Podsumowanie 2017. Poznaj listę najczęstszych błędów w JPK_VAT Powrót

Pierwszy rok z plikiem JPK_VAT już prawie za nami. Małe i średnie firmy wysyłają go już systematycznie co miesiąc. Natomiast dla najliczniejszej grupy mikroprzedsiębiorców, będących czynnymi podatnikami VAT, dzień 25 lutego 2018 r. to dopiero początek tego obowiązku. W tym artykule podsumowujemy nasze wspólne doświadczenia w temacie JPK_VAT, więc zachęcamy do lektury. Część z naszych Klientów z pewnością dopiero zaczyna przygodę z JPK_VAT, tak więc artykuł ten pozwoli Wam na jak najlepsze przygotowanie się do tego obowiązku.

Lista najczęściej popełnianych błędów w obsłudze plików JPK_VAT:

Brak pełnych danych identyfikujących podatnika

Struktura pliku JPK_VAT wymaga pełnych podania danych firmy, za którą wysyłany jest plik. Zwróć więc szczególną uwagę, czy w punkcie Firma – Edytuj – Stosuj JPK-Dane do JPK_VAT zostały podane takie informacje jak: pełna nazwa, adres, NIP. Regon od 2018 przestaje już być obowiązkowy, natomiast pojawia się pozycja adres email. Sprawdź też, czy w zakładce Deklaracja VAT ,w samej deklaracji został określony właściwy urząd skarbowy.

Dane w pliku JPK_VAT nie są zgodne z deklaracjami VAT

Pierwsze co musisz zawsze sprawdzić, to czy kwoty w poszczególnych polach pliku JPK_VAT po ich zaokrągleniu są zgodne z odpowiadającym im polom deklaracji VAT -7/7K. W tym celu skorzystaj z opcji dostępnej w oknie wysyłki Pokaż jako VAT-7. Ale nie tylko z tą deklaracją muszą być zgodne. Nie zapomnij w przypadku dokonywania transakcji odwrotnego obciążenia o porównaniu odpowiednich kwot z formularzem VAT-27, a przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych także z informacją VAT-UE.

Nieprawidłowość zapisów księgowych

Pamiętaj, że głównym celem pliku JPK_VAT jest dostarczenie organom skarbowym informacji do tzw. kontroli krzyżowych, co oznacza, że dana transakcja porównywana będzie, pod względem zgodności wykazywania jej przez każdą ze stron. Sprawdź wiec prawidłowość wykazywanych danych, np. czy nie ma luk w numeracji dokumentów sprzedażowych, czy danej faktury nie wykazałeś dwa razy, może mieć to szczególne znaczenie w przypadku faktur korygujących, zmniejszających Twoje zobowiązanie podatkowe. Zweryfikuj, czy wpisałeś odpowiednie kwoty zgodne z fakturą, jaką otrzymałeś Ty lub Twój klient.

Błędne dane kontrahenta i nie sprawdzenie przed wysyłką pliku statutu kontrahenta

Zadbaj o to, by podać prawidłowe dane kontrahenta, w szczególności jego nazwę i numer identyfikacji podatkowej. W strukturze pliku JPK_VAT pozycja NIP jest polem obowiązkowym, zweryfikuj więc, czy został on prawidłowo określony, podanie błędnego identyfikatora podatkowego będzie skutkowało koniecznością złożenia korekty pliku JPK_VAT.
Sprawdź też jego status czynnego podatnika VAT. Może to być szczególnie ważne w przypadku dokumentów zakupowych, bowiem jeżeli odliczymy VAT od podatnika nieczynnego możemy narazić się na dużych sankcji, szczególnie gdy zostanie Ci udowodnione, że odliczona faktura dokumentuje transakcję pozorną. Będzie to także bardzo istotne w przypadku transakcji odwrotnego obciążenia. Ostatnimi czasy bardzo łatwo stracić status czynnego podatnika VAT, wystarczy np. kilkukrotnie nie odebrać korespondencji z urzędu. Pamiętaj program SKP/SAM daje Ci możliwość masowego sprawdzenia tego statutu dla określonej grupy, możesz tego dokonać np. w Dzienniku Zapisów- Opcje – Sprawdź status podmiotów w VAT.

Niepełne dane w zestawieniu sprzedaży paragonowej i fakturach na rzecz osób fizycznych

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, obowiązkowo musimy podać nazwę odbiorcy lub dostawcy podczas wprowadzenia dokumentów do systemu. Pamiętaj także o nietypowych księgowaniach, np. że w przypadku faktur wewnętrznych musisz wykazać tam swoje dane. W przypadku księgowania raportów fiskalnych – w pole nazwa należy wpisać np. słowo „Sprzedaż paragonowa” , a w polu NIP – „brak”, natomiast w pozycji numer dokumentu – np. „Raport fiskalny okresowy”.

Niekorygowanie pliku, po wystawieniu faktury do paragonu dla podatnika VAT

Jeżeli wystawiliśmy fakturę VAT do paragonu dla podatników VAT musimy wykazać ją także w pliku JPK_VAT, a zaksięgowany wcześniej raport kasowy należy skorygować o jej wartość. W sytuacji, gdy, wcześniej wysłaliśmy już plik do urzędu, koniecznie należy przesłać jego korektę. Nie musimy natomiast korygować pliku JPK_VAT jeżeli wystawiłeś fakturę dla osoby fizycznej nie prowadzących działalności gospodarczej. Pamiętaj, taka sprzedaż może być udokumentowana wyłącznie paragonami i wpisana zbiorczo.

Nie wykazywanie daty sprzedaży przy fakturach korygujących

Datę sprzedaży wykazujemy w pliku tylko w sytuacji, gdy jest ona inna niż data sprzedaży. Ma ona szczególne znaczenie w przypadku faktur korygujących, gdzie korekta w większości przypadków wystawiana jest w innym dniu, niż miała miejsce sprzedaż. Pamiętaj korekty na minus będą podlegać szczególnemu zainteresowaniu organów kontroli. Prawidłowość określenia tych dat identyfikujących daną transakcję leży po Twoje stronie, natomiast program zweryfikuje, czy występuje ta różnica i tylko wtedy wykaże datę sprzedaży w pliku JPK_VAT.

Błędna klasyfikacja transakcji

Zanim zaksięgujesz daną transakcję, sprawdź , czy prawidłowo ją sklasyfikowałeś. Np. jeżeli sprzedaliśmy towar objęty odwrotnym obciążenie, kontrahentowi nie będącemu czynnym podatnikiem VAT, pełniliśmy błąd, taka transakcja powinna być już u nas opodatkowana. Podobnie w przypadku, gdy transakcję wykazaliśmy jako wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, a okaże się, że kontrahent nie był prawidłowo zidentyfikowany poprzez numer VATUE i powinien to być jednak eksport poza terytorium Unii Europejskiej.

Wykazywanie w ewidencji kwot w pełnej wysokości, podczas, gdy odliczenia przysługuje tylko w pewnej części

Pamiętaj, dokumenty, z których wynika prawo do częściowego jedynie odliczenia podatku naliczonego, muszą trafiać do JPK_VAT wyłącznie w kwotach dających możliwość odliczenia. Dotyczy to zwłaszcza odliczeń zakupu dotyczących samochodów z 50% odliczeniem. W tym przypadku zarówno kwota netto, jak i sam podatek naliczony powinien być wykazany jedynie w 50%. W tej sytuacji powinna więc być zaznaczona opcja dostępna w zakładce Deklaracje VAT – Opcje – Auto – ujmij 50% kwoty netto.

Przy braku transakcji VAT brak złożenia pliku JPK_VAT

To błąd. Jeżeli zdarzy się miesiąc, w którym nie miały miejsca żadne transakcje, nic nie sprzedałeś, ale i nic nie kupiłeś, to nie tylko musisz złożyć zerową deklarację VAT, ale i „prawie” pusty plik JPK. Prawie, bo oprócz pól identyfikujących podmiot składający JPK_VAT, nie wykażesz w nim żadnych innych informacji.

Brak pełnomocnictwa do wysyłki JPK-VAT i e-deklaracji lub upływ jego terminu ważności

Jeżeli wysyłasz plik JPK_VAT w imieniu klienta biura rachunkowego lub jako księgowa w spółce, musisz mieć, jak w przypadku e-deklaracji, złożone wcześniej pełnomocnictwa do przesyłu pliku JPK_VAT w czyimś imieniu. Dokonujesz tego na druku UPL-1. Takiego pełnomocnictwa udziela się na określony czas lub bezterminowo, wtedy nie podajesz daty krańcowej jego obowiązywania. Sprawdź więc zawczasu, czy złożone ówcześnie przypadkiem nie wygasło.

Scalanie niewłaściwych struktur

W przypadku łączenia plików JPK_VAT ważne jest, by każda ze struktur miała tę samą strukturę – JPK_VAT. Nie połączy się pliku JPK_FA z plikiem JPK_VAT. Zwracamy również uwagę, iż w 2018 r. zmianie ulega struktura pliku JPK_VAT i będzie miała nr 3, tu również import ten nie będzie możliwy, jeżeli jeden z plików będzie miał „starą” strukturę nr 2, obowiązującą w 2017 r.

Wysyłanie kilku plików JPK za ten sam okres

Dla jednej deklaracji powinien być złożony jeden plik. Wysłanie drugiego i kolejnego pliku za ten sam okres musi być już traktowany jak korekta pierwotnego. Pamiętaj więc o odpowiednim oznaczeniu „celu złożenia”.

Pamiętaj, plik JPK_VAT wysyłasz do 25 następnego miesiąca, nawet, gdy deklarację VAT składasz kwartalnie!

Dotrzymanie tego terminu jest bardzo ważne. Dlatego, jeżeli wiesz że nie uda Ci się jego zachować, pamiętaj o wyjściu awaryjnym. Nie czekaj, aż urząd się sam upomni, zawczasu złóż wniosek o odroczenie terminu wykonania obowiązku podatkowego. Pamiętaj jednak, że można z tego skorzystać wyłącznie w sytuacji, gdy termin jeszcze nie upłynął, ponadto musisz mieć ważny powód, musi być to uzasadnione ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, a decyzję o uznaniu tego wniosku podejmuje i tak urząd. Nie zwlekaj też z przesłaniem pliku JPK, jeżeli termin już upłynął. Niezwłocznie go wyślij, a w ślad za nim złóż do Naczelnika Swojego Urzędu Skarbowego tzw. „czynny żal”.

Podobnie, jeżeli zauważyłeś popełnionego błędu, np. któryś opisany wyżej, nie czekaj na reakcję urzędu, niezwłocznie złóż korektę pliku JPK_VAT i jeżeli wpływa ona także na deklarację VAT, także i tejże deklaracji.

Aby wysłać JPK_VAT w formie pierwszego złożenia lub korekty musisz mieć podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym lub profil zaufany na koncie e-PUAP. Jeżeli więc nie chcesz płacić za podpis kwalifikowany, niezwłocznie załóż bezpłatny profil zaufany i potwierdź swoją tożsamość w odpowiednim urzędzie albo w Twoim banku.

A po prawidłowym przesyle, nie zapomnij o pobraniu UPO – urzędowego poświadczenia odbioru, tak jak w przypadku e-deklaracji To Twoje jedyne potwierdzenie, że zrealizowałeś ten co miesięczny obowiązek podatkowy i możesz spokojnie pracować do kolejnej wysyłki. Dodajmy, co ważne i płynące z naszego doświadczenia, iż pobranie UPO do JPK może to potrać znacznie dłużej niż w przypadku UPO do e-deklaracji.

Tym, którzy dopiero zaczynają pracę z plikiem JPK_VAT, życzymy popełniania jak najmniejszej liczby błędów i zapewniamy, że „nie taki diabeł straszny, jak go malują”. Natomiast tym, dla których to już „rutyna”, bo mają za sobą już niemalże cały rok takich wysyłek, dziękujemy za wspólne doświadczenia i oby kolejna struktura pliku JPK-VAT nie przysparzała trudności w jej stosowaniu.

Autor:

Ewelina Mandziuk

Specjalista ds. finansów

Powrót