu przede wszystkim w okresie ferii szkolnych. Jeżeli pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, może otrzymać urlop zaliczkowy na swój wniosek. Przepisy przewidują również możliwość skorzystania z urlopu bezpłatnego w okresie ferii. Łączny wymiar urlopu wypoczynkowego i bezpłatnego nie powinien przekroczyć dwóch miesięcy, przy czym okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi młodocianemu wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
W sprawach nieuregulowanych odrębnymi przepisami stosuje się ogólne regulacje dotyczące urlopów wypoczynkowych. Oznacza to, że pracownik młodociany ma również prawo do urlopu na żądanie w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy i urlop zaległy
Niewykorzystanie całego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym nie powoduje utraty prawa do niego. Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako urlop zaległy.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wystarczy, że pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu najpóźniej tego dnia.
Ważne!
Obowiązek udzielenia urlopu zaległego spoczywa na pracodawcy i powinien zostać zrealizowany w pierwszej kolejności. Jednocześnie pracownik nie może samodzielnie rozpocząć korzystania z zaległego urlopu bez zgody pracodawcy, nawet jeżeli ustawowy termin został przekroczony. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie usprawiedliwia nieobecności w pracy.
Czy wiesz, że...
pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody. Wynika to z faktu, że prawo do urlopu ma charakter bezwzględnie obowiązujący – pracodawca ma obowiązek go udzielić, a pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do wypoczynku ani odmówić wykorzystania prawidłowo udzielonego urlopu.
Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia
Szczególne zasady obowiązują również w przypadku urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w czasie wypowiedzenia, pracownik ma obowiązek z niego skorzystać.
Decyzja o udzieleniu urlopu należy wyłącznie do pracodawcy i nie ma znaczenia, która ze stron złożyła wypowiedzenie. Pracownik nie może sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu w tym okresie.
Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania:
- całego urlopu zaległego,
- urlopu bieżącego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w roku, w którym następuje rozwiązanie umowy o pracę.
Jeżeli mimo okresu wypowiedzenia cały przysługujący urlop nie zostanie wykorzystany, po ustaniu stosunku pracy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w naturze, czyli poprzez faktyczny wypoczynek. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest wyjątkiem od tej zasady i przysługuje wyłącznie wtedy, gdy wykorzystanie urlopu nie jest już możliwe z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli strony zawierają kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej i uzgodnią wykorzystanie zaległego urlopu w trakcie nowego zatrudnienia, obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie powstaje.
Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli termin ten przypada przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę, wypłata powinna nastąpić w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy. Gdy termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym.
Sekcja FAQ
Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu, jeśli pracuje krócej niż 10 lat, oraz 26 dni, jeśli jego staż urlopowy wynosi co najmniej 10 lat.
W pierwszym roku pracy urlop nabywa się stopniowo – za każdy przepracowany miesiąc przysługuje 1/12 rocznego wymiaru urlopu.
Tak, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, np. gdy nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby pracę firmy lub wystąpią nieprzewidziane okoliczności.
Niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy i powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września.
Tak, ale tylko po zakończeniu zatrudnienia, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest już możliwe.
Autor: Agnieszka Fida
specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
