Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia się podejście do kwestii duplikatów faktur. Tradycyjnie…
Czy KSeF jest obowiązkowy? Sprawdź wyjątki.
Data ostatniej edycji: 2026-01-07 Data dodania: 2026-01-07
Rok 2026 to moment, w którym Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się codziennym narzędziem pracy dla przedsiębiorców. System, nadzorowany przez Ministerstwo Finansów, służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnych faktur papierowych i „zwykłych” faktur PDF na rzecz jednego, centralnego systemu państwowego.
KSeF nie jest już rozwiązaniem opcjonalnym ani planem na przyszłość. Nowy obowiązek zaczyna realnie wpływać na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Kto ma obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników VAT czynnych oraz podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, o ile dokumentują oni sprzedaż towarów lub usług fakturami w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Obejmuje on zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki prawa handlowego, grupy VAT oraz jednostki samorządu terytorialnego.
W przypadku podatników zwolnionych z VAT obowiązek korzystania z KSeF powstaje wyłącznie wtedy, gdy wystawiają oni faktury. Jeżeli podatnik zwolniony dokumentuje sprzedaż rachunkiem, nie ma obowiązku wystawiania go za pośrednictwem KSeF.
Pamiętaj!
Nawet podatnicy wystawiający wyłącznie rachunki będą zobowiązani do odbierania faktur wystawionych dla nich w KSeF!
Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało podzielone na etapy. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych brutto. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców. Niezależnie od wielkości firmy, odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku, o ile dana transakcja nie została objęta wyłączeniem ustawowym.
Z KSeF mogą korzystać nie tylko sami podatnicy. Przedsiębiorca może nadać uprawnienia innym podmiotom, takim jak biura rachunkowe, pracownicy czy pełnomocnicy. Z systemu mogą również korzystać organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi w zakresie określonym w przepisach. Każde uprawnienie musi zostać formalnie nadane w KSeF lub zgłoszone w odpowiednim formularzu.
Zapoznaj się z procesem nadawania uprawnień w KSeF.
Wyłączenia z obowiązku KSeF ze względu na status stron transakcji
Nie wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF. Wyłączenia obejmują między innymi sytuacje, w których sprzedawca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Obowiązek nie dotyczy również podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, jeżeli to miejsce nie uczestniczy w realizacji danej transakcji.
Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej także nie podlegają obowiązkowi KSeF. W tych przypadkach podatnik może jednak zdecydować się na dobrowolne wystawienie faktury w systemie.
Wyłączenia związane z określonymi procedurami
KSeF nie obejmuje faktur wystawianych w ramach wybranych procedur szczególnych. Dotyczy to w szczególności procedury OSS nieunijnej, procedury importu IOSS oraz usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. W tych przypadkach przepisy nie przewidują możliwości wystawiania faktur w KSeF, nawet w sposób dobrowolny.
Wyłączenia dotyczące konkretnych czynności
Ustawodawca przewidział także wyłączenia dla określonych rodzajów usług i transakcji. Chodzi między innymi o usługi przejazdu autostradami płatnymi oraz usługi przewozu osób, jeżeli są one dokumentowane biletami jednorazowymi. Wyłączone są również niektóre usługi zwolnione z VAT oraz transakcje rozliczane w ramach samofakturowania, gdy sprzedawca lub nabywca nie posługuje się polskim numerem NIP.
Chcesz wiedzieć więcej o zwolnieniu z KSeF?
Okres przejściowy i uproszczenia do końca 2026 roku
Do końca 2026 roku obowiązują przepisy przejściowe, które mają ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych zasad KSeF. W tym czasie podatnicy objęci obowiązkiem będą mogli wystawiać faktury poza systemem, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami nie przekroczy 10 tysięcy złotych. Nadal możliwe będzie również stosowanie kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznawanych za faktury do kwoty 450 zł.
Jakich dokumentów nie obejmuje KSeF?
KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Do systemu nie przesyła się faktur pro forma, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani obciążeniowych. Od 1 lutego 2026 roku uchylone zostaną także przepisy o notach korygujących, co oznacza ich całkowite wycofanie z obrotu.
Obowiązek KSeF - podsumowanie
Obowiązkowy KSeF obejmie zdecydowaną większość podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Choć przewidziano konkretne wyłączenia oraz okres przejściowy, system e-Faktur stanie się standardem w obrocie gospodarczym. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania procesów księgowych oraz narzędzi informatycznych, aby bez zakłóceń funkcjonować w nowej rzeczywistości podatkowej.
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
