Co zmieniło się po przyjęciu przez Sejm nowelizacji Kodeksu Pracy? Czyli na czym polegają nowe…
Praca zdalna w 2023 roku Powrót
2023-06-06
7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Od tej daty praca zdalna, w formie rozdziału IIc, na stałe trafiła do Kodeksu pracy. Jakie są najważniejsze aspekty wspomnianych przepisów i na co w ich kontekście szczególnie należy zwrócić uwagę? Omawiamy regulacje ważne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Praca zdalna w końcu w Kodeksie pracy
Praca zdalna, choć dopiero teraz trafiła do Kodeksu pracy, jest z nami znacznie dłużej. Była mowa o niej również w przepisach, a dokładniej w regulacjach covidowych, a więc w funkcjonującej jeszcze do 3 miesięcy po ewentualnym odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
Ustawodawca zdecydował się jednak na zawarcie przepisów dotyczących pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Wyszedł tym samym naprzeciw potrzebom pracowników i pracodawców, którym praca zdalna nie kojarzy się już tylko z sytuacją epidemiczną. W wielu miejscach wykorzystywana jest bowiem w różnej formie cały czas i z pewnością będzie także po ostatecznym zakończeniu w naszym kraju stanu zagrożenia epidemicznego.
Przeniesienie przepisów z ustawy covidowej do Kodeksu pracy wydaje się więc ruchem całkowicie naturalnym. W związku z tym przyjrzyjmy się, jak wyglądają rozpatrywane regulacje w obecnym kształcie.
Pojęcie pracy zdalnej
Samo umiejscowienie w Kodeksie pracy przepisów o pracy zdalnej jasno ukazuje, że są to przepisy, które w zasadzie zastępują przestarzałe uregulowania dotyczące tak zwanej „telepracy”. Zakres jest tu jednak znacznie szerszy i bliższy temu, który był wcześniej w ustawie covidowej.
Jak więc Kodeks pracy reguluje pracę zdalną w 2023 r.?
Praca zdalna, zgodnie z art. 6718, to praca „wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej może przy tym nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwającego już zatrudnienia.
W kontekście przytoczonej wyżej definicji pracy zdalnej uwagę na pewno należy zwrócić na stwierdzenie „w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Ustawodawca pokazuje tym samym bardzo szeroki zakres prac, które mogą być w formule pracy zdalnej realizowane. Oprócz prac wykonywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w definicji tej zmieścić się powinny także prace wykonywane przy użyciu telefonu, komunikatorów internetowych, a nawet bez użycia żadnych tego typu środków. W tak rozumianej formule pracy zdalnej, jak się wydaje, będzie można wykonywać więc także np. prace wytwórcze, jak również usługi materialne.
Miejsce pracy zdalnej – czyli pracownikowi niczego nie wolno narzucić
We wspomnianej wyżej definicji bardzo wyraźnie zaakcentowana jest też kwestia miejsca pracy zdalnej. Ma ono bowiem zostać wskazane, w pierwszej kolejności, przez pracownika, nie zaś pracodawcę. Ustawodawca nie pozostawia tu więc pola do interpretacji i narzucania przez pracodawcę takiego miejsca. Pamiętać jednak należy przy tym, że miejsce to musi być z pracodawcą uzgodnione i dokładnie mu znane. Nie można go również zmieniać bez uprzedniej zgody zatrudniającego. Pracodawca ma bowiem prawo skontrolować pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy.
Należy przy tym powiedzieć, że pracownik, który wykonuje całość lub część swoich obowiązków poza zakładem pracy, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną, jeżeli jego miejsce pracy wskazał sam pracodawca.
Wyjątkiem od powyższego jest w pewnym sensie sytuacja opisana w art. 67(19) § 3 pkt. 1) Kodeksu pracy. Przepis ten ma brzmienie następujące:
„Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej”.
Powyżej zacytowany przepis oznacza, że pracodawca będzie mógł zarządzić czasowe wykonywanie pracy zdalnej tylko w sytuacjach tego wymagających i od niego niezależnych. Nawet jednak w tak nadzwyczajnych przypadkach pracodawca nie może narzucić pracownikowi miejsca pracy zdalnej. Pracownik może nie mieć bowiem warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w takiej formie. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany pozostanie do zapewnienia pracownikowi lokalu zastępczego, w którym będzie mógł wykonywać swoją pracę.
Zasady i warunki pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z najnowszymi przepisami powinny zostać określone przez pracodawcę w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi.
Gdy u danego pracodawcy takie organizacje nie działają, pracodawca zasady te określić powinien po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli porozumienie nie zostanie zawarte w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia projektu, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w formie regulaminu, uwzględniając przy tym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.
Obowiązki pracodawcy w związku z organizacją pracy zdalnej
Nowo dodane do Kodeksu pracy przepisy, związane z pracą zdalną, nakładają na pracodawcę szereg obowiązków, znacznie wykraczających poza powyżej przytoczony obowiązek określenia zasad wykonywania pracy w formie zdalnej.
Wśród nowych obowiązków wymienić należy przede wszystkim:
- Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (lub ekwiwalentu pieniężnego za te materiały i narzędzia pracy);
- Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu oraz konserwacji tych narzędzi pracy lub niezbędnych kosztów z tym związanych;
- Pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- Pokrycie innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (określonych w porozumieniu lub regulaminie);
- Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną potrzebnych szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy w takiej formie;
- Konieczność prowadzenia dodatkowej dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych pracowników korzystających z pracy zdalnej oraz, w miarę potrzeby, dodatkowego przeszkolenia ich również w tym zakresie;
- Realizacja obowiązków związanych z zapewnieniem pracownikom bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym wstępnych i okresowych szkoleń BHP;
- Obowiązek opracowania oceny ryzyka zawodowego, związanego z wykonywaniem danej pracy w formie pracy zdalnej (przed dopuszczeniem do pracy zdalnej). Na jej podstawie pracodawca sporządzić będzie musiał także informację zawierającą zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej i zapoznania z nią pracownika.
Praca zdalna nie zawsze dopuszczalna!
Znowelizowane w 2023 r. przepisy Kodeksu pracy jasno wskazują, że nie zawsze praca zdalna może zostać zastosowana.
Jakiego więc rodzaju prace nie mogą odbywać się w formie pracy zdalnej?
- Prace szczególnie niebezpieczne;
- Prace, które wiążą się z przekroczeniem dopuszczalnych norm czynników fizycznych;
- Prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie;
- Prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych i innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- Prace powodujące intensywne brudzenie.
Okazjonalna praca zdalna, czyli praca zdalna jako benefit pracowniczy
Kodeks pracy zakłada także, że praca zdalna może być wykonywana w formie okazjonalnej. Okazjonalność ta polegać ma na możliwości skorzystania przez pracownika z pracy zdalnej „na życzenie” w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Regulacja ta oznacza, że pracownik będzie mógł złożyć pracodawcy stosowny wniosek (w postaci papierowej lub elektronicznej) dotyczący tego, że w konkretnych dniach chce on pracować z domu (lub innego ustalonego miejsca).
Takie podejście do pracy zdalnej oznacza traktowanie jej jako benefit pracowniczy. To z kolei powoduje, że taka okazjonalna praca zdalna (udzielona na wniosek pracownika) nie będzie wiązała się ze zwrotami jej kosztów oraz koniecznością zapewnienia przez pracodawcę do jej wykonania określonych materiałów i narzędzi.
Pracodawca w pewnych sytuacjach będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną…
Pracodawca w określonych sytuacjach będzie przy tym zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Kiedy? Gdy pracownikiem, który składa ten wniosek, jest:
- Pracownik w ciąży;
- Pracownik wychowujący dziecko do 4 roku życia;
- Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Powyższe sytuacje są tymi, w których pracodawca może odmówić udzielenia zgody na pracę zdalną tylko wtedy, kiedy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy musi wtedy jednak poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.
Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej?
Jeżeli potrzebujesz pomocy w odnalezieniu się w znowelizowanych w 2023 r. przepisach Kodeksu pracy, związanych z pracą zdalną, w tym w szczególności z wypełnieniem wszystkich obowiązków pracodawcy, skorzystaj z dedykowanego oprogramowania dla firm: SKP® Firma lub programu księgowego dla biur rachunkowych: SKP® Biuro oraz nieograniczonej Opieki Serwisowej przysługującej każdemu, kto z rozwiązań tych korzysta.
Autor:
Marek Przybylski
Specjalista ds. rachunkowości i finansów
Publikacja: 06.06.2023 r.
