Tarcza Antykryzysowa – jak na liście płac uwzględnić zwolnienie ze składek ZUS?

W związku z licznymi pytaniami naszych Użytkowników, jak sporządzić listę płac w przypadku korzystania ze zwolnienia z opłacenia składek ZUS, przygotowaliśmy instrukcję postępowania w tym zakresie.

Kto skorzysta ze zwolnienia z ZUS?

Jedną z form wsparcia rządu firmom w dobie pandemii COVID 19 – jest zwolnienie pewnej grupy firm z opłacania całości lub części składek ZUS przez okres 3 miesięcy (marca, kwietnia i maja 2020 r.). Zwolnienie dotyczy składek na:
• ubezpieczenia społeczne
• ubezpieczenie zdrowotne
• Fundusz Pracy
• Fundusz Solidarnościowy
• FGŚP
• FEP

Pierwszą grupą firm, które mogą skorzystać z tego uprawnienia są małe i średnie firmy, które działały przed 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r. zgłosiły do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 osób.

Drugą grupą objętą tym wsparciem są osoby wykonujące działalność pozarolniczą przed 1 lutego 2020 r. i opłacające składki na własne ubezpieczenia, ale pod warunkiem, że ich przychód z działalności w pierwszym miesiącu, za który jest składany wniosek nie przekroczy kwoty 15 681 zł., tj. 300% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia brutto.

Aby skorzystać ze wsparcia należy wcześniej złożyć do ZUS do dnia 30.06.2020r. odpowiedni wniosek na druku RDZ wraz z załącznikiem. Wniosek taki można przekazać drogę elektroniczną przez PUE ZUS, za pośrednictwem strony gov.pl  Zobacz > , za pośrednictwem poczty lub osobiście w placówce ZUS wrzucając go do skrzynki na dokumenty.

Jest jeszcze jeden warunek , który należy spełnić by otrzymać to wparcie, a mianowicie należy tak jak dotychczas złożyć dokumenty rozliczeniowe za okres marzec-maj 2020 r. do 30 czerwca 2020 r. chyba, że zgodnie z przepisami jesteśmy zwolnieni z ich składania, wtedy ZUS powieli ostatnio złożoną deklarację DRA tych osób.

Pamiętaj też, że jeżeli złożyłeś już wniosek, nie należy płacić składek za dany miesiąc, nawet jeżeli nie otrzymasz jeszcze odpowiedzi potwierdzającej pozytywne rozpatrzenie Twojego wniosku. Może to być bowiem powód ewentualnego odrzucenie wniosku.

Do tych dwóch grup w najbliższym czasie dołączy trzecia kategoria płatników składek, a mianowicie ci, którzy zgłosili do ubezpieczeń społecznych mniej niż 50 osób, ale będą oni mogli skorzystać tylko z 50% ulgi w opłacaniu składek ZUS.

Jak otrzymane dofinansowanie wpłynie na ewidencję wypłat w programie SKP®?

W zakresie samego naliczania składek nic się nie zmienia. Musimy bowiem sporządzić deklaracje rozliczeniowe, na których wykażemy należne składki ZUS, które podlegać będą zwolnieniu. Inaczej będzie jednak w zakresie ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodu. Zgodnie bowiem z przepisami, niezapłacone składki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Prześledźmy na poszczególnych grupach, jakie nowe czynności będzie trzeba wykonać, gdy mamy już potwierdzenie akceptacji naszego wniosku o zwolnienie:

Pracownicy i umowy zlecenia na liście płac

W zakresie samego naliczenia płac nadal jak dotychczas wprowadzamy wynagrodzenie i określamy podległości składkom ZUS dla każdego pracownika osobno:

Płatnik składek pobiera więc z niego pełne składki, ale nie przekazuje ich już do ZUS, a zostawia sobie i nimi dysponuje. Przychód pracownika pomniejszany jest o składki społeczne pobrane z jego wypłaty. W przepisach bowiem mowa jest o składkach pobranych a nie zapłaconych. Podobnie postąpić musimy ze składką zdrowotną, którą w wysokości 7,7% nadal pomniejszymy zaliczkę na podatek.

Inaczej postąpimy tylko księgując Listę Płac. O ile nie ma szczególnych wątpliwości co do niezaliczenia w koszty składek płaconych przez pracodawcę, o tyle jeżeli chodzi o składki pracownika pojawia się szereg wątpliwości , czy powinna to być jak dotychczas kwota brutto, czy też wyłącznie kwota netto powiększona o podatek.

W myśl ogólnej zasady, że składki niezapłacone nie mogą stanowić kosztu, naszym zdaniem nie powinno się księgować kwoty brutto pomimo, iż nie wynika to wprost z przepisów.

Zwróciliśmy z oficjalnym zapytaniem do MF w celu wyjaśnienia tej kwestii, jednak nie otrzymaliśmy jeszcze odpowiedzi w tym zakresie. Jak tylko otrzymamy odpowiedź niezwłocznie poinformujemy o nim naszych użytkowników. Na chwilę obecna, gdy MF nie zajmie oficjalnego stanowiska w tym zakresie, bezpieczniejsze dla podatnika jest przyjęcie założenia, że powyższe składki nie stanowią dla niego KUP.

Księgowania Listy Płac nie zrobimy już tego automatycznie, musimy ręcznie wprowadzić odpowiednie wartości wynagrodzenia – tym razem będzie to ich kwota netto plus powiększona o podatek. Zanim więc przystąpimy do ich księgowania, sprawdźmy ich łączną wartość. Informację tę znajdziemy w punkcie Zbiorczo wybierając na dolnym pasku Składki.

Sumujemy kwoty „Zaliczki na podatek” oraz „Do wypłaty” – w naszym przykładzie będzie to więc kwota 506,00+6168,53=6674,53.

Pamiętaj o wcześniejszym zastosowaniu filtru, jeżeli na liście osób znajduje się właściciel lub umowy zlecenie, czy o dzieło, jeżeli księgujesz je za pomocą rachunków.

Tę łączną kwotę będzie trzeba wprowadzić księgując za pracowników wynagrodzenie w Płace i ZUS – Wydruk – Lista Płac – Zaksięguj metodą … W pozycji Brutto – usuwamy podpowiedzianą tam kwotę wynagrodzenia i wprowadzamy własne obliczenia, w Uwagach można wpisać informację o zwolnieniu, by pamiętać dlaczego wprowadziliśmy inną kwotę jak dotychczas:

I wybieramy „Księguj”. Składki ZUS, FP i FGŚP za miesiąc objęty zwolnieniem już nie księgujemy.

Płatnicy składek za co najmniej 49 zgłoszonych, muszą pamiętać także o dodaniu do wynagrodzenia netto powiększonego o podatek także 50% składek ZUS płaconych przez pracownika, a także o zaksięgowaniu składek i funduszy płaconych przez pracodawcę – ale tylko w wysokości 50%. W tym celu podpowiedzianą przez program kwotę składki dzielimy za pomocą dostępnego obok kalkulatora dzielimy przez 2 i wybieramy =.

Zostanie wówczas wstawiona kwota stanowiąca połowę wyjściowej wartości :

Tak samo postąpimy w przypadku FP i FGSP.

Umowa zlecenie z rachunku

Postępujemy tu podobnie jak wyżej. Na wydruku Rachunku – dokonanego w module Płace i ZUS – Wydruk – Drukuj Rachunek znajdziemy informację o wielkości „Zaliczki na podatek” i „Kwoty do wypłaty”:

Rachunek ten księgujemy jak do tej pory w module Księgi – Księgowanie – Dodaj, wprowadzając jednakże inną kwotę, a mianowicie sumę zaliczki na podatek i kwoty netto.

Właściciel

W zakresie składania do ZUS deklaracji postępujemy w przypadku właściciela w standardowy sposób, tzn. wskazujemy w nich składki ZUS. Jak dotychczas wprowadzamy w Płacach podstawy do poszczególnych ubezpieczeń i zaznaczamy podległości.

Przy okazji chcieliśmy zwrócić Państwa uwagę na nowość, jaką wprowadziliśmy w ostatniej wersji, a mianowicie nowe kody Składników wynagrodzenia przeznaczonych wyłącznie dla właścicieli. Są to kody:
51 – dotyczące ubezpieczenia społecznego
52- dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego.

Ich wykorzystanie powoduje m.in. wstawianie podstaw emerytalnych, rentowych, wypadkowych, chorobowych i zdrowotnych bez zaznaczonej podległości w wykorzystywanych kodach do deklaracji DRA, RZA i RCA i odpowiednio w eksporcie XML do Płatnika. Korzystamy z nich również w przypadku opłacania składek i wykazywania ich w deklaracjach rozliczeniowych. Zostały wprowadzone, by rozdzielić daną kategorię składek ZUS dla przejrzystości dokonywanych zapisów.

Oczywiście dotychczasowy kod 50 może być nadal wykorzystywany w tym zakresie.

Właściciel również nie może odliczyć od dochodu składek społecznych, ani od podatku składki zdrowotnej, ani też zaliczyć w koszty pozostałych funduszy jeżeli je opłacał do tej pory. Bowiem odliczeniu podlegają wyłącznie składki faktycznie zapłacone.

Dlatego też, gdy korzystamy z tego zwolnienia, nie księgujemy ich w koszty, ani nie uwzględniamy w Podatku. W tym celu w rozliczeniu za miesiąc kolejny, zgodnie z zasadą kasową księgowania składek, gdzie wykazywana jest składka dotycząca w miesiąca poprzedniego, czyli w kwietniu za marzec, musimy zablokować odliczenie tej składki.

Odnajdujemy więc komórkę formularza na zaliczkę miesięczną dotyczącą składki społecznej,
w przypadku rozliczenia podatku na zasadach ogólnych będzie to pole nr 98:

a odliczeniu liniowym pole 42:

klikamy w nią dwa razy i naciskamy strzałkę,

by pojawiła się tabela odliczeń, a tam we właściwym miesiącu klikając w komórkę kolumny *

pojawi się wówczas czerwony znak wjazdu, oznaczający zablokowanie odliczenia:

Tak samo postąpimy w przypadku składki na ubezpieczenie zdrowotne:
Odnajdujemy pole dotyczące tej składki na formularzu, przy rozliczeniu na zasadach ogólnych będzie to pole 110:

a przy liniowym – pole 47:

I podstępujemy adekwatnie jak w przypadku składki społecznej.

W przypadku rozliczenia kwartalnego, składki za marzec, kwiecień i maj doliczymy w rozliczeniu za II kwartał. Wówczas jeżeli zwolnienie dotyczy wszystkich tych miesięcy blokujemy całość odliczenia składek społecznych.

Tak samo postąpimy w przypadku składki zdrowotnej:

Jeżeli nie korzystamy z tego zwolnienia przez wszystkie z tych trzech miesięcy, np. zapłaciliśmy składkę za m-c marzec, a wniosek o zwolnienie złożyliśmy tylko za kwiecień i maj, wówczas nie blokujemy całego odliczenia, a zmieniamy kwotę możliwego odliczenia adekwatną do ilości miesięcy zwolnienia.

W przypadku odliczenia składki społecznej będzie to:

a przy zdrowotnej:

Płatnicy Ryczałtu Ewidencjonowanego natomiast po wykonaniu aktualizacji modułu Ewidencja przychodu – Rozlicz, muszą usunąć wstawione tam wartości składek:

I to samo dla składki zdrowotnej:

Jeżeli nie byliśmy pewni, czy złożony wniosek zostanie zaakceptowany przez ZUS i dokonaliśmy księgowań składek i wartości brutto wynagrodzenia pracowników, należy pamiętać o odpowiednim ich skorygowaniu, dokonujemy albo korekty księgowania kosztów lub księgujemy je odpowiednio do przychodów pozostałych.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów