Funkcja importu dokumentów z plików JPK_FA do SKP®

Import plików JPK – to dodatek do programu SKP^®  do małej księgowości dla firm i biur, który poza opcją łączenia kilku plików JPK_V, został rozszerzony o dodatkową funkcję importu: możliwość zaciągnięcia z pliku w formacie JPK_FA dokumentów do zakładki Księgowanie.

Oprócz danych dotyczących księgowanego dokumentu, importują się także kontrahenci oraz wszelkie oznaczenia dotyczące kodów GTU, procedur i typów dokumentów do JPK, jeżeli oczywiście takie w pliku występują.

Funkcja ta może znacznie przyspieszyć czynności księgowania dokumentów w biurze rachunkowym. Jeżeli klient biura ma możliwość przekazania pliku w jednym z wymienionych wyżej formatów, nie trzeba będzie np. wprowadzać sprzedaży ręcznie, bowiem wystarczy:

• zaimportować poszczególne faktury;
• dokonać weryfikacji;
• w razie potrzeby: uzupełnić lub poprawić.

Należy mieć bowiem na uwadze fakt, iż pliki JPK_FA nie zawierają wszystkich potrzebnych do księgowania informacji, np. ………………………………………………..

Nowa funkcja Importu może być wykorzystana w sytuacji przejęcia klienta w trakcie roku, który do tej pory pracował na innym systemie księgowym, generującym wyżej wymienione pliki.

Jeśli nie masz jeszcze dodatku „Import plików JPK”, już dziś złóż zamówienie bezpośrednio z SKP^®! Wejdź do zakładki: Moje Konto > Zamówienie

Jak zaimportować dokumenty?

Opcja ta działa analogicznie, jak dostępny dotychczas: „Import z obcych programów”. Zaimportować można zarówno dokumenty sprzedaży jak i zakupu, jeżeli takie w pliku występują. W przypadku dokumentów zakupu, dla uproszczenia przyjęte zostało, iż właściwą stawką VAT będzie w tym przypadku 23%, z uwagi na to, iż w plikach brak jest informacji o stawkach VAT dokumentów kosztowych.

Importowany plik może pochodzić z dowolnego programu księgowego/do fakturowania, jednakże musi być zgodny z aktualnie obowiązującą strukturą.

Na dzień 01-08-2022 będzie to: JPK_FA w wersji 4.

Program automatycznie rozpozna dany schemat i nie pozwoli zaimportować innych struktur lub ich starszych wersji.  Pobierane są  tylko faktury wystawione w PLN, nie są natomiast importowane faktury zaliczkowe, z uwagi na indywidualny sposób księgowania.

Bez względu na rodzaj struktury proces importu dokumentów przebiega w programie tak samo.

Importu pliku dokonujemy w zakładce: Księgi ->Księgowanie-> Opcje:

Otrzymamy od klienta plik zapisujemy w dowolnym folderze:

Kolejnym krokiem jest wskazanie pliku w module: Księgowanie. Po wybraniu: Opcje Importu plików JPK,  pojawi się okno:

gdzie za pomocą przycisku: Przeglądaj, wskażemy folder, w którym zapisaliśmy plik, z którego chcemy dokonać importu i potwierdzamy przyciskiem Otwórz lub klikamy na niego dwa razy:

Gdy plik zostanie wskazany, potwierdzamy przyciskiem [OK] :

Po jego załadowaniu, w zakładce: Szczegóły pliku pojawi się szereg informacji dotyczących tego pliku tj. kiedy nastąpił eksport dokumentów (data i godzina), ile jest kontrahentów i dokumentów przeznaczonych do zaimportowania, zakres ładowanych dokumentów wraz z opisem.

Kolejnym ważnym krokiem jest wskazanie: „Kont w systemie”, na które mają być zaksięgowane dokumenty. System rozpozna rodzaj transakcji, jakie będą w danym pliku i odpowiednio wymieni je w pozycji: „Konto importowane”. Do każdej transakcji, klikając w daną pozycję, należy z rozwijanej listy wskazać właściwe konto:

Import z pliku JPK_FA dotyczy wyłącznie sprzedaży i tylko takie konto jest możliwe do wskazania:

Gdy określone zostały wszystkie powyższe parametry, możemy wrócić do importu. Należy przy tym pamiętać, że czynność tę wykonujemy tylko raz, gdyż konta zostaną zapamiętane przez SKP^® .

Import z pliku JPK_FA może dotyczyć:

• dokumentów wraz z kontrahentami powiązanymi,
• dokumentów i wszystkich kontrahentów,
• tylko kontrahentów.

Przy imporcie kontrahentów wymagane jest podanie nazwy skróconej i symbolu kontrahenta. Zaleca się jednak przekazywać dane dotyczące wyłącznie tych kontrahentów, którzy powiązani są z przesłanymi dokumentami. Szczegółowo analizowane są również dane dotyczące kontrahentów, w celu wyeliminowania ich powtórnego zapisania w programie SKP^®. Sprawdzenie odbywa się poprzez porównanie kompletu pól z pliku pośredniczącego z ich odpowiednikami w programie SKP^® .

Możemy też pominąć występujące w plikach oznaczenia GTU, procedur i typów, np. w sytuacji, gdy klienta biura je zaznaczył, lecz z uwagi na specyfikę swoich transakcji – nie powinien, możemy odrzucić wszystkie te oznaczenia zaznaczając opcję: „Pomiń oznaczenia GTU, typów dok. i procedur”.

W zakładce: Kontrahenci -> Opcje możemy wybrać sposób sprawdzania danych tzw. Stopień dokładności:

Do wyboru mamy:

• Ogólny (tylko NIP i Nazwa kontrahenta) lub
• Szczegółowy (wszystkie dane są porównywane).

Nie wszystkie dokumenty muszą być zaimportowane. Za pomocą Filtruj możemy wybrać odpowiedni zakres dokumentów przeznaczonych do importu, np. zaznaczamy te które mają być pominięte w imporcie:

Następnie w oknie: Filtruj wskazujemy warunek: Zaznaczone i wybieramy „nie” , potwierdzamy wybór przyciskiem [OK].

Gdy mamy już właściwą grupę importowanych dokumentów, możemy przystąpić do właściwego importu, wybierając przycisk [OK]:

Jeżeli wcześniej wykonaliśmy już import danych z danego pliku, to zostaną zaimportowane wyłącznie te dokumenty, których nie ma w systemie.

Po wybraniu [OK] rozpocznie się proces kontroli danych. Jeżeli występują sytuacje wymagające wyjaśnienia tzn. rozbieżności w listach Kontrahentów, pojawią się formularze do wykonania uzgodnień. Formularz taki przedstawiony jest za pomocą okna, w którym po lewej stronie są dane importowane, a po prawej dane systemowe, dzięki temu użytkownik może porównać dane między sobą, a różnice będą zaznaczone innym kolorem.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w trakcie importu dokumentów, można skorzystać z trzech możliwości za pomocą klawiszy:

• Dopisać – za pomocą tego przycisku można automatycznie dopisać dane dotyczące kontrahenta z pliku importowanego do systemu.
• Przeksięgować – za pomocą tego przycisku można przeksięgować dokumenty dotyczące kontrahenta importowanego na te zapisane w systemie
• Przepisać – gdy chemy zamienić dane występujące w systemie dotyczące kontrahenta na dane importowane.

Dokumenty po transmisji wykazane będą w Księgowaniu, natomiast kontrahenci będą dopisani do zakładki Kontrahenci.

Jeżeli jesteś już Użytkownikiem programu SKP^®  i nie posiadasz jeszcze dodatku: Import plików JPK, a chcesz importować do księgowania dokumenty klienta lub własne, wystawione w innej lokalizacji czy filli, zamów ten dodatek już dziś.

Wejdź do zakładki:  Moje Konto > Zamówienie, dostępnego bezpośrednio z programu SKP®  i przekonaj się, jak księgowanie może być proste.

Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny Specjalista ds. Finansowych i Prawnych