Samochód w firmie (część 2)

W odpowiedzi na pojawiające się zapytania odnośnie uszczegółowienia pewnych aspektów poprzedniego artykułu kontynuujemy ten temat, by rozwiać pojawiające się wątpliwości.

Pojazdy samochodowe
Rozpocznijmy od uszczegółowienia pojęcia pojazdu samochodowego. Pojazdami samochodowymi są pojazdy silnikowe, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, czyli m.in.: motocykle, quady, samochody osobowe, samochody ciężarowe, samochody specjalne. Mamy więc tu do czynienia z pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 ton, których konstrukcja sprawia, że co do zasady wykorzystywane będą nie tylko do celów firmowych ale i do prywatnych. I takich właśnie pojazdów dotyczy ograniczone prawo odliczenia podatku VAT do wysokości 50% jego wysokości.

I nie ma tu znaczenia, czy dany pojazd jest własnością podatnika, czy też będzie on użytkowany na podstawie najmu, dzierżawy, czy leasingu, ważne jest jego przeznaczenie, a właściwie sposób wykorzystania. Pełne odliczenie przysługuje tylko w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, a także takich, których konstrukcja wskazuje, iż służyć będą do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (tj. autobusów). Pamiętajmy, iż w pierwszym przypadku należy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzającą wykorzystanie go wyłącznie do celów biznesowych.

Istnieje też grupa samochodów zwolniona z tego obowiązku, gdyż przyjęto, iż służą one wyłącznie w działalności gospodarczej, a jeżeli nawet będą one wykorzystywane do celów prywatnych, to użycie to nie jest istotne. Do tej grupy pojazdów zalicza się:
• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, jak to słusznie zauważył jeden z użytkowników naszego programu należące do podrodzaju, a nie typu: wielozadaniowy, van;
• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu; oraz
• pojazdy specjalne, które spełniają warunki i wymagania techniczne zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
– agregat elektryczny/spawalniczy,
– do prac wiertniczych,
– koparka, koparko-spycharka,
– ładowarka,
– podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
– żuraw samochodowy,
– pojazd pogrzebowy,
– bankowóz typu A lub B.

Pojazdy specjalne
Nie przez przypadek, czy pomyłkę teraz jak i w poprzednim artykule zostały wymienione takie pojazdy jak: pojazd pogrzebowy i bankowóz typu A i B. Choć nie pojawiają się one w ustawie o VAT, to jej art. 86a ust.9 pkt pkt 3 nie wyczerpuje do końca katalogu pojazdów uznawanych za specjalne. Bowiem ust.16 tegoż artykułu mówi o tym, iż Minister Finansów może w drodze rozporządzenia określić inne pojazdy samochodowe wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej.

I tak Rozporządzenie z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika kwalifikuje do tej grupy także pojazdy pogrzebowe i bankowozy, ale tylko te typu A i B. Rozporządzenie to także określa dodatkowe warunki, jakie muszą spełnić te pojazdy – ich dopuszczalna masa całkowita musi być większa niż 3 tony.

Konieczne jest także wykonanie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów i wydanie zaświadczenia oraz dowód rejestracyjny z właściwą adnotacją o spełnieniu tych wymagań lub też dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym – w przypadku pojazdów specjalnych.

Na koniec kilka rzeczy, o których należy pamiętać:
Decydując się na użytkowanie samochodu osobowego, czy też innych niż osobowe pojazdów samochodowych, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi odpowiednio:
• 1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
• 2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
• 3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg,
zarówno do celów działalności gospodarczej jak i prywatnej,

Niezłożenie VAT-u 26 w przypadku pełnego odliczenia podatku naliczonego lub nierzetelnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu podlega karze.
Jeżeli zdecydujesz się na pełne odliczenie VATu zadbaj o to, by złożyć na czas informację o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do działalności, czyli przypomnijmy w terminie 7 dni po pierwszym wydatku.

Jeżeli nie złożysz jej w ogóle, a skorzystasz z pełnego odliczenia lub dokonasz tego po terminie, czy też złożysz informację nieprawdziwą, możesz zostać ukaranym grzywną nawet do 720 stawek dziennych. Karze tej podlegać będziesz w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji, np. w przypadku niepełnych zapisów, nie wykazywania informacji, uznanych ustawą za konieczne, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym. Będzie to uznane za niespełnienie podstawowego warunku uprawniających uznanie pojazdu za wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej. Co w konsekwencji może powodować konieczność skorygowania wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.

Program komputerowy umożliwiający prowadzenie takiej ewidencji, nie zwolni nas co prawda z odpowiedzialności za prawidłowość dokonanych w niej wpisów, ale zadba przynajmniej o umieszczenie w niej wszystkich niezbędnych elementów takiego zestawienia. Zadbaj więc o aktualizacje programu komputerowego w tym zakresie.

Ustawodawca wyklucza możliwości wykorzystywania do celów prywatnych samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych.
Jeżeli używasz samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych także do celów prywatnych będziesz musiał wykreślić go z ewidencji środków trwałych i skorygować dokonane odpisy amortyzacyjne. Tylko bowiem wydatki w odniesieniu do składników majątku wykorzystywanych dla celów prowadzonej działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Pamiętaj też że, takie użytkowanie do celów prywatnych pojazdu w stosunku, do którego stosujesz pełne odliczenie podatku VAT, zarówno przez Ciebie jak i Twoich pracowników, stanowić będzie świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT!

Pamiętaj o możliwość zaliczenia nieodliczonej części VAT-u do kosztów uzyskania przychodu!
50% podatku VAT , które zgodnie z nowymi przepisami nie będziesz mógł odliczyć będzie stanowić koszt uzyskania przychodu. Upewnij się wiec, że twój program komputery umożliwi ci takie księgowanie. W programie Super Księga Podatkowa istnieje możliwość automatycznego ujęcia takiego dokumenty w odpowiednich proporcjach podatku VAT do ewidencji VAT i książki przychodów i rozchodów za pomocą jednego księgowania. Wystarczy odpowiednio skonfigurować konto.

Wejdź w zakładkę: Kartoteki > Plan Kont, tam dopisz specjalne konto, które w polu: “Powiązaniach z innymi ewidencjami” będzie miało wybrane:
V : pojazdy firmowe – cele mieszane
lub
P : pojazdy prywatne – cele mieszane
Księgując dokumenty kosztowe na tak oznaczone konto, wpisujemy kwotę netto, pole VAT wyliczy się automatycznie. Nie należy zmieniać wyliczonej przez program 100% wartości VAT-u. Program później dokona przeliczeń automatycznie, uwzględniając odpowiednie proporcje w PKPiR i w ewidencji VAT, czyli 50% wartości VAT-u

W jakiej wysokości należy wykazać kwotę netto w ewidencji VAT?
Przepisy tej kwestii nie regulują precyzyjnie, mamy więc tu dowolność. Ważne jest jedynie to, aby prawidłowo rozliczyć podatek i wypełnić deklarację. Ustawa o VAT w artykule 109 ust. 3, określa, jakie elementy powinna zawierać ewidencja VAT, ale jednak wskazuje tylko, że w ewidencji takowej powinny być wpisane m.in. kwoty podatku naliczonego, obniżające kwotę podatku należnego.

To samo znajdziemy w “Wyjaśnieniu do deklaracji VAT 7/7K”, gdzie w części D.2 deklaracji VAT “Rozliczenia podatku naliczonego”, mowa jest o wartości towarów i usług oraz kwocie podatku naliczonego (z uwzględnieniem korekt) w takiej wysokości, w jakiej podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego.

Wynika z tego, iż obowiązek wykazania w deklaracji VAT-7 ogranicza się wyłącznie do kwoty podatku, a nie wartości netto. Poz. 39 i 41 tejże deklaracji mogą być wykazane zarówno w kwocie całkowitej, jak i proporcjonalnej do odliczenia podatku, czyli 50%.

Żaden ze sposobów nie wpływa na ostateczny wynik rozliczenia, dlatego oba są właściwe i nie ma podstaw do twierdzeń, iż np. ujęcie całej kwoty netto jest błędne, a tym samym, że cała deklaracja jest sporządzona błędnie. Zauważa się jednak, że ostatnio organy podatkowe są zdania, iż prawidłowe jest ograniczenie nie tylko kwoty podatku, ale również podstawy opodatkowania, do 50% jej wstępnej wartości (!).

Dlatego, z uwagi na możliwość różnej interpretacji lokalnych US w tym zakresie, w programie SKP® wprowadziliśmy możliwość wyboru sposobu postępowania z kwotą netto w rejestrach i deklaracjach VAT-7/7K/7D. W zakładce Rejestry VAT, a także Deklaracje VAT, w części: Opcje jest możliwość wyboru: Auta – ujmij 50% kwoty netto. Dotyczy ona księgowań na Konta o mających powiązaniach z innymi ewidencjami typu V (pojazdy firmowe – cele mieszane) lub P (pojazdy prywatne – cele mieszane).