Wiedza i pomoc

Jak rozliczyć VAT

W przypadku podatku VAT mamy 3 metody rozliczania podatku VAT: miesięczną i kwartalną memoriałową (na zasadach ogólnych) oraz kasową kwartalną. Wyboru metody jego rozliczenia dokonuje sam podatnik, w momencie zgłoszenia, ale można ją zmienić także w trakcie roku ale i tu są pewne ograniczenia.

Zacznijmy jednak od omówienia zmian zasad stosowania metody kasowej.

MAŁY PODATNIK I METODA KASOWA
Z metody kasowej może skorzystać podatnik posiadający statut małego podatnika. Może on także wybrać zasady ogólne. W obydwu tych przypadkach istnieje możliwość rozliczenia VAT-u kwartalnie na podstawie deklaracji VAT-7K.

Przypomnijmy więc, kto może zostać małym podatnikiem. Podstawę uzyskania takiego statutu stanowi wysokość uzyskanego obrotu brutto – co ważne, do wysokości tej nie są brane przychody z odpłatnego świadczenia usług lub dostawy towarów poza terytorium kraju, gdyż te, według ustawodawcy, nie podlegają definicji sprzedaży. I tak limit owego obrotu to sprzedaż w poprzednim roku podatkowym nieprzekraczająca kwoty stanowiącej równowartość 1 200 000 euro, a dla prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, będących agentem czy zleceniobiorcą – 45 000 euro, przeliczonego na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku .

Istnieją też pewne przypadki, w których metoda kasowa nie może zostać zastosowana, a mianowicie:
• dostawa towarów za pośrednictwem automatów,
• otrzymanie dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze,
• świadczenie usług telekomunikacyjnych za pośrednictwem żetonów, kart płatniczych i innych jednostek uprawnionych do korzystania z tych usług w systemie pozapłacowym,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz przemieszczeń towarów do magazynów konsygnacyjnych.

Wiemy już, kto może skorzystać z metody kasowej, przejdźmy więc do tego, jak ją rozliczyć. I tu właśnie zaszły najważniejsze zmiany.

Rozliczenie podatku należnego w metodzie kasowej

Obowiązek podatkowy w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług przez małego podatnika powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, także brak zapłaty zwalnia podatnika z zapłaty podatku należnego od sprzedaży. Jednakże istnieje tu pewne ograniczenie, a mianowicie dotyczy to tylko świadczeń na rzecz czynnych podatników VAT. W przypadku pozostałych (np. podatnika zwolnionego z VAT lub osób niebędących podatnikami) termin minimalny został zachowany, jednakże uległ wydłużeniu do 180 dni.

Rozliczenie VAT naliczonego przy metodzie kasowej 

Podatnik korzystający z metody kasowej uzyskuje prawo do odliczenia VAT, jeżeli sam uregulował całą należność lub jej część, ale nie wcześniej niż z dniem otrzymania faktury.
Zapłata w części należności powoduje odliczenie od podatku należnego tylko kwoty podatku należnego odpowiadającej tej uregulowanej części.

Od i do kiedy można stosować metodę kasową? 

Warto pamiętać, że o wyborze metody kasowej należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosowana metoda kasowa, albo poprzez aktualizację danych w zgłoszeniu VAT-R, albo za pomocą odrębnego pisma.

Jeżeli zadeklarowaliśmy chęć korzystania z metody kasowej, to trzeba ją stosować przez okres co najmniej 12 miesięcy i tu również konieczne jest pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę. I tu także wystarczy aktualizacja formularza VAT-R.
Można również utracić prawo do korzystania z tej metody w przypadku utarty statusu małego podatnika, począwszy do rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczono kwotę limitu.

METODA MEMORIAŁOWA – MIESIĘCZNA I KWARTALNA
Zasady sprowadzają się do ujęcia momentu obowiązku podatkowego w dniu dokonania dostawy towarów lub zakończenia usługi. Zasada prosta – wydałeś towar lub wyświadczyłeś usługę, płacisz podatek, nie ma tu znaczenia, że nie otrzymałeś zapłaty. Wyliczenia zobowiązania podatkowego możesz dokonywać miesięcznie na formularzu VAT-7 oraz kwartalnie przy użyciu deklaracji VAT-7K (dla małych podatników).

Jaki więc termin wybrać?

Wszystko zależy od tego, czy przez dłuższy okres więcej sprzedajemy i tym samym wykazujemy nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym i w związku z tym płacimy VAT (wówczas lepsza wydaje się metoda kwartalna, gdyż tym samym dokonujemy przesunięcia terminu jego zapłaty), czy też więcej kupujemy i wykazujemy nadpłatę podatku VAT (w takiej sytuacji korzystniejsza okazuje się metoda miesięczna, bo nie powoduje wydłużenia oczekiwania na jego zwrot).

Kiedy należy zawiadomić naczelnika o wyborze danej metody?

Mały podatnik ma na to czas najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy złoży kwartalną deklarację podatkową. Natomiast gdy w trakcie roku staje się on podatnikiem VAT, zawiadomienia tego dokonuje do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgłoszenia takiego dokonuje się na formularzu VAT-R. Na nim też aktualizujemy dane w przypadku rezygnacji lub utraty prawa do jej stosowania przy przekroczeniu limitu, pamiętajmy jednak, że czasu w takiej sytuacji mamy niewiele, bo tylko siedem dni od zaistnienia zamiany. Dodatkowo, gdy już wybraliśmy rozliczenie kwartalne, musimy stosować je przez co najmniej cztery kwartały. Przejście na miesięczne rozliczenie również podlega zgłoszeniu do naczelnika do dnia złożenia deklaracji VAT za pierwszy miesiąc rozliczania, nie później niż w dniu złożenia tej deklaracji.

Ujęcie faktur od małego podatnika
Stosujący metodę memoriałową muszą zwrócić szczególną uwagę na dokumenty otrzymane od małego podatnika (oznaczone określeniem „metoda kasowa”). W takim przypadku ważne jest prowadzenie kontroli zapłat, gdyż takie możemy uwzględnić w rozliczeniu podatku VAT dopiero w tym miesiącu, w którym zostały zapłacone w całości lub w części.

Odliczenie VAT
W przypadku odliczania podatku VAT z tytułu nabywanych towarów i usług można go dokonać za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu nabytych lub importowanych towarów i usług po stronie dokonującego czynności, czyli w dacie dostawy, ale nie wcześniej jednak niż z chwilą uzyskania faktury VAT, dotyczącej tej czynności. Koniecznym jest ustalenie, kiedy od danej transakcji sprzedawca (usługodawca) będzie zobowiązany do wykazania VAT należnego i zastosowanie tego samego terminu.
I tak np. w przypadku sprzedaży mediów obowiązek podatkowy powstanie teraz z chwilą wystawienia faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, ale nie wcześniej niż gdy otrzymasz fakturę. Pytanie, co w przypadku otrzymania faktury z dużym opóźnieniem lub duplikatu.?

Obowiązkowe korekty VAT
W przypadku nieotrzymania zapłaty za wystawione faktury od kontrahenta, który nie jest w trakcie podstępowania upadłościowego lub likwidacji (tzw. „ulga za złe długi”), przysługuje prawo korekty podatku po upływie 150 dni od terminu płatności. Nie trzeba zawiadamiać dłużnika o zamiarze skorygowania podatku. Wystarczy na deklaracji VAT-7/7K/7D wykazać chęć skorzystania z takowego uprawnienia, a na załączniku VAT-ZD szczegółowo określić korygowane pozycje. W formularzu tym wpisuje się dane identyfikacyjne wierzyciela i dłużnika, numery faktur, daty ich wystawienia, daty upływu terminu płatności oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego. Nie ma również obowiązku zawiadamiania dłużnika o dokonanej już korekcie i przesyłania kopii takiego zawiadomienia do organu podatkowego. W przypadku uregulowania przez kontrahenta całości lub części należności już po złożeniu deklaracji z ową ulgą – tu zmiany nie ma, nadal należy zwiększyć podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego adekwatnie do zapłaconej kwoty oraz dokonać korekty w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana przez kontrahenta lub podatnik sprzedał wierzytelność innej firmie.

Z drugiej strony, nabywcę obowiązuje obligatoryjna konieczność, pod karą sankcji w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego podlegającego korekcie, korekty podatku naliczonego w przypadku niezapłacenia należności wynikających z otrzymanych faktur zakupowych. Termin korekty jest taki sam, czyli 150 dni od terminu płatności. Korekta powinna być dokonana w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 150. dzień od dnia upływu terminu płatności. Korekty podatku należy więc dokonać w bieżącej deklaracji. Przed korektą chroni jedynie zapłata należności najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 150. dzień od dnia terminu płatności. Jeżeli jednak płatności dokonano już po wykonanej wcześniej korekcie, jak dotychczas istnieje możliwość powrotnej korekty zwiększającej podatek naliczony w całości lub części w zależności od uregulowanej kwoty.

Korekta podatku naliczonego
Zacznijmy od korekty podatku naliczonego, ponieważ ta mogła przysparzać najwięcej problemów do tej pory. W sytuacji, gdy nie opłaciłeś danego dokumentu, a upłynął ustawowy termin, jesteś zobowiązany tak czy tak płatności dokonać. Pamiętaj, że jeżeli kontrola skarbowa stwierdzi naruszenie tego obowiązku, możesz zostać obciążony karą pieniężną w wysokości 30% kwoty podatku wynikającego z nieuregulowanych faktur. O ile prowadzimy kontrolę zapłat i korekt, a nie chcemy przegapić tej płatności, program SKP® ostrzeże nas o zbliżającym się terminie na 7 dni przed jego upływem. Dodatkowo po jego upływie w kolumnie V w Dzienniku Zapisów pojawi się symbol „!”, a dokumenty, do których należy już wykonać korektę, wyszczególnione będą pogrubioną kursywą. Musimy wówczas przeprowadzić wyksięgowanie takiego księgowania korzystając z opcji korekty masowej dla wszystkich dokumentów jednocześnie, które wymagają takowej lub pojedynczo dla każdego wpisu osobno (Dziennik – Zapisów – Opcje – Zrób korektę VAT).

Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy nie zapłacono całej kwoty, jak i wtedy, gdy uregulowano zobowiązanie tylko w części. Zmniejszenia VAT należy zatem dokonać w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona. Przyjmując do korekty kwotę netto i podatek z niej wynikający, dotyczący niezapłaconej kwoty dokument korekty zostanie zaksięgowany na takie samo konto, jak faktura pierwotna, ale bez uwzględnienia w księdze podatkowej (Dzień wpisu do księgi 0). Zapis z tak przeprowadzonej korekty ze znakiem minus trafi do wiersza: „Korekta podatku
naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy” tj. do poz. 49. Urząd Skarbowy dokona więc porównania kwot korekty podatku należnego z tytułu nieściągalnych wierzytelności wykazanej przez wierzyciela na złożonym zawiadomieniu VAT-ZD z korektą podatku naliczonego dokonaną przez dłużnika, a wykazaną właśnie w tym polu. Jeżeli już raz dokonałeś korekty wyksięgowującej, nie dokonasz jej drugi raz! Po dokonaniu korekty kosztów w kolumnie V pojawi się symbol K – oznaczający, że korekta została już dokonana. Unikniesz zatem pomyłek i nie pomniejszysz dwa razy podatku VAT z tego samego tytułu.

Uregulowanie należności, ponowna korekta podatku naliczonego
Jeżeli uregulowałeś należność, masz prawo ponownie zwiększyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym należność ta została opłacona. Także w sytuacji, gdy zapłaciłeś swojemu wierzycielowi tylko część należności, ale a takim wypadku tylko w kwocie tej część. Wprowadzając więc rozliczenie, możesz poprzez przycisk „Zaksięguj ponownie do VAT” po raz kolejny skorygować VAT, dokonując powtórnie księgowania. I tu w poprzednim wzorze pojawiał się pewien problem. Gdzie wykazać ponowne ujęcie tego podatku? W tą samą pozycję, co wcześniejsza korekta ze znakiem minus, ale tym razem na plus? Nie, ponieważ schemat wysyłki e-deklaracji nie uwzględniał takiej możliwości, tam mogła być tam wykazywana tylko ze znakiem minus lub w wartości 0. Taki sposób jej ujęcia skutkował więc komunikatem o błędzie wysyłki e-deklaracji typu „401- weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd…”. To może w pozycję 45/46? Też nie, ponieważ zgodnie z objaśnieniami do deklaracji dla podatku od towarów i usług(VAT-7, VAT-7K i VAT-7D) – w poz. 43 i 44 deklaracji oraz analogiczne w poz. 45 i 46 deklaracji wykazuje się wartość netto oraz kwotę podatku naliczonego od nabytych przez podatnika towarów i usług.

Nabycie danego towarów lub usługi z zasady może nastąpić tylko raz, dlatego też zwiększenie kwot podatku naliczonego w związku z zapłatą należności nie może być uznane za ponowne nabycie, ponieważ już wcześniej dokonałeś odliczenia związanego z tym nabyciem w tych polach formularza. Do tej pory najwłaściwszym było więc wykazanie zwiększenia kwoty podatku w związku z zapłatą w pozycjach 45 „Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych” lub 46 „Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć” deklaracji VAT-7 wersja 16, przy jednoczesnym zaznaczeniu w poz. 66 (w przypadku deklaracji VAT 7, VAT 7K) lub poz. 72 (dla VAT 7D) („Podatnik w okresie rozliczeniowym dokonał zwiększenia podatku naliczonego na podstawie art. 89b ust. 4 ustawy”) kwadrat nr 1 „tak”. Korygujemy bowiem tylko kwotę podatku, która przecież już wcześniej była raz odliczona, a poza tym, gdy robiliśmy pierwotną korektę to nie zmniejszaliśmy wartości netto, tylko samą kwotę podatku naliczonego, temu przecież służyło wyodrębnione już wcześniej pole 49.

Aby dostosować ponowne zaksięgowanie transakcji do VAT wprowadziliśmy dodatkowe oznaczenie KPN+, które decydować będzie o właściwym umieszczeniu tej korekty we właściwym polu. Dla weryfikacji kwot wykazanych w deklaracji VAT z rejestrami wprowadziliśmy też nowy typ rejestru „korekty VAT naliczonego art. 89b ust. 4”. Natomiast z nowego wzoru deklaracji zniknęła wspomniana wyżej pozycja, w której potwierdzało się dokonania zwiększenia podatku naliczonego, jeżeli więc nie ma już tego pola na nowym wzorze, nie składamy tym samym dodatkowo tego oświadczenia. Wystarczy bowiem wykazać kwotę korekty we właściwym polu deklaracji.

Korekta podatku należnego
Jeżeli z kolei to my występujemy w roli wierzyciela i to nam nie zapłacono należnej nam za wykonaną dostawę towarów lub usług, a należność mogła zostać uznana za nieściągalną, tzn. upłynął ustawowy termin 150 dni od terminu płatności, możemy skorzystać z tzw. ulgi na złe długi. Możemy tutaj skorygować VAT należny o kwotę niezapłaconego podatku wynikającego z danej faktury lub umowy. Ustawa o Vat określa jednak pewne warunki, jakie muszą być spełnione, by możliwe było zastosowanie tej korekty.

Mianowicie:
1) dostawa towaru lub świadczenie usług była dokonana na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1, zarejestrowanego jako Czynny Podatnik VAT, niebędącego w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego w rozumieniu ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji;
2) na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty:
a) wierzyciel i dłużnik są podatnikami zarejestrowanymi, jako podatnicy VAT czynni,
b) dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji;
3) od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Pamiętaj, że to na Tobie spoczywa obowiązek weryfikacji statusu dłużnika, czy nie ogłosił on przypadkiem upadłości lub czy nie zlikwidował działalności i to na także na dzień poprzedzający złożenie deklaracji podatkowej, w której dokonasz takowej korekty. Przepisy nie precyzują jednakże jakimi dokumentami trzeba dysponować, by status ten potwierdzić. Możesz więc chociażby sprawdzić status podatnika korzystając z dostępnej w programie opcji w Kartotece Kontrahenta „Czynny podatnik VAT”. Po kliknięciu w ten przycisk program łączy się z Portalem Podatkowym MF (http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/sprawdzanie- statusu-podmiotu-w-vat ) i sprawdza status podmiotu w VAT według wprowadzonego w programie numeru NIP. Gdy portal MF odeśle zwrotną informację, że kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT – w SKP® pojawi się odpowiedni komunikat i program zasugeruje zaznaczenie tej opcji. Nie ma natomiast już znaczenia fakt, że pomiędzy podmiotami były lub są powiązana rodzinnie lub z tytułu przysposobienia, kapitałowo, majątkowo lub w ramach stosunku pracy.

Jeżeli więc wszystkie te warunki są spełnione, a program zasygnalizuje nam konieczność przygotowania korekty, jak w przypadku korekty podatku naliczonego, możemy przeprowadzić masową lub indywidualną korektę. Będzie ona przeprowadzona w okresie, w którym upłynął ów 150-dniowy termin, liczony od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Jeżeli nie dokonałeś płatności w ciągu tego okresu, nie tracisz do niej prawa, jednakże możesz ją przeprowadzić tylko na zasadzie korekty samej deklaracji za dany okres.

Korzystając z opcji przeprowadzenia korekty podatku VAT dostępnej w programie SKP®, zostanie utworzone dodatkowe księgowanie ze znakiem minus. Powoduje to pomniejszenie w danym okresie wielkości rozliczenia podatku należnego na pierwszej stronie deklaracji. Dodatkowo w przypadku dokonania korekty VAT dla dokumentów sprzedażowych, należy o fakcie korekty zawiadomić odpowiedni Urząd Skarbowy. Należy tego dokonać stosownym oznaczeniem na deklaracji VAT 7/7K/7D, wprowadzonym odpowiednio w poz. 68/68/75. Zostanie wówczas dołączony do zeznania wysłanego elektronicznie (poprzez e-deklaracje) formularz VAT ZD, a pole 69/69/75 zostanie wypełnione samoczynnie poprzez wprowadzenie odpowiedniej ilości załączników, zgodnie z ich faktycznym wystąpieniem.

Pola na załączniku VAT ZD uzupełnione zostaną automatycznie, a z „pierwotnego” księgowania skopiowane zostaną takie dane jak: dane kontrahenta (dłużnika), numer oraz data
faktury, data upływu terminu płatności oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego. Wydruku przesłanej e-deklaracji Vat 7/7K/7D wraz załącznikiem VAT ZD można dokonać w moduleE-deklaracje (Deklaracje VAT – Opcje -Wydruk). Dzięki takiej informacji organ skarbowy będzie mógł łatwiej skontrolować, czy dłużnik odpowiednio skorygował swój podatek VAT.

Uregulowanie wierzytelności, a ponowna korekta podatku należnego
W przypadku, gdy po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty, należność zastała uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, jako wierzyciel obowiązany jesteś do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części. Wprowadzenia zapłaty, podobnie jak w poprzednio omawianej korekcie, dokonujemy w opcji Rozlicz – „Zaksięguj ponownie do VAT”. Wówczas ponownie księgowanie zostanie uwzględnione na pierwszej stronie deklaracji w odpowiedniej grupie dostaw, zgodnej z wcześniej wybranym kontem. Nie tracisz więc czasu na sprawdzanie poprzedniego księgowania, a w przypadku częściowego rozliczenia nie musisz już korzystając z kalkulatora wyliczać kwoty netto i podatku od wpisanej wartości brutto zapłaty, program wyliczy je automatycznie i umieści we właściwych polach.

Jednolity plik kontrolny
Każdy płatnik podatku VAT zobowiązany jest do comiesięcznego przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego prowadzonej ewidencji VAT – w skrócie JPK_VAT. Do 25- każdego miesiąca następującego po miesiącu, za który sporządza się plik , należy go przesłać elektronicznie na serwery Ministerstwa Finansów weryfikując jedną z trzech dostępnych metod: podpisem kwalifikowany, danymi autoryzującymi lub profilem ePuap.

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ost. zm. Dz.U. z 2017 poz. 1221 ze zm);
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. z 2012 r. poz. 13240);

Auror:

Ewelina Mandziuk

Specjalista ds. Finansów

Zdjęcie:

Photo by rawpixel on Unsplash