Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź:

Funkcja importu dokumentów z plików JPK do SKP® Powrót

Dodatek do programu SKP®: „ Import plików JPK”,  poza opcją łączenia kilku plików JPK_V, został rozszerzony o dodatkową funkcję importu:  możliwość zaciągnięcia z pliku w formacie JPK_V, JPK_FA i JPK_PKPiR dokumentów do zakładki Księgowanie.

Oprócz danych dotyczących księgowanego dokumentu, importują się także kontrahenci oraz wszelkie oznaczenia dotyczące kodów GTU, procedur i typów dokumentów do JPK, jeżeli oczywiście takie w pliku występują.

Funkcja ta może znacznie przyspieszyć czynności księgowania dokumentów w biurze rachunkowym. Jeżeli klient biura ma możliwość przekazania pliku w jednym z wymienionych wyżej formatów, nie trzeba będzie np. wprowadzać sprzedaży ręcznie, bowiem wystarczy:

  • zaimportować poszczególne faktury;
  • dokonać weryfikacji;
  • w razie potrzeby: uzupełnić lub poprawić.

Należy mieć bowiem na uwadze fakt, iż pliki JPK nie zawierają wszystkich potrzebnych do księgowania informacji, np. o terminach płatności, czy też, w przypadku importu z JPK_V, brak jest danych adresowych kontrahenta. To samo  w pliku JPK_PKPIR. Tu nie występuje NIP kontrahenta  i te informacje będzie trzeba uzupełnić ręcznie.

Nowa funkcja Importu może być wykorzystana w sytuacji przejęcia klienta w trakcie roku, który do tej pory pracował na innym systemie księgowym, generującym wyżej wymienione pliki.

Jeśli nie masz jeszcze dodatku Import plików JPK, już dziś złóż zamówienie bezpośrednio z SKP®! Wejdź do zakładki: Moje Konto > Zamówienie

Jak zaimportować dokumenty?

Opcja ta działa analogicznie, jak dostępny dotychczas: „Import z obcych programów”. Zaimportować można zarówno dokumenty sprzedaży jak i zakupu, jeżeli takie w pliku występują. W przypadku dokumentów zakupu, dla uproszczenia przyjęte zostało, iż właściwą stawką VAT będzie w tym przypadku 23%, z uwagi na to, iż w plikach brak jest informacji o stawkach VAT dokumentów kosztowych.

Importowany plik może pochodzić z dowolnego programu księgowego/ do fakturowania, jednakże musi być zgodny z aktualnie obowiązującą strukturą.

Na dzień 01-08-2022 będą to:

  • JPK_FA w wersji 4,
  • JPK_PKPIR w wersji 2
  • JPK_V7M lub JPK_V7K w wersji 2.

Program automatycznie rozpozna dany schemat i nie pozwoli zaimportować innych struktur lub ich starszych wersji.  Pobierane są  tylko faktury wystawione w PLN, nie są natomiast importowane faktury zaliczkowe, z uwagi na indywidualny sposób księgowania.

Bez względu na rodzaj struktury proces importu dokumentów przebiega w programie tak samo.

Importu pliku dokonujemy w zakładce: Księgi ->Księgowanie-> Opcje :

Otrzymamy od klienta plik zapisujemy w dowolnym folderze:

Kolejnym krokiem jest wskazanie pliku w module: Księgowanie. Po wybraniu: Opcje Importu plików JPK,  pojawi się okno:

 

gdzie za pomocą przycisku Przeglądaj, wskażemy folder, w którym zapisaliśmy plik, z którego chcemy dokonać importu i potwierdzamy przyciskiem Otwórz lub klikamy na niego dwa razy:

Gdy plik zostanie wskazany, potwierdzamy przyciskiem [OK] :

Po jego załadowaniu, w zakładce: Szczegóły pliku pojawi się szereg informacji dotyczących tego pliku tj. kiedy nastąpił eksport dokumentów (data i godzina), ile jest kontrahentów i dokumentów przeznaczonych do zaimportowania, zakres ładowanych dokumentów wraz z opisem.

Kolejnym ważnym krokiem jest wskazanie: „Kont w systemie”, na które mają być zaksięgowane dokumenty. System rozpozna rodzaj transakcji, jakie będą w danym pliku i odpowiednio wymieni je w pozycji: „Konto importowane”. Do każdej transakcji, klikając w daną pozycję, należy z rozwijanej listy wskazać właściwe konto:

 

W przypadku importu z pliku JPK_PKPiR, możliwe będą następujące kategorie kont importowanych:

do których należy dopasować używane w programie SKP®  konta w systemie:

Natomiast import z pliku JPK_FA dotyczy wyłącznie sprzedaży i tylko takie konto jest możliwe do wskazania:

Gdy określone zostały wszystkie powyższe parametry, możemy wrócić do importu. Należy przy tym pamiętać, że czynność tę wykonujemy tylko raz, gdyż konta zostaną zapamiętane przez SKP® .

Import z pliku JPK_FA może dotyczyć:

  • dokumentów wraz z kontrahentami powiązanymi,
  • dokumentów i wszystkich kontrahentów,
  • tylko kontrahentów.

Przy imporcie kontrahentów wymagane jest podanie nazwy skróconej i symbolu kontrahenta. Zaleca się jednak przekazywać dane dotyczące wyłącznie tych kontrahentów, którzy powiązani są z przesłanymi dokumentami. Szczegółowo analizowane są również dane dotyczące kontrahentów, w celu wyeliminowania ich powtórnego zapisania w programie SKP®. Sprawdzenie odbywa się poprzez porównanie kompletu pól z pliku pośredniczącego z ich odpowiednikami w programie SKP® .

Możemy też pominąć występujące w plikach oznaczenia GTU, procedur i typów, np. w sytuacji, gdy klienta biura je zaznaczył, lecz z uwagi na specyfikę swoich transakcji – nie powinien, możemy odrzucić wszystkie te oznaczenia zaznaczając opcję: „Pomiń oznaczenia GTU, typów dok. i procedur”.

W zakładce: Kontrahenci -> Opcje możemy wybrać sposób sprawdzania danych tzw. Stopień dokładności:

Do wyboru mamy:

  • Ogólny (tylko NIP i Nazwa kontrahenta) lub
  • Szczegółowy (wszystkie dane są porównywane).

Nie wszystkie dokumenty muszą być zaimportowane. Za pomocą Filtruj możemy wybrać odpowiedni zakres dokumentów przeznaczonych do importu, np. zaznaczamy te które mają być pominięte w imporcie:

Następnie w oknie: Filtruj wskazujemy warunek: Zaznaczone i wybieramy „nie” , potwierdzamy wybór przyciskiem [OK].

Gdy mamy już właściwą grupę importowanych dokumentów, możemy przystąpić do właściwego importu, wybierając przycisk [OK]:

Jeżeli wcześniej wykonaliśmy już import danych z danego pliku, to zostaną zaimportowane wyłącznie te dokumenty, których nie ma w systemie.

Po wybraniu [OK] rozpocznie się proces kontroli danych. Jeżeli występują sytuacje wymagające wyjaśnienia tzn. rozbieżności w listach Kontrahentów, pojawią się formularze do wykonania uzgodnień. Formularz taki przedstawiony jest za pomocą okna, w którym po lewej stronie są dane importowane, a po prawej dane systemowe, dzięki temu użytkownik może porównać dane między sobą, a różnice będą zaznaczone innym kolorem.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w trakcie importu dokumentów, można skorzystać z trzech możliwości za pomocą klawiszy:

  • Dopisać – za pomocą tego przycisku można automatycznie dopisać dane dotyczące kontrahenta z pliku importowanego do systemu.
  • Przeksięgować – za pomocą tego przycisku można przeksięgować dokumenty dotyczące kontrahenta importowanego na te zapisane w systemie
  • Przepisać – gdy chemy zamienić dane występujące w systemie dotyczące kontrahenta na dane importowane.

W naszym przykładzie importujemy z pliku JPK_V, gdzie kontrahent występuje wyłącznie w pełnej nazwie i numerze NIP, natomiast w systemie mamy wprowadzony także jego adres. Jeśli chcemy zachować te dane, wybieramy przycisk: [Przeksięgować].

Dokumenty po transmisji wykazane będą w Księgowaniu, natomiast kontrahenci będą dopisani do zakładki Kontrahenci.

Jeżeli jesteś już Użytkownikiem programu SKP®  i nie posiadasz jeszcze dodatku: Import plików JPK, a chcesz importować do księgowania dokumenty klienta lub własne, wystawione w innej lokalizacji czy filli, zamów ten dodatek już dziś.

Wejdź do zakładki:  Moje Konto > Zamówienie, dostępnego bezpośrednio z programu SKP®  i przekonaj się, jak księgowanie może być proste.

Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny Specjalista ds. Finansowych i Prawnych

 

Powrót