Wiedza i pomoc

Zmiana roku w programie – wersja sieciowa

Niezależnie od wersji programy, czy posiadamy wersję dla firm, dla biur czy wielostanowiskową, już od pierwszych dni nowego roku można prowadzić prace księgowe w oparciu o dotychczas posiadaną wersję programu.
Można ją sobie przygotować jeszcze w starym roku, niezależnie od wersji programu na rok następny.

Aby przygotować program na kolejny rok należy wykonać następujące czynności:
· Archiwizacja,
· Zmiana roku,
· Zerowanie.

Dobrą praktyką przed zmianą roku i zerowaniem jest wykonanie archiwizacji danych. Dla wielu użytkowników archiwizacja jest nieodłącznym elementem pracy w programie. Zalecamy jej przeprowadzenie jeszcze przed tworzeniem programu na nowy rok. Otrzymujemy gwarancję, że w przypadku jakiejkolwiek awarii można będzie odtworzyć zapisane dane
Archiwizację danych wykonujemy na dowolnym stanowisku – czy to serwerze, czy stacji roboczej.

ARCHIWIZACJA

Aby przeprowadzić archiwizację wchodzimy do programu w zakładkę: System > Kopie rezerwowe > Archiwizacja danych.

Wskazujemy firmy, które chcemy zapisać oraz lokalizację, w której zapisane zostanie archiwum programu.
Archiwizacje takie należy przechowywać, aby móc odtworzyć dane w sytuacji, gdy doszło do uszkodzenia programu (np.w przypadku awarii systemu, komputera czy braku prądu).

ZMIANA ROKU

Zakładamy, że Użytkownik chce pozostawić w niezmienionym stanie dane z roku ubiegłego i jednocześnie rejestrować rok bieżący.

Ze względu na zmienność przepisów, wzorów deklaracji, parametrów podatkowych i ZUS, odliczeń itp. nie jest możliwe, aby ten sam program obsługiwał dane kolejnych lat. Dlatego instalowane są niezależne wersje dla każdego roku, np: SKP2018 dla roku 2018 oraz SKP2019 dla roku 2019.
Program na nowy rok można utworzyć za pomocą opcji: System > Nowy rok.

Zwracamy uwagę, aby najpierw wykonać operację Nowy Rok na serwerze, przeprowadzić wszelkie czynności przygotowawcze program do nowego roku a następnie wykonać opcję Nowy Rok na stacjach roboczych.

Uruchamiamy program na serwerze. W zakładce: System znajduje się funkcja „Nowy Rok”, która przeprowadza wszelkie działania związane z wykonaniem bliźniaczej kopii i założenia skrótów (ikonek).

Uwaga! Opcję Nowy rok uruchamiamy przy zamkniętej Firmie  – klikamy w górnym, prawym rogu przycisk menu [Zamknij].

Po kliknięciu przycisku [Zamknij] zmieni się on na [Koniec]. Firma zostanie zamknięta.

Wchodzimy do zakładki: System > Nowy Rok

Po wybraniu opcji Nowy Rok uruchamia się okno, na którym widoczne są informacje dotyczące tej opcji – prosimy o zapoznanie się z ich treścią.

Następnie klikając [Dalej] przechodzimy przez kolejne kroki tworzenia nowego programu SKP® dla nowego roku niemal niezauważalnie. Przez kolejne okna przechodzimy klikając [Dalej].

Na kolejnym oknie podana będzie informacja: jaki rok obsługuje program (w tym przypadku rok 2018) oraz na jaki tworzony będzie nowy program (czyli rok 2019). Klikamy [Dalej].

W następnym oknie mamy podsumowanie lokalizacji obu programów – dotychczasowego i nowego. Gdy chcemy zmienić lokalizację możemy kliknąć [Przeglądaj], natomiast jeżeli zgadzamy się na tę domyślnie zaproponowaną przez program klikamy [Dalej].

Po wybraniu [Wykonaj] nastąpi tworzenie nowego programu.
Pojawi się jeszcze dodatkowe pytanie: „Czy wykonać kopię nowego programu?„. Należy wcisnąć [Tak].
Uwaga! Funkcja Nowy Rok może niekiedy być długotrwała (np. 10 min).

Po zakończonym procesie ukaże się okno z podsumowaniem. Klikamy [Dalej].

Wyświetli się również okno z informacjami dotyczącymi opcji Nowy Rok: iż była ona fizycznym skopiowaniem folderu programu z roku 2018.

Aby w pełni przygotować program do działania w roku 2019 należy wykonać jeszcze Zerowanie. Ukażą się okna z informacjami dotyczącymi zerowania. Prosimy zapoznać się z nimi klikając kolejno [Dalej].

Na końcu klikamy przycisk [Zakończ].

Zwracamy uwagę, że w menu Pomoc > O programie jest dostępna funkcja: Inne lokalizacje, która znajduje oraz pozwala uruchomić wszystkie instalacje programu IF USER1SKP®END IF USER2SAM®END. Ułatwia to orientację, jakie mamy programy oraz gdzie zostały one zainstalowane.

ZEROWANIE

Po wykonaniu funkcji Nowy Rok najlepiej jest, nie zamykając obecnego programu, otworzyć drugi (czyli świeżo utworzoną kopię). Dzięki temu upewniamy się, że mamy niezależny dostęp do obu programów.
Mając zatem uruchomiony program SKP2018 należy uruchomić nowy program, czyli SKP2019. Najprościej jest odszukać na pulpicie komputera obie ikonki do uruchamiania programów.

Mając teraz niezależny dostęp do obu programów i pewność, że dane za rok ubiegły są w niezmienionym stanie i w należytym porządku możemy zająć się programem na rok bieżący, w którym należy wykonać kilka czynności zerujących niepotrzebne nam już dane księgowe.

Zamykamy zatem program na rok 2018. Upewniamy się, że pracujemy w programie SKP2019.
Korzystając z opcji: Pomoc > O programie sprawdzamy, czy uruchomiony program to SKP2019.
W wyświetlonym oknie będziemy mieli wskazaną lokalizację pliku z programem.

W sytuacji, gdy nowy program tworzymy już w roku 2019 i mamy wykupioną aktualizację na rok 2019 po uruchomieniu programu SKP® pojawi się informacja o możliwości pobrania nowej wersji. Klikamy wtedy [Tak]. W przeciwnym wypadku uruchamiamy program, a aktualizację wykonamy w późniejszym terminie.

Po uruchomieniu programu, nie uruchamiając żadnej Firmy, wchodzimy do zakładki: System > Parametry i sprawdzamy, czy jest ustawiony rok, który będziemy obsługiwać oraz podajemy aktualne wartości podatkowe i ZUS-owe. Parametry są wspólne dla wszystkich Firm, wystarczy więc jednorazowo ustawić je dla całego programu.

 

Następnie wchodzimy w zakładkę: System > Zerowanie.

Wskazujemy, jakie elementy chcemy usunąć.

Zalecamy zaznaczyć wszystkie elementy.

W przypadku nie rozliczonych dokumentów księgowych, które chcemy przenieść na nowy rok można zamiast „Wszystkie elementy” wybrać „Tylko rozliczone dokumenty”.

Program wielokrotnie zażąda potwierdzenia tej czynności nim przystąpi do zerowania. W każdym przypadku dane kontrahentów, dane właściciela oraz inne dane adresowe będą pozostawione.

Po wpisaniu: ZERUJ a następnie kliknięciu [OK] wszystkie dane zostaną wykasowane.

Te kroki zerowania przeprowadzamy dla wszystkich Firm. Wchodząc kolejno do każdej i wybierając: System > Zerowanie.
Następnie w zakładce: Księgi > Księgowanie > Opcje sprawdzamy: Miesiąc księgowy i ustawiamy go na 01.

 

Ponadto w module Kontrahenci możemy jeszcze przejrzeć listę i usunąć kontrahentów, z którymi nie spodziewamy się już współpracować.

Podobnie w module Plan Kont możemy przebudować symbole Kont i usunąć zbędne Konta.

Ustawiamy miesiąc księgowy, sprawdzamy i czyścimy kontrahentów i plan kont w każdej Firmie.

ZMIANA ROKU NA STACJACH ROBOCZYCH

Gdy mamy przygotowany program SKP® na serwerze należy przejść na stację roboczą.
Uruchamiamy na stacji roboczej program SKP2018. Zamykamy Firmę i uruchamiamy: System > Nowy Rok.
Przechodzimy te same kroki jak na serwerze.

Gdy zostanie stworzony program SKP2019 na nowy rok uruchamiamy go i wskazujemy plik skp.exe znajdujący się w folderze SKP2019 na serwerze.

Analogicznie tworzymy nowy program na każdej kolejnej stacji roboczej.

Uwaga! Z racji tego, że zmieniła się lokalizacja programu na serwerze (wcześniejszy był w folderze SKP2018 a nowy w SKP2019), należy wejść na serwer i udostępnić pliki nowego programu. Aby tego dokonać, na serwerze klikamy prawy przycisk myszki na ikonce programu SKP2019 i wybieramy: Otwórz lokalizację pliku. Ukazuje się folder SKP2019 z folderami i plikami programu. Stajemy na folderze Dane.

Wybieramy: Udziel dostępu do i określone osoby.

Udostępniamy folder dla wszystkich. Podobnie przeprowadzamy udostępnianie dla folderu System.

Aby prawidłowo funkcjonował program SKP2019 na stacji roboczej i serwerze należy jeszcze wejść do programu antywirusowego, jeżeli mamy zainstalowany na komputerze. I utworzyć nowy wyjątek, tak aby wyłączyć program SKP® ze skanowania.

 

PRACA W STAREJ I NOWEJ WERSJI JEDNOCZEŚNIE

Po wyżej wymienionych operacjach można prowadzić końcowe prace księgowe i rozliczeniowe roku ubiegłego w wersji ze „starym” rokiem, czyli w programie SKP2018 a niezależnie od tego przystąpić do pracy w roku bieżącym w programie SKP2019.

Nie ma powodu, aby wstrzymywać się z rejestracją dokumentów do czasu jej otrzymania, bowiem w tym zakresie posiadany program będzie przejściowo wystarczający.

Wersja przeznaczona do obsługi nowego roku, dostępna od stycznia 2019 zawiera najczęściej uaktualnienia deklaracji i zasad rozliczeniowych miesiąca.

PORADY

Po „Zerowaniu” pozostają pozycje w Dzienniku zapisów.
Przy zerowaniu Danych księgowych należy zwrócić uwagę na wybór:

· Wszystkie dokumenty,
· Tylko rozliczone dokumenty.

Punkt drugi zaznaczają prowadzący kontrolę zapłat, gdy na nowy rok chcą przenieść nierozliczone pozycje. Pozycje te mają w nowym roku miesiąc księgowy: 00 (bilans otwarcia).
Gdy nie prowadzimy kontroli zapłat i nie bierzemy pod uwagę dokumentów z poprzedniego roku należy wybrać: Wszystkie pozycje.

Jak przenieść zobowiązania wobec kontrahentów na nowy rok?
Jeżeli prowadzimy kontrolę zapłat i chcemy pozostawić pozycje nierozliczone tak, aby móc rozliczyć je w nowym roku, to do zerowania Danych księgowych zaznaczamy: Tylko nierozliczone dokumenty.
Przy zerowaniu zostanie im nadany miesiąc księgowy 0 i miesiąc VAT 0, czyli miesiąc bilansu otwarcia.

Program wyzerował niewłaściwą kopię programu.
Przed zerowaniem zawsze należy upewnić się, czy mamy zamiar wyzerować właściwą kopię programu.
Należy zatem sprawdzić skrót na pulpicie (do jakiego programu nas prowadzi – uwaga na rok przy nazwie SKP® ).
Możemy to zrobić klikając na ikonce prawym klawiszem myszki i otwierając: Właściwości. Podana jest tam ścieżka docelowa danej kopii programu.

Uwaga!
Przypomnijmy, że w Pomoc > O programie znajduje się funkcja: Inne lokalizacje. Wyszukuje ona na dysku wszystkie egzemplarze programu IF USER1SKP®END IF USER2SAM®END wyświetlając ich położenie, stosowane skróty oraz umożliwia ich uruchomienie. Dzięki temu mając kilka kopii programu możemy łatwo sprawdzić, gdzie zostały zainstalowane.