Pracownik i pracodawca w czasie epidemii. Zmiany w SKP®

Przed nami wszystkimi trudny czas. W związku z epidemią Covid-19 w Polsce firmy muszą się zmierzyć z wieloma problemami, m.in. z absencją pracowników, ale i samych przedsiębiorców. Poniżej przedstawiamy więc kilka podpowiedzi w tym zakresie wraz z informacją, jak dany rodzaj nieobecności należy uwzględnić w programie SKP®.

Home Office – praca zdalna

Home office to system pracy z domu, tak aby odizolować swoich pracowników od ewentualnego zagrożenia zarażeniem się od współpracowników lub klientów. Jeżeli pracownik został skierowany do pracy w systemie home office, to jego czas pracy odnotujemy w Karcie Pracy, wpisując w: Uwagach informację o rodzaju wykonywanej pracy:

Pracownik poddany kwarantannie lub izolacji

Jeżeli pracownik został poddany kwarantannie lub izolacji przysługuje mu świadczenie chorobowe takie, jak przy „zwykłej” chorobie. I tak, jak w przypadku choroby, także w tej sytuacji konieczne jest otrzymanie: zaświadczenia lekarskiego bądź decyzji właściwego państwowego inspektora sanitarnego. Bez wspomnianych dokumentów świadczenie nie będzie przysługiwało pracownikowi. Decyzję można dostarczyć do firmy bądź do placówki ZUS po zakończeniu kwarantanny lub izolacji.

Wysokość świadczenia chorobowego (wynagrodzenia chorobowego przez pierwsze 33 dni lub 14 – w przypadku osób powyżej 55 roku życia, a za dalsze dni zasiłku chorobowego) wyliczymy w kalkulatorze zasiłkowo-chorobowym dostępnym w oknie edycji składników wynagrodzenia (Płace i ZUS) na postawie wprowadzonych do systemu kwot.

Po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych informacji, program obliczy jego wielkość. Następnie po wybraniu „Wstaw do świadczeń”, zamieści w „Świadczeniach i przerwach” odpowiedni kod świadczenia.

W sytuacji, gdy firma nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków, a pracownikowi z uwagi na dotychczasowe dni choroby będzie przysługiwał już zasiłek chorobowy, wypłatę tego świadczenia przejmuje ZUS, w tym celu należy sporządzić zaświadczenie ZUS Z-3. Jest ono dostępne do wydrukowania w zakładce: Płace i ZUS > Wydruk > ZUS Z-3.

Na Kacie Pracy nieobecność tę możemy oznaczyć odpowiednia adnotację w Uwagach:

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy w związku z zamknięciem szkół i przedszkoli

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje rodzicom lub opiekunom prawnym dzieci, którzy:
– opiekują się dzieckiem poniżej 8. roku życia,
– są objęci ubezpieczeniem chorobowym (np. są pracownikami, zleceniobiorcami, osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą).
Przysługuje on w wysokości 80% podstawy wymiaru zasiłku. Aby go otrzymać pracownik musi złożyć swojemu pracodawcy Oświadczenie o sprawowaniu opieki nad dzieckiem w wieku do 8 lat w związku z zamknięciem z powodu Covid-19 żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły.

Natomiast pracodawca składa za pracownika do ZUS druk ZUS Z-3. W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą lub współpracujących z nią, składa się wniosek ZAS-58, np. za pośrednictwem portalu Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy dla rodziców dzieci młodszych niż 8 lat przysługuje przez cały okres zamknięcia placówek edukacyjnych.

Okresu wypłaty tego dodatkowego zasiłku opiekuńczego nie wlicza się do ogólnego limitu 60 dni, które przysługują na opiekę nad dzieckiem do lat 14. Należy również pamiętać, że w sytuacji, gdy oboje rodzice dziecka pracują, to o dodatkowy zasiłek opiekuńczy może wystąpić jedno z rodziców. Mogą też podzielić się opieką nad dzieckiem. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje rodzicom łącznie, niezależnie od liczby dzieci wymagających opieki.

Zasiłek opiekuńczy oraz dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługują z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Oznacza to, że zasiłki nie obciążają funduszu pracodawców. Nawet jeżeli pracodawca wypłaca zasiłek (w przypadku, gdy jest do tego zobowiązany), wypłacone kwoty rozlicza z ZUS.

W tym przypadku w programie SKP® w Kalkulatorze zasiłkowo – chorobowym, jako rodzaj nieobecności, wybierzemy zasiłek opiekuńczy:

I wyliczamy przysługujący pracownikowi zasiłek opiekuńczy. Następnie w Świadczeniach i przerwach wykażemy Kod przerwy i w zależności, czy firma uprawniona jest do wypłaty zasiłków, czy też nie pojawi się kwota zasiłku:

Natomiast samą absencję pracownika wykażemy w: Kartach Pracy, wybierając nowy rodzaj usprawiedliwionej nieobecności jakim jest: „DO- dodatkowy urlop opiekuńczy”.

Właściciel na chorobowym

Przedsiębiorca objęty ubezpieczeniem chorobowym, który w związku z epidemią COVID-19 nie może wykonywać działalności gospodarczej, otrzyma z ZUS zasiłek chorobowy na ogólnych zasadach, tj. jeżeli otrzyma zwolnienie lekarskie albo decyzję państwowego inspektora sanitarnego o kwarantannie lub izolacji, podobnie jak opisany wyżej pracownik.
Wykazuje więc przerwę w opłacaniu składek z kodem 313.

Jeżeli pobiera zasiłek przysługuje mu prawo pomniejszenie podstawy wymiaru składek społecznych proporcjonalnie do okresu pobierania zasiłku, czyli nie opłaca składek za okres pozostawania na zasiłku. Pamiętaj jednak, że składka zdrowotna jest nie podzielna i płacimy ją w dalszym ciągu w pełnej wysokości.

Właściciel firmy może również otrzymać zasiłek opiekuńczy, jeśli sprawuje osobistą opiekę nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny (tu potrzebne jest otrzymanie zwolnienia lekarskiego), dzieckiem objętym izolacją lub kwarantanną (w przypadku takiej decyzji Sanepidu), albo dzieckiem do lat 8 w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia placówek oświatowych (bez zwolnienia, a jedynie oświadczenie ubezpieczonego).

Zamknięcie firmy

Może się zdarzyć również sytuacja, kiedy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy albo jego część, bądź też nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej zastosowanie znajdzie art. 81 § 1 Kodeksu pracy, lub też zamknięcie firmy jest spowodowane nakazem władz państwowych (np.: przedszkola, sklepy w galeriach handlowych). W takiej sytuacji pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie:

– wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej, itp. 20 zł za godzinę lub w stałej stawce miesięcznej, itp. 4 tys. zł miesięcznie – ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te stawki wynagrodzenia),

– jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia (dotyczy to itp. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, tj. wynagrodzenie określone jako stawka za ilość wytworzonych produktów bądź określony % przychodu/dochodu/zysku).

W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Należy bowiem uznać, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania epidemii VOVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie, jak odcięcie prądu w mieście, w tym również w zakładzie pracy – co uniemożliwia pracę, bądź też powódź, która zalała zakład pracy, itp.)

Taką nieobecność pracownika odnotujemy w: Kartach pracy wybierając jako rodzaj: Usprawiedliwionej nieobecności: ZZ- zamknięcie zakładu (przestój).

Odroczenie terminu płacenia składek ZUS

Każdy przedsiębiorca, który z powodu epidemii koronawirusa, ma problemu finansowe i nie może zapłacić bieżących składek, może wystąpić do ZUS o rozłożenie ewentualnego zadłużenia na raty bądź odroczenie terminu płatności o 3 miesiące terminu płatności składek za okres od lutego do kwietnia 2020 r., bądź może starać się o zawieszenie na 3 miesiące realizacji umowy zawartej z ZUS, w której termin płatności rat bądź składek wyznaczono w okresie od marca do maja 2020 r., i tym samym wydłużenia o 3 miesiące terminu realizacji zawartej umowy.

W tym celu musi złożyć do ZUS wniosek, w którym będzie musiał przedstawić swoją sytuację finansową i wpływ jaki na nią ma ogłoszona epidemia COVID-19. Należy jednak przy tym mieć na uwadze, że będzie to pomoc de minimis i będziesz musiał złożyć dodatkowe dokumenty dotyczące pomocy publicznej.

W związku z najnowszymi doniesieniami w ramach tzw. Tarczy Antykryzysowej całkowitym zwolnieniem ze składek ZUS przez okres do 6 miesięcy mają zostać objęci samozatrudnieni, zleceniobiorcy oraz mikrofirmy do 9 zatrudnionych, jeśli ich przychody spadły o 50 proc. w stosunku do lutego br.

W tej szczególnej sytuacji ze swojej strony dokładamy wszelkich starań, żeby zapewnić Państwu obsługę serwisową bez żadnych zakłóceń. Mogą się Państwo z nami kontaktować zarówno mailowo, jak i telefonicznie.

Zapraszamy również do korzystania z bogatej bazy wiedzy w Akademii SKP®. Tam wiele ciekawych informacji z zakresu naszego programu. Trzymajmy się ciepło i dbajmy o siebie!
Zespół FORMSOFOT