Spis treści przewodnika "Jak testować KSeF w programie Formsoft SKP®":część 1: Przygotowanie firmy testowej. >>część…
Jak testować KSeF w programie Formsoft SKP® część 2: Testowanie faktur sprzedaży.
Data ostatniej edycji: 2026-01-19 Data dodania: 2025-12-01
Spis treści przewodnika „Jak testować KSeF w programie Formsoft SKP®„:
część 1: Przygotowanie firmy testowej. >>
część 2: Testowanie faktur sprzedaży. >>
część 3: Pobieranie faktur zakupowych z KSeF. >>
Spis treści do części 2:
Krok 3. Wypełnij dane faktury
Należy zwrócić tu uwagę, że KSeF nie zmienia zasad generowania faktur w programie Formsoft SKP®. Wystawca faktury powinien więc dopilnować, aby dokument zawierał wszystkie wymagane elementy faktury, takie jak m.in.:
- dane stron transakcji,
- informacje kwotowe,
- pozycje faktury czy
- odpowiednią stawkę podatku.
Należy także zwrócić uwagę na elementy obowiązujące jedynie w określonych przypadkach, np. dane faktury pierwotnej przy wystawianiu faktury korygującej lub informacje dotyczące zamówienia w przypadku faktury zaliczkowej. Będziemy o tym pisać dokładniej w kolejnych artykułach. Dodatkowo można, choć nie jest to konieczne, umieścić na fakturze inne informacje przydatne z biznesowego punktu widzenia, takie jak termin i sposób płatności czy dane kontaktowe stron.
Zatrzymajmy się na chwilę przy kontrahnecie. Aby ułatwić Państwu testowanie, trzymając się zasady podawania fikcyjnych danych, przygotowaliśmy zestaw 20 zmyślonych kontrahentów, którym będzie można wystawiać faktury.
Przejdź do zakładki; “Kontrahenci> Opcje” i wybierz : [Fikcyjni kontrahneci do Testów KSeF].
Można też do programu dodać swojego kontrahenta, pamiętając przy tym o wygenerowaniu dla niego numeru NIP. Można np. umówić się z inna firmą, która testuje program, aby ona podała Ci dane “swojej firmy”, a Ty jej “swojej” firmy. I wzajemnie będziecie dla siebie wystawiać testowe faktury. To jest również sposób na poznanie funkcjonalności programu Formsoft SKP® pod kątem wystawiania i odbioru faktur w KSeF.
Nie masz z kim przetestować KSeF – napisz do nas maila, podając dane swojej testowej firmy (NIP, nazwę i dane adresowe) – a my wystawimy dla Ciebie kilka faktur, by można było zobaczyć, jak łatwo pobierać faktury zakupowe z KSeF w programie Formsoft SKP®.
Będąc przy kontrahentach, warto zwrócić uwagę na pewien element struktury logicznej e-faktury – a mianowicie “Podmiot3”. Możesz go wykorzystać do wykazania danych podmiotów powiązanych z fakturą, innych niż sprzedawca (ujęty w sekcji Podmiot1) oraz innych niż nabywca (ujęty w sekcji Podmiot2), np. faktora, płatnika czy oddziału płatnika. Ten element ma charakter opcjonalny. Wykazanie go w strukturze wymaga, poza podaniem danych identyfikacyjnych i adresowych, również jego roli. Wskazujemy ją w edycji danych kontrahneta w [Dodatkowych danych do KSeF]:
Z rozwijanej listy wybieramy odpowiedni rodzaj, może to być fakor, odbiorca, dodatkowy nabywca, dokonujący płatności, jednostka samorządu terytorialnego –odbiorca, czy też pracownik. Możemy wybrać też “Inne” role” – pojawi się wtedy okno do wpisania własnego oznaczenia.
W [Dodatkowych danych do KSeF] możesz podać również Nr Klienta, ID nabywcy, jego nr Eori.
Jak dodać Podmiot 3 do faktury?
Po dodaniu kontrahenta z odpowiednią rolą, przejdź do “Fakturowania” >Opcje>Opcje Fakturowania” , Zaznaczając [Stosuj podwójne oznaczenia nabywcy] (Nabywca i Odbiorca). Zwracam też Twoją uwagę na rolę “Pracownik” – możesz wykorzystać ją w sytuacji, gdy nabywca prosi Cię o podanie na fakturze dodatkowych danych, które ułatwią mu potem np. rozliczenia wydatków z delegacji. Tu nie musisz zakładać nowego kontrahneta, możesz te dane podać szybciej, wybierając w [OpcjeFakturowania] oznaczenie “Stosuj oznaczenie “Podmiotu trzeciego w roli Pracownik”:
Na oknie fakturowania pojawi się wówczas pole “Podmiot 3 Pracownik”, gdzie podasz jedno imię i nazwisko:
Również w przypadku “Dodatkowego sprzedawcy” Opcje > Dodatkowy sprzedawca (Wystawca) pojawiły się nowe oznaczenia – poza Rolą :
np. gdy w czyimś imieniu wystawiamy fakturę. Podajemy tu wtedy dane Podmiotu upoważnionego:
Jest to istotne, jeśli jesteśmy organem egzekucyjnym, komornikiem sądowym lub przedstawicielem podatkowym i w czyimś imieniu wystawiamy fakturę.
Kolejną nowością, jaka pojawiła się w funkcjonalności KSeF, jest możliwość podania na fakturze danych dotyczących Zamówienia dotyczącego faktur zaliczkowych. Wykazanie danych o zamówieniu zaznaczamy w [Opcje fakturowania]:
Wówczas na oknie faktury pojawi się nam zakładka, na której wpiszemy Nr zamówienia i jego datę.
W przypadku faktury zaliczkowej, oprócz kwoty zaliczki, podamy także datę jej otrzymania:
Do faktury możemy również dołączyć informacje o transporcie i ładunku. Będzie to możliwe po zaznaczeniu Opcji:
Wówczas pojawi się na dole faktury nowa zakładka “Transport i ładunek”, gdzie możemy podać rozszerzone informacje o rodzaju transportu, jaki towar potwierdzony tą fakturą zostanie dostarczony: m.in. drogowy, morski, kolejowy, czy lotniczy, czy informacje o ładunku i rodzaju opakowania:
Natomiast, przy wyborze konta, które ma ustawione w Kartoteki – Planie Kont ujmowanie w JPK_V7 jako:
pojawi się zakładka do wprowadzenia danych dotyczących środka transportu:
Nowością w zakresie faktury korekty, o czym napiszemy w osobnym artykule, jest to, że jeżeli chcemy wystawić korektę, musimy określić jej Parametry.
Wskazujemy tu czego korekta dotyczy: czy pozycji faktury, danych sprzedawcy, nabywcy, czy też samego numeru:
oraz wskazujemy skutek tej faktury – czyli tryb jej ujęcia w ewidencji VAT: czy będzie to w dacie ujęcia faktury pierwotnej, czy w dacie wystawienia faktury korygującej, a może zupełnie innej dacie, w tym różnej dla danego towaru na fakturze.
Oznaczenie, czego korekta dotyczy będzie skutkowało pojawieniem się dodatkowych pól do wykazania korygowanych pozycji.
W przypadku korekty będziemy także zobowiązani do wykazania Numery faktury korygowanej w KSeF [1], a w przypadku, gdy nie przeszła ona przez KSeF do odpowiedniego oznaczenia tego [2]:
Na fakturze możesz wybrać, czy chcesz wykazać numer GTiN, PKWiU, CN, czy też PKOB:
Przejdźmy do płatności – bo tu też kilka nowości. Po pierwsze dodaliśmy 3 nowe formy zapłaty: bonem, kredytem i płatność mobilna .
Po drugie – mamy możliwość wprowadzenia płatności częściowej:
Jeżeli zaznaczone pojawia się okienko do wpisania otrzymanej kwoty i daty otrzymania płatności:
Kolejną nowością w Fakturowaniu jest pojawienie się w miejscu dotychczasowych uwag – Stopki – gdzie możesz zawrzeć np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy do wykorzystania przy okazji kolejnych zakupów, godziny otwarcia punktu sprzedaży, godziny pracy infolinii/punktu obsługi klienta, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza zwrotu towaru, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza reklamacyjnego, informacje marketingowe, klauzulę RODO, wartość kapitału zakładowego itp. Pamiętaj, do e-Faktury nie dołączysz już załączników – poza oficjalną możliwą jego formą – która jednak nie może służyć do w.w celów. Tylko w Stopce dodasz dodatkowe wszelkie informacje, które chcesz przekazać nabywcy.
Masz już skonfigurowaną fakturę. Teraz trzeba ją wysłać.
Krok 4. Wyślij fakturę do KSeF
Zaczynamy od określenia w trybu wystawiania faktury w KSeF. Do wyboru mamy: Online / Offline/Offline24/Awaria/ Poza KSeF
Tryby wysyłania faktur do KSeF – krótkie wyjaśnienia
- ONLINE
Standardowa procedura. Faktura jest wysyłana bezpośrednio do KSeF w czasie rzeczywistym, czyli w momencie jej zapisu – KSeF-faktura (lub po kliknięciu „Wyślij” przy ręcznym ustawieniu). Wymagane jest aktywne połączenie z Internetem oraz bezproblemowy dostęp KSeF.
- OFFLINE( niedostępność systemu)
Tryb offline to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Niedostępność systemu spowodowana pracami serwisowymi ma być z założenia krótkotrwała i przekazywana w BIP MF z odpowiednim wyprzedzeniem, aby podatnicy mogli się przygotować na ten czas.
Fakturę taką należy przesłać do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
- OFFLINE 24
Faktura jest zapisywana lokalnie, a wysyłka do KSeF nastąpi później, gdy użytkownik ją uruchomi ręcznie lub gdy ustaną problemy.
Ten tryb pozwala pracować nawet wtedy, gdy:
- użytkownik nie chce wysyłać faktur od razu,
- jest chwilowy brak Internetu,
- chce zebrać kilka faktur i wysłać je „hurtem” następnego dnia.
Tak wystawioną fakturę należy niezwłocznie przesłać do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Datą wystawienia będzie w tym przypadku data wystawienia określona na fakturze ( w strukturze XML pole P_1).
- AWARIA
Tryb uruchamiany w sytuacji awarii KSeF po stronie Ministerstwa Finansów, potwierdzonej komunikatem MF.
W tym trybie faktura może zostać:
- wystawiona i przekazana kontrahentowi,
- a do KSeF musi trafić nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Datą wystawienia będzie w tym przypadku data wystawienia określona na fakturze (w strukturze XML pole P_1).
- POZA KSeF
Tryb stosowany, gdy wystawia się fakturę, która nie podlega wysłaniu do KSeF.
Przykłady:
- faktura na podmiot bez numeru NIP (np. osoba prywatna – konsument),
- czynność, której nie obejmuje KSeF,
- dokumenty wewnętrzne lub niewysyłane do KSeF z mocy przepisów.
W trybie Online lub Offline po wybraniu Wydruk, w Ustawieniach wydruku ukrywane są elementy dotyczące samego wydruku:
W Trybie Poza KSeF – mamy standardowe, jak do tej pory okno wydruku:
Jeżeli w ustawieniach Parametrów KSeF – mieliśmy ustawiona wysyłkę do KSeF po każdym zapisie KSeF-faktura – po wybraniu przycisku KSEF-faktura nasz faktura jest od razu wysyłana na serwery ministerstwa I trarfia do modułu KSeF [1] -> Sprzedaż [2] do zakładki Wysłane [3].
Natomiast w przypadku wyboru ręcznej wysyłki lub trybu “Offline/ Ofline24/Awaria” – trafia ona do modułu KSeF> Sprzedaż>Do wysłania:
Mamy tu informacje, o rodzaju przygotowanej faktury:
- FS – faktura sprzedaży , w tym do paragonu
- FU – faktura uproszczona
- FZ,FZK – zaliczkowa/ zaliczkowa końcowa
- FM – faktura marża
- KFS – korekta faktury sprzedaży
- KFU – korekta faktury uproszczonej
- KFZ,KFZK – korekta f. zaliczkowej/ korekta zaliczkowej końcowej
- KFM – korekta f. marża
dacie jej wystawienia, numerze dokumentu, kontrahnecie i jego numerze NIP, w jakiej walucie była wystawiona faktura, kwocie netto, kwocie brutto oraz o trybie w jakim faktura została wystawiona.
Możemy tu podejrzeć wizualizację tej faktury – “Pokaż wizualizacje” [1], zobaczyć jej zapis w schemacie XML – “Pokaż jako XML” [2]. Tu także dopóki nie zostanie ona przesłana, możemy ją jeszcze usunąć [3] by wystawić ją ponownie.
Gdy będziemy już chcieli wysłać fakturę lub grupę faktur (pamiętając o ustawowych terminach), czy też ustaną przesłanki do zastosowania trybów Offline – możemy przystąpić do wysyłki.
Dostępne na górnym panelu filtry pozwolą nam szybko wyfiltrować, żądany zakres faktur, np. dla danego kontrahneta, czy tez wystawione w danym miesiącu, dniu lub zakresie dat.
Wybieramy przycisk “Wyślij do KSeF”:
i wskazujemy, czy chcemy wysłać tylko jedną fakturę, na której obecnie stoimy (Bieżąca pozycja), Zaznaczone, czy Wszystkie:
A następnie wybieramy “Wyślij”. Po wysłaniu pojedyncza faktura lub ich grupa trafi do zakładki Wysłane.
Dokument zostaje poddany sprawdzeniu i przetworzeniu. System zweryfikuje, czy osoba lub podmiot przesyłający fakturę do KSeF miał do tego odpowiednie uprawnienia oraz czy wszystkie pola wymagane w schemie e-faktury zostały poprawnie uzupełnione. Jeśli te wymagania zostaną spełnione, faktura zostanie zaakceptowana i wprowadzona do system KSeF.
Jeżeli dokument został wysłany poza program Formsoft SKP®, np. z sytuacji, gdy w mamy awarię komputera, ale wcześniej zdążyliśmy zapisać plik XML na pendriva by wysłać go z innego komputera bezpośrednio przez ministerialną Aplikację Podatnika KSeF – możemy oznaczyć w Opcjach wybierając “Oznacz jako przekazane do KSeF”. Wpisujemy uzyskany jej numer KSeF i datę przesłania:
A po “Zapisz” dokument trafi do zakładki Wysłane.
Krok 5. Uzyskaj numer KSeF i UPO
Numer KSeF zostanie przypisany fakturze tylko wtedy, gdy pomyślnie przejdzie ona walidację. W przypadku wysyłki paczki faktur każda z nich otrzymuje własny, indywidualny numer KSeF, a odrzucone zostaną jedynie te faktury, które zawierają nieprawidłowości.
Co weryfikuje KSeF po przesłaniu faktury?
- Czy przesłany plik XML jest zgodny z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd, która jest deklarowana podczas nawiązywania sesji w KSeF (FA(3), FA_ RR(1)?
Nie ma możliwości by program Formsoft SKP® zawierał błędną strukturę, dbamy o jego aktualność i zgodność z obowiązującym wzorem.
- Czy wszystkie wymagane przez strukturę pola zostały wypełnione?
Tu możesz być spokojny – Formsoft SKP® nie pozwoli Ci przesłać danych niezgodnych ze strukturą. Na etapie tworzenia faktury sporządzana jest jej weryfikacja zgodności ze schematem, co pozwoli wyeliminować ryzyko odrzucenia faktury.
- Czy osoba lub podmiot, które przesłały fakturę do KSeF, miały do tego odpowiednie uprawnienie?
Wszelkie uprawienia zaszyte są we wgranym Tokenie lub potem w Certyfikacie. Zadbaj więc o jego prawidłowość.
- Czy wpisano w polu P_1 datę wystawienia z przyszłości?
Na etapie tworzenia e-faktury w Fakturowaniu, gdy wybierzesz datę późniejszą niż bieżący dzień, nie pozwolimy Ci wygenerować takowej – otrzymasz komunikat:
System nie odrzuci pliku XML tylko wtedy, gdy w datę wystawienia wpisano datę wcześniejszą niż dzień faktycznego przesłania faktury do KSeF. Jeśli dokument trafi do systemu dopiero następnego dnia, a nie w dniu widniejącym w strukturze w polu P_1 (data wystawienia), nie spowoduje to jego odrzucenia. Taka faktura zostanie potraktowana jako wystawiona w trybie offline24, a za datę jej wystawienia uznana będzie data podana w polu P_1.
I tu dostaniesz komunikat, który zasygnalizuje Ci ten fakt, ale pozwoli wysłać, lub też skorygować tę datę, by nie było to celowe działanie:
W zakładce Wysłane mamy więc informacje o dokonanych przez nas wysyłkach faktur do KSeF. Możemy wyszukać dany dokument lub grupę po statusie wysyłki, Dacie wystawienia: za dany dzień, za dany okres od do, bieżący miesiąc, Kontrahencie, Nr faktury
Możemy sprawdzić status wysyłki danej faktury w kolumnie Status wysyłki:
Możemy tu mieć następujące statusy:
- Przekazana do KSeF – wysłane do KSef , ale jeszcze nie przetworzona
- Przekazana poza SKP – do uzupełnienia ręcznego
- Zaakceptowana – przyjęta w KSEF
- Odrzucona – nie przyjęta w KSEF z uwagi błędy
- Nie dostarczana – gdy awarie KSeF
Po pozytywnej weryfikacji i przetworzeniu dokumentu w systemie – fakturze zostanie nadany unikalny numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. Można go pobrać wybierając przycisk “pobierz status i nr UPO”:
a następnie określając zakres, dla których chcemy zaktualizować dane KSEF:
Wówczas zostanie pobrany Nr w KSeF oraz uzupełniona Data KSeF (data przyjęcia w KSeF)
Możliwe będzie także pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
Nadany numer KSeF i pobrane UPO oznacza to, że proces wysyłki faktury do KSeF zakończył się sukcesem, a faktura została wystawiona.
W module tym możemy również podejrzeć wizualizację tej faktury – “Pokaż wizualizacje” [1], zobaczyć jej zapis w schemacie XML – “Pokaż jako XML” [2]. Tu też, o ile wysyłka zostanie zakończona błędem, możemy ją jeszcze usunąć [3].
KSeF zakłada, że krajowy nabywca posiadający NIP będzie odbierał fakturę bezpośrednio w systemie. Istnieje jednak wyjątek od tej reguły. W określonych w ustawie sytuacjach sprzedawca będzie zobowiązany przekazać nabywcy wizualizację faktury w uzgodnionej z nim formie, na przykład jako wydruk lub plik PDF.
Zrobimy ją więc obligatoryjnie gdy:
- Miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego.
- Nabywcą jest podmiot, który nie posiada na terytorium kraju ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca jej prowadzenia.
- Nabywcą jest podmiot bez siedziby działalności gospodarczej w kraju, ale mający tu stałe miejsce działalności, o ile to miejsce nie uczestniczy w danym zakupie towaru lub usługi.
- Nabywcą jest podatnik z innego państwa UE, korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME.
- Nabywcą jest podmiot nieposługujący się numerem identyfikacji podatkowej ani numerem wykorzystywanym do identyfikacji na potrzeby podatku – inny niż wskazani w pkt 1–3 oraz 6.
- Nabywcą jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
Ale to nie jedyne sytuacje – jeśli nabywca jest krajowym podatnikiem z NIP i otrzymuje faktury poprzez KSeF, sprzedawca może przekazać mu dodatkowe dokumenty w zależności od statusu faktury i trybu jej wystawienia. A będą to:
- Faktura została już wysłana do KSeF:
- Tryb online: sprzedawca może przekazać nabywcy wizualizację faktury, np. w formie wydruku lub pliku PDF z umieszczanym na niej kodem QR z numerem KSeF.
- Tryb offline24: podobnie — nabywcy można wydać wizualizację faktury (wydruk lub PDF), również z kodem QR zawierającym numer KSeF.
- Faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF:
- Tryb online: sprzedawca może przekazać nabywcy potwierdzenie transakcji, czyli informację, że faktura o określonej treści zostanie wystawiona w KSeF. Dokument ten musi zawierać dwa kody QR — „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.
Dwa kody będą dostępny w programie, gdy zostanie wprowadzona weryfikacja Certyfikatami, ponieważ do wygenerowania jednego z nich niezbędne jest posiadanie dwóch Certyfikatów.
- Tryb offline24: nabywcy można wręczyć potwierdzenie transakcji (informację o niewystawieniu jeszcze faktury), które ma zostać przekazane do KSeF, również oznaczone dwoma kodami QR.
Potwierdzenie transakcji – będzie dostępne już niebawem w programie.
Dostępna w chwili obecnej wizualizacja faktury – to udostępniony przez Ministerstwo Finansów wzór: FA(3) USTRUKTURYZOWANA FAKTURA VAT, nr ID wzoru 13775 (CRDWE).
Zdajemy sobie sprawę, iż jej wygląd może nie być dla Państwa użyteczny, dlatego pracujemy nad bardziej przyjazną jej wersję, by jednocześnie zapewnić graficzną postać wszystkich danych, jakie może zawierać faktura ustrukturyzowana. Dlatego kluczowe jest zachowanie spójności między wizualizacją a danymi przesłanymi do KSeF. Już wkrótce nowy jej wygląd.
Spis treści przewodnika „Jak testować KSeF w programie SKP®„:
część 1: Przygotowanie firmy testowej. >>
część 2: Testowanie faktur sprzedaży. >>
część 3: Pobieranie faktur zakupowych z KSeF. >>
Czy ten artykuł był pomocny?
11
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
