Wiedza i pomoc

Zmiany w roku 2019

Rok 2018 kalendarzowo już za nami, ale księgowo jeszcze niezupełnie. Do końca stycznia pozostało jeszcze wysłanie: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR oraz do końca lutego IFT-1R i to tylko elektronicznie ! Następnie na koniec złożyć roczne PIT-28 lub PIT-36/36L.

A teraz czas zająć się już bieżącym 2019 r., który pełen jest nowości w przepisach, które będą miały duży wpływ na prowadzenie firmy. Prześledźmy zatem najważniejsze zmiany jakie obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Mają one w większym lub mniejszym stopniu wpływ na Twój program księgowy. Chcesz wiedzieć jakie zmiany zaszły? Koniecznie przeczytaj poniższy artykuł.

Co nowego w podatku dochodowym?

Po pierwsze – jeżeli zamierzasz zmienić lub po raz pierwszy stoisz przed wyborem formy opodatkowania – zasady ogólne, liniowe lub na ryczałt ewidencjonowany, nie musisz się już tak spieszyć jak dotychczas. Przypomnijmy zmianę taką musiałeś dokonać do 20 stycznia danego roku lub do dnia uzyskania pierwszego przychodu, jeżeli działalność została rozpoczęta w trakcie roku. Od teraz decyzję tę możesz podjąć do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy w roku podatkowym przychód (albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągniesz w grudniu danego roku podatkowego).

Nastąpiła również zmiana w terminach zgłaszania zaliczek uproszczonych lub kwartalnego sposobu rozliczanie. Teraz zawiadomienia o wyborze danej formy wpłacania zaliczek dokonasz dopiero w zeznaniu rocznym, a nie jak do tej pory do 20 lutego.

Po drugie – nastąpiły istotne zmiany dotyczące zaliczenia w koszty wydatków dotyczących samochodów w firmie.

Jeżeli w 2019 r. kupiłeś samochód osobowy o wartości do 150 000 zł, a jeżeli byłby to przy okazji pojazd elektryczny jego wartość mogłaby wzrosnąć do 225 000 zł, to będziesz mógł w pełni odliczyć odpisy amortyzacyjne. Kiedyś limit ten wynosił tylko 20 000 euro. Nowe limity będziesz musiał mieć na uwadze finansując zakup także leasingiem operacyjnym, ale i przy wynajmie lub dzierżawie. Tylko, gdy jego wartość nie przekroczy tego limitu to zaliczysz do kosztów całą opłatę z powyższych tytułów.

Jeżeli zdecydujesz się na zakup samochodu o wyższej wartości, wielkość możliwego odliczenia, będzie trzeba ustalić w proporcji wartości leasingowanego/najmowanego samochodu do kwoty 150 000 zł (225 000 zł w przypadku samochodu elektrycznego).

A co przypadku wydatków eksploatacyjnych dotyczących samochodów osobowych? O wielkości możliwego odliczenia decydować będzie cel jego używania. Wszystko zależy teraz od tego, czy będziesz używać go do celów: wyłącznie firmowych, czy też mieszanych, czy na potrzeby działalności gospodarczej, czy w celach prywatnych oraz czy należy majątku prywatnego podatnika, czy też jest składnikiem majątku firmy.

Jeżeli więc użytkujesz samochód firmowy, który nie spełnia warunków uznania go za ciężarowy i wykorzystujesz go wyłącznie służbowo, będziesz mógł w koszty zaliczyć całość wydatków, ale pod warunkiem jednak, że będziesz prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystanie samochodu wyłącznie do tych celów – taką samą, jaką prowadzisz dla celów VAT.

Natomiast jeżeli nie chcesz prowadzić takiego zestawienia, będziesz mógł odliczyć tylko 75% wartości wydatków. Taki sam limit zastosujesz, jeżeli ów samochód będziesz wykorzystywał również dla celów prywatnych.

Jeżeli jesteś VAT-owcem powyższy limit dotyczyć też będzie 50% nieodliczonego VAT-u.

Wyjątkiem jest składka ubezpieczenia samochodu obliczona dla samochodu o wartości do 150.000 zł, będzie ona kosztem uzyskania przychodów w całości.

Natomiast jeśli będziesz używał w działalności swój samochód prywatny, do kosztów uzyskania przychodów będziesz mógł zaliczyć tylko 20% poniesionych wydatków na jego eksploatację i składek na ubezpieczenie tego samochodu. Ale za to nie będziesz musiał więcej prowadzić tzw. „kilometrówki.

Pamiętaj, w programie SKP® załóż odpowiednie konta, na które w 2019 będziesz księgował tego typu transakcje.

Jeżeli więc jesteś VAT-owcem i użytkujesz firmowy samochód do celów mieszanych, to konto do księgowania musi mieć powiązania z innymi ewidencjami: „V-pojazd firmowe-cele mieszane”, natomiast w przypadku samochodu prywatnego właściwym będzie konto powiązane z: „P-pojazdy prywatne-cele mieszane”.

Do opłat od leasingów zawartych przed 1 styczniu 2019, zastosujesz stare zasady z roku 2018, czyli odliczysz całość wydatków. W tym celu załóż konto z powiązaniami: „L-pojazdy firmowe-cele mieszane 2018”.

Dla nievatowaców , użytkujących auto w celach firmowych, będzie to konto z powiązaniami: „A-auto prywatne” , a dla celów mieszanych – konto z powiązaniem: „B-auto firmowe”.

Więcej informacji na temat użytkowania samochodów w firmie od 2019 r. wraz ze zrzutami z programu znajdziesz w artykule: Samochód firmowy 2019 >>

Po trzecie – jeżeli w prowadzeniu firmy pomagają ci członkowie najbliższej rodziny np. małżonka lub dzieci, jako osoby współpracujące, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Od teraz ich wynagrodzenie staje się w końcu kosztem przedsiębiorcy.

Po czwarte – coś dla ryczałtowców. Nie musisz już prowadzić ani kart przychodów na podstawie, których ustalane były zaliczki na podatek od pensji wypłacanych pracownikom, ani ewidencji wyposażenia, ani spisu z natury . Będziesz musiał jedynie sporządzić wykaz składników majątku wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej w razie likwidacji działalności bądź w razie wystąpienia wspólnika ze spółki. W kolejnym 2020 r. będziesz miał też więcej czasu na złożenie zeznania rocznego PIT-28 aż do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, a nie jak dotychczas do końca stycznia.

Jakie zmiany w VAT?

W nowym roku ponownie zmieniły się zasady tzw. ulgi za złe długi VAT. Jeżeli nie otrzymałeś zapłaty za wystawioną przez Ciebie fakturę VAT, nie musisz już czekać 150 dni od upływu terminu płatności by dokonać jej korekty. Teraz będziesz mógł szybciej zmniejszyć podatek należny i zawiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy, bowiem termin ten został skrócony do 90 dni .

Wiedz też, że nowe zasady mają także zastosowanie do dokumentów z zeszłego roku, których nieściągalność została uprawdopodobniona po 1 stycznia 2019 r. Z drugiej strony dłużnicy twoich faktur również nie mogą spać spokojnie, bowiem oni również w ciągu 90 dni zobowiązani będą do dokonania korekty odliczonego podatku VAT z tytułu niezapłaconej przez nich faktury, po upływie 90 dni od daty płatności faktury.

Program SKP® jest już przystosowany do zmian w tym zakresie. Jeżeli w roku 2019 upłynie termin 90 dni płatności, nawet dla dokumentów z zeszłego roku, program zasygnalizuje konieczność wykonania korekty podatku VAT i w Dzienniku Zapisów w polu „!V” , pojawi się symbol „!”, natomiast gdy termin ten minął w 2018, a korekta nie została do tej pory wykonana, zastosuje stare zasady, tj. 150 dni.

Jeżeli zamierzasz wystąpić w 2019 o zwrot VAT, nie będziesz musiał składać wraz z deklaracją odrębnego wniosku o zwrot VAT oraz o zwrot w przyspieszonym terminie. Wystarczy, że złożysz deklarację VAT za dany okres rozliczeniowy i określisz w niej terminem zwrotu.

Wkrótce też nowa struktura piku JPK – JPK_VDEK zastąpi dotychczasowy JPK-VAT. Nowa struktura ma obowiązywać najprawdopodobniej od lipca 2019r. i tym samym ma ona zastąpić składane dotychczas deklaracje VAT-7/7K.

Zmiany w Kadrach i Płacach

Od 1 stycznia 2019 r. wzrasta minimalne wynagrodzenie za prace do kwoty 2250 zł. Nową stawkę zastosujesz też w stosunku do zleceniobiorców w kwocie 14,70 zł brutto za godzinę pracy.

Od 2019 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z nowej ulgi ZUS – tzw. Małego ZUS. Jeśli przychody za ubiegły rok z działalności gospodarczej nie przekroczą trzydziestokrotności minimalnego wynagrodzenia (w 2018 roku jest to 63 000 zł), można płacić obniżone, proporcjonalne do przychodu składki na ubezpieczenia społeczne. Nie dotyczy to składki na ubezpieczenie zdrowotne i dalej należy płacić ją w pełnej wysokości.

Oprócz limitu osiągniętych przychodów, dodatkowym warunkiem do skorzystania z tej preferencji jest wymóg, aby działalność gospodarcza była prowadzona co najmniej przez 60 dni kalendarzowych.

Nie skorzystają z niej również opodatkowani kartą podatkową, korzystający jednocześnie ze zwolnienia z VAT, ani też wspólnicy spółki jawnej, partnerskiej czy komandytowej, jednoosobowe spółki z o.o., ani prowadzący szkołę czy przedszkola.

Nie można też wykonywać pracy na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywałeś w ramach stosunku pracy czynności, które teraz wykonujesz w ramach swojej działalności.

Określany jest też czas jego stosowania – a mianowicie można z niej korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy kalendarzowych w okresie 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia firmy.

Czas na zgłoszenie tego sposobu rozliczeń już minął, trzeba było tego dokonać do 8 stycznia. Teraz czas przygotować się do rozliczeń z tym związanych. Twoją podstawą naliczenia składek społecznych będzie kwota przychodu, jaki osiągnąłeś za cały rok ubiegły podzielona przez liczbę dni kalendarzowych prowadzenia firmy, a następnie pomnożona przez 30. Tak otrzymamy wynik należy zaokrąglić do pełnych złotych w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa niż 50 groszy lub w dół, jeżeli jest niższa. Ale to nie koniec, należy jeszcze otrzymany wynik pomnożyć przez współczynnik na dany rok, ustalony przez ZUS. W 2019 r. będzie to 0,5083. I znowu wynik należy zaokrąglić do pełnych groszy i porównać czy nie jest niższy niż 30% minimalnego wynagrodzenia i nie może być wyższy niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ustalonej na dany rok. To będzie Twoja podstawa naliczenia składek społecznych przez cały rok kalendarzowy.

Pamiętaj też, że ZUS w każdej chwili może wezwać Cię do przedstawienia dokumentów poświadczających wysokość rocznego przychodu z działalności za rok ubiegły i będziesz miał na to 14 dni od dnia wezwania.

Płacenia mniejszych składek społecznych to niewątpliwie zaleta, ale należy wziąć pod uwagę fakt, że w razie choroby, wypadku, czy macierzyństwa, otrzymany zasiłek z tego tytułu będzie zdecydowanie mniejszy, bowiem jego obliczenia dokonuje się właśnie od podstawy wymiaru składek chorobowych lub wypadkowych.

Wiedz też, że w każdej chwili możesz zrezygnować z tej ulgi i opłacać ZUS na zasadach ogólnych, ale pamiętaj powrotu już nie będzie.

Jeżeli więc biorąc wszystkie za i przeciw decydujesz się być na „Małym ZUS-ie”, Twoim obowiązkiem będzie złożenie oprócz deklaracji DRA, także nowy druk DRAII lub RCA II – jeżeli zatrudniasz pracowników za pierwszy pełny miesiąc korzystania z tej ulgi, potem nie musisz już jej składać. Ale pamiętaj, jeżeli rozpoczniesz korzystanie z niej w trakcie miesiąca, musisz złożyć dwie deklaracje DRA – jedną za niepełny miesiąc, w następnym drugą już za cały okres, a potem masz spokój aż do nowego roku, bo z nowym rokiem należy przesłać do ZUS informację o przychodzie za ubiegły rok.

Stosując tzw. „Mały ZUS” w programie SKP® należy w Danych Osobowych zmienić kod tytułu ubezpieczenia na 05 90 xx lub 05 92 xx jeśli masz rentę z niezdolnością do pracy, następnie w Danych Płatnika (Opcje) w zakładce „Mały ZUS” zaznaczyć jego stosowanie oraz wpisać kwotę przychodu z zeszłego roku. Kwota ta będzie wykazana na druku DRA II, natomiast kwota najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, którą wyliczyłeś według wzoru powyżej, należy wpisać w pozycji: Składniki Wynagrodzenia z kodem 50 i zaznaczyć podległości składkom emerytalnym i rentowym, stąd podstawa ta zostanie wzięta do deklaracji DRA II.

e-Akta i skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat

Dotychczas akta pracownicze można było prowadzić tylko w formie papierowej. Od 2019 możliwa jest także forma elektroniczna. Ale może mieć to zastosowanie tylko pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed tą datą może być również przechowywana w systemach informatycznych, ale papierowe dokumenty muszą być zapisane w postaci cyfrowej. Przy czym nie wystarczy zwykłe ich zeskanowanie – każdy taki dokument będzie musiał być opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dodatkowo w aktach osobowych zostanie wyodrębniona część D, która będzie zawierała dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Wszystko po to, aby łatwiej usunąć z akt informacje o ukaraniu po zatarciu się kary po upływie określonego czasu.

W stosunku do nowo zatrudnionych pracowników, trzeba im od razu zaprowadzić akta zgodnie z nowymi zasadami. Jeśli zostajesz przy papierowej dokumentacji, Twoim obowiązkiem od 1 stycznia 2019 r. będzie odpowiednie jej zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, a przede wszystkim przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentacja ta będzie bowiem musiała być przechowywana w odpowiedniej temperaturze i wilgotności.

Skrócony został również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej: z 50 do 10 lat. Będzie on liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony. Ale aby móc go skrócić należy przekazać do ZUS odpowiednie dokumenty – oświadczenia i raporty. Jeżeli zamierzasz więc skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, będziesz musiał złożyć w ZUS nowy formularz ZUS OSW – Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Gdy tego już dokonasz, należy złożyć również raport informacyjny ZUS RIA– za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych przez Ciebie jako płatnika składek do ubezpieczeń społecznych od 31 grudnia 1998, a przed 1 stycznia 2019 r.

Od nowego roku zmieni się również dokument zgłoszeniowy ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Pojawia się w nim dodatkowy blok wypełniany w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń pracownika. Podasz w nim: datę, tryb rozwiązani ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Pamiętaj też, że od teraz wraz ze świadectwem pracy musisz przekazać byłemu pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania jej we wskazanym terminie.

Nowy druk ZUS DRA i RPA oraz informacji RMUA

Od 2019 r. obowiązują nowe druki deklaracji DRA. Usunięto blok VI – rozliczenie część dotyczącą rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne, czyli cz. IV i V, natomiast dodano blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym będziesz rozliczać: składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Obowiązuje też nowy raport miesięczny ZUS RPA składany za pracownika, który osiągnął przychód w danym miesiącu, ale należny był za lata poprzednie (np. wypłacona „trzynastka”, czy też premia roczna za rok ubiegły) lub obok świadczeń wypłacanych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem otrzymał przychód, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (np. dodatek stażowy, do którego pracownik, zgodnie z regulaminem wynagrodzenia, zachowuje prawo pomimo nie świadczenia pracy).

Złożysz go także jeżeli w danym miesiącu Twój pracownik wykonywał pracę nauczycielską. Nie dotyczy to jednak nauczycieli, od których uzyskałeś na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego.

Uwaga wypłacający wynagrodzenie w następnym miesiącu za miesiąc poprzedni! Wypłatę za miesiąc grudzień wypłacaną w styczniu również wykażesz na druku RPA.

Program SKP® jest już gotowy na te zmiany. Jeżeli więc w danym miesiącu wypłaciłeś pracownikowi wynagrodzenie, które dotyczyło lat ubiegłych, należy wpisując dany składnik wynagrodzenia w polu: „Rok” określić, którego roku dotyczył, inny niż rok systemowy lub pusty.

Natomiast dla świadczeń wypłacanych obok świadczeń związanych z chorobom lub macierzyństwem, które nie są podstawą do ubezpieczenia emerytalnego i rentownego wprowadzony został nowy kod składnika wynagrodzenia: „60 – przychód bez E i R” .

W przypadku wykonywania przez nauczyciela pracy w określonym wymiarze zajęć, pod przyciskiem Edytuj w danym miesiącu w zakładce Płace i ZUS w oknie: „Praca nauczycielska” wypełniamy okres wykonywania takiej pracy i określamy jej wymiar. Wszystkie te informacje zostaną przeniesione do wydruku formularza RPA lub przy przesyle do Płatnika kompletu deklaracji rozliczeniowych za dany miesiąc, a także do Informacji RMUA. A propos Płatnika….

Nowa wersja programu Płatnik

Od stycznia obowiązuje nowa wersja programu Płatnik 10.02.002. Nie zapomnij go więc zaktualizować przed wysłaniem rozliczenia za miesiąc styczeń. Program SKP® w wersji 19 jest już przygotowany do współpracy z nowym Płatnikiem.

Zmiana zasad wypłaty wynagrodzeń

Czy wiesz, że od 2019 roku podstawową formą wypłaty wynagrodzenia pracownikowi jest wypłata na jego konto bankowe. Nadal jednak będzie możliwe otrzymywanie wynagrodzenia do rąk własnych, ale tylko na pisemną prośbę pracownika.

Bardziej rozbudowana ewidencja czasu pracy

W karcie czasu pracy muszą od teraz pojawić się informacje o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy – z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnieni, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Obecnie trwają pracę nad wprowadzeniem do programu SKP® zmian w zakresie dostępnej w module Płace: Karty Pracy.

Solidarnościowy Fundusz Wspierania Osób Niepełnosprawnych

Od 1 stycznia 2019 r. został wprowadzony Solidarnościowy Fundusz Wspierania Osób Niepełnosprawnych (w skrócie SFWON), nie wymaga on jednak płacenia dodatkowych składek, część składki na Fundusz Pracy została przesunięta na nowe zobowiązanie.

Do składek na ten Fundusz stosujesz zasady dotyczące obowiązkowych składek na Fundusz Pracy. Składki te obliczasz łącznie ze składkami na Fundusz Pracy w wysokości sumy stóp procentowych tych składek i wykazujesz je w łącznej kwocie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Dalej więc będzie to kwota 2,45 % podstawy składek społecznych, z czego 0,15% stanowić będzie właśnie SFWON i tak jak dotychczas na dokumentach ZUS-owskich wykazujemy w pozycji Funduszu Pracy, a następnie to ZUS zajmuje się odpowiednim rozdzieleniem tej składniki.

Ale to nie wszystko, osoby zarabiające najwięcej, czyli których roczny dochód przekroczy 1 mln zł, od nadwyżki od tej kwoty zapłacą 4 % podatek, tzw. „daninę solidarnościową” na wsparcie funduszu osób niepełnosprawnych.

Zmian jest dużo, to tylko te najważniejsze. Jeżeli chcesz być ma bieżąco z przepisami, zadbaj o to, aby posiadać najnowszą wersję programu księgowego. Tylko wtedy możesz być pewnym, że rozliczysz swoje podatki zgodnie z wszelkimi zmianami, jakie weszły i wejdą w życie jeszcze w roku 2019.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów

Grafika:

Photo by Campaign Creators on Unsplash