Jak uniknąć błędów na fakturze? Powrót

Jeśli wystawiasz faktury bądź rachunki lub księgujesz dokumenty na potrzeby rozliczeń podatkowych Twoim obowiązkiem jest zapewnienie, by wykazane w nich informacje, zawierały prawidłowe dane kontrahenta.

Błędne dane na fakturze to konieczność wystawienia korekty, czyli poświęcenie dodatkowego czasu oraz postawianie się w negatywnym świetle w oczach kontrahenta. Nieprawidłowe dane kontrahenta w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów lub też w Rejestrach VAT mogą spowodować uznanie tych ewidencji za nierzetelne, co może to skutkować utratą prawa do odliczenia z kosztów z danej faktury lub VAT-u naliczonego. Zarzut nierzetelności, może skutkować karami podatkowymi.

Nowa funkcja w programie!
Temu problemowi można zapobiec w prosty sposób dzięki ulepszeniu najnowszej wersji Twojego programu. Znaleźć w niej można bardzo przydatne rozwiązanie, jakim jest pobieranie danych o kontrahencie z Głównego Urzędu Statystycznego. I to bez wychodzenia z programu. Poznaj te możliwości.

Jakie dane można pobrać?
Pobierane są te dane, które znaleźć można w Rejestrze REGON. Każdy przedsiębiorca, zakładając firmę, musi się w nim zarejestrować. Otrzymuje swój identyfikujący go numer statystyczny i zostaje umieszczony w w/w rejestrze. Znajdują się w nim dane zarówno dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i wszelkich spółek oraz instytucji. Z bazy tej pobierzesz pełną nazwę oraz dane adresowe firmy.

Jak to działa w programie?
Wystawiając fakturę lub księgując obcy dokument do ewidencji podatkowej należy podać pełne dane identyfikujące nabywcę lub sprzedającego. Program, łącząc się z bazą GUS-u wyszuka, pobierze i wstawi te dane we właściwych polach programu. W skrócie… podajemy NIP, weryfikujemy kodem z obrazka (captcha) i wszelkie dane pojawiają się w odpowiednich miejscach. Wydaje się proste i takie właśnie jest. Ale po kolei…

W kilku krokach proces ten przebiega następująco:

• W oknie NOWY Kontrahent obok pola NIP znajduje się przycisk: GUS.
• Klikamy na ten przycisk – otwiera nam się nowe okno, gdzie wpisujemy NIP kontrahenta. Jeżeli wpisaliśmy NIP już wcześniej, w oknie edycyjnym Kontrahenta, zostanie on automatycznie tu przeniesiony.
• Poniżej znajduje się obrazek, tzw. CAPTCHA, czyli ciąg liter i/lub cyfr, które nie są czytelne dla maszyn, a tylko dla ludzi przed ekranem. Kod ten należy przepisać do pola: Wpisz kod z obrazka, weryfikując tym samym, iż działanie to jest celowe i zamierzone.
• Jeżeli przepisany kod jest prawidłowy, a podany NIP znajduje się w bazie GUS zostaną wyświetlone dane adresowe.
• Po wybraniu: Pobierz dane, dane te zostaną automatycznie wstawione do poszczególnych pól programu, z pełną nazwą i pełnym adresem włącznie.
• W omawianym oknie znajdują się dodatkowe funkcje, które ułatwiają wprowadzanie danych kontrahenta. Po pierwsze siedziba firmy może zostać umieszczona w nazwie skróconej. Po drugie program może zmienić automatycznie w nazwach przedsiębiorstw formy prawne na skróty, np. Spółka Akcyjna zmieniona zostanie na S.A, a także PPHU, Sp. z o.o. itd. Co więcej możemy zdecydować, czy wyrazy mają pozostać wpisane wielkimi literami (w takiej formie są importowane z GUS), czy program ma zastosować pisownię jak w nazwach własnych.
• Pozostaje uzupełnić według własnego uznania nazwę skróconą i poprzez przycisk: Wstaw do programu, bez trudu pobrać dane kontrahenta.

Opcja ta dostępna jest z każdego miejsca w programie, gdzie należy podać przy wpisywaniu kontrahenta, czyli np. w module Księgi – Księgowaniu lub Fakturowanie lub też Kartoteki – Kontrahenci. Wymagane jedynie jest połączenie z Internetem.

Dla kogo to rozwiązanie?
Opcja ta usprawni proces wystawiania faktur oraz sam proces księgowania. Dzięki temu, że dane pobierane są automatycznie i to z wiarygodnego rejestru przedsiębiorców, mamy 100% pewność, że są prawidłowe. Opcja ta szczególnie przydatna może okazać się w biurach rachunkowych i firmach, gdyż znacznie przyspieszy i ułatwi sam proces księgowania. A dzięki temu, że ryzyko pomyłki jest znacznie mniejsze, pozwoli zaoszczędzić nam nie tylko czasu, ale i potencjalnych kłopotów.

Ściągniecie danych z ogólnokrajowej bazy to także weryfikacja istnienia danej firmy (!). Może się bowiem okazać, że dane zamówienie z odroczonym terminem płatności, złożyła fałszywa lub nie istniejąca już firma i utracimy tym samym nasz towar. Stracimy czas i nerwy na odzyskanie należnych nam pieniędzy za zrealizowaną transakcję. Opcja ta pozwoli tym samym na odliczenie VAT-u z zaksięgowanej faktury, gdyż spełniony będzie jeden z warunków pomniejszenia podatku naliczonego – podania prawidłowych danych identyfikujących strony transakcji.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów

Drukuj poradę